Методы проектирования организации
Как справедливо отмечают современные исследователи, совершенствование процесса управления организацией и повышения эффективности ее деятельности во многом связано с правильным выбором метода (или методов) проектирования организационной структуры, причем данные методы должны рассматривать организацию как системное образование. Этот процесс определен следующими факторами:
- в изменившимся условиях существования организации сложно сохранять прежние организационные структуры, которые уже абсолютно (в некоторой степени) не соответствуют новым требованиям рыночных отношений;
- в область управления не стоит переносить закономерности управления техническими системами;
- при формировании структуры следует основываться не только на опыте, управленческой интуицию, но прежде всего на научных методах организационного проектирования;
- в процессе проектирования механизма управления организацией опираться на специалистов, прекрасно владеющих методологией формирование организационных систем
При этом следует учитывать, что особенность проектирования организационной структуры состоит в том, что она не может быть представлена в виде просто формального выбора лучшего варианта организационной структуры по выбранным критериям оптимальности. Данная проблема носит многокритериальный характер: она может быть решена с помощью соединения многих научных методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наиболее совершенных вариантов построения организационной структуры [17,с. 24]. Как справедливо отмечает исследователь В.М.Матюнин в учебном пособии «Теория организации»: « Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль, при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений» ( [17,с. 24].
|
|
|
Содержание процесса формирования организационной структуры включает в себя: формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их обеспечение (включая численность работающих), разработку необходимых регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, осуществляемые в организационной системе управления. Данный процесс можно организовать по трем стадиям:
1.Формирование общей структурной схемы аппарата управления - здесьопределяются основные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование организационной структуры.
|
|
|
К основным характеристикам организационной структуры следует отнести:
– цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению;
– общую характеристику функциональных и программно-целевых подсистем;
– число уровней в системе управления;
– степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на уровнях управления;
– основные формы взаимодействия данной организации с внешней средой;
– требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы [17].
2.Разработка состава основных подразделений и связей между ними- обеспечивает реализацию организационных решений не только по основным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по подразделениям аппарата управления, осуществляет распределение конкретных задач между подразделениями и построение внутриорганизационных связей [17].
3.Регламентация организационной структуры – осуществляет разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает определение состава внутренних элементов базовых подразделений; установление проектной численности подразделений; выявление трудоемкости основных видов работ и состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); установление порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; осуществление расчетов затрат на управление; и также выбор основных показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.
|
|
|
В сложных случаях разработки организационных структур применяются специальные документы - органиграмма. Органиграмма – это схема или таблица, служащая для графического изображения организационной структуры управления [17] Без построения органиграмм невозможно подробно изучить функционирование организационной структуры управления организации. Использование органиграмм получило большое распространение в менеджменте. Выделяют следующие виды органиграмм:
|
|
|
- традиционные органиграммы, они наиболее часто используются в практике менеджмента, применяются для изображения организационных структур управления в виде схем;
- классические органиграммы отражают иерархическое строение организации (пирамида или матрица), связи между линейными руководителями и подчиненными им структурами и функциональные связи между штабными подструктурами (штабами) и линейными руководителями, связанными с ними общими функциями. Классические органиграммы используют для решения следующих задач:
- общее ознакомление с организационной структурой управления (визуальное);
- оценка соблюдения классических правил построения организационных структуры: единоначалие; принцип скалярной цепи; соответствие логике функционирования организации; сравнительный анализ организационной структуры данного субъекта хозяйствования с организационной структурой другого, функционирующего в подобных условиях;
- использование в качестве фундамента для создания новой, по мнению экспертов, организационной структуры управления.
Классическая органиграмма применяется также для отображения информационных связей, имеющихся между отдельными структурными элементами организации. В данном случае классические органиграммы применяют для:
-изучения и оценки системы информационных связей, как внутри, так и вне предприятия;
-корректировки, проектирования и внедрения новой системы информационных связей в организации. Иногда включают в классическую органиграмму систему информационных связей с поименным списком лиц, занимающих должности в организации, что помогает регулировать информационные связи, существующие между конкретными людьми.
- функциональноцелевая органиграмма применяется для отображения функций разных подразделений и структурных единиц. Данный вид органиграммы позволяет определить наличие «узких мест» (проблем) в производственных процессах организации и выявить наиболее эффективные пути их разрешения.
- органиграмма синергии показывает суть взаимодействия систем целеполагания различных структурных элементов (или при необходимости структурных подразделений) между собой и со всей организацией в целом. Эту органиграмму можно применять для отражения взаимодействия различных структурных единиц организации между собой и оценки уровня синергии на предприятии, что является важным инструментом при координации системы целеполагания организации в целом, а также деятельности его отдельных структурных единиц в частности.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных методов: аналогий, экспертного, структуризации целей и организационного моделирования [17.c.24].
Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в подобных организациях. Применение метода аналогий основывается на типизации принципиальных решений о характере и принципах взаимоотношений звеньев аппарата управления и должностей в строго определенных условиях деятельности организаций данного типа. Типизация является способом повышения общего уровня организации управления, который направлен на стандартизацию организационных форм управления. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, неоднозначными, во-вторых, изменяемыми и корректируемыми с определенной периодичностью, допускающими некоторые отклонения в случаях, если условия деятельности организации не совпадают с строго сформулированными условиями, под которые разрабатывается соответствующая типовая форма организационной структуры управления. Метод аналогий состоит в использовании организационных форм и механизмов управления по отношению к проектируемой организации. К нему относятся выработка типовых структур управления организаций и определение границ и условий их применения. Применение метода аналогий основано, как отмечают исследователи, на двух взаимодополняющих подходах [17].
Первый подход заключается в нахождении для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и для разных отраслей основных тенденций в изменении основных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход - это типизация самых общих основных решений о характере взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях деятельности организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей. [17, с. 25].
Экспертный метод заключается в исследовании и анализе деятельности организации, которые подготовлены квалифицированными специалистами с целью обнаружения каких-либо особенностей, проблем в работе аппарата управления, в результате этих работ возможна и разработка рациональных предложений по совершенствованию (или ликвидации) аппарата управления Данные исследования и анализ готовятся, исходя из количественных оценок по определению эффективности организационной структуры, из обоснованных принципов управления, из четко сделанных заключений экспертов. При этом возможно обобщение наиболее передовых тенденций в области организации управления и их анализ.
К данной группе принадлежит и проведение экспертных опросов руководителей и наиболее профессионально компетентных работников организации для выявления и анализа некоторых характеристик построения и специфики деятельности аппарата управления. Обработка полученных экспертных оценок осуществляется статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа и т.п.) [17].
К экспертным методам можно отнести разработку и использование научных принципов формирования организационных структур организации. К ним следует отнести и правила руководства, опирающиеся на передовой опыт управления и научные обобщения, реализация которых определит деятельность специалистов при разработке рекомендаций по рациональному проектированию и совершенствованию организационных систем управления [24].
Принципы формирования организационных структур управления являются своего рода конкретизацией общих принципов управления (единоначалия или коллективного руководства, специализации). Процесс формирования организационных структур управления опирается на методы системного подхода, базирующегося на следующие принципы:
- четкая и продуманная формулировка целей и подцелей проектируемой организации, при этом учитывается актуальность, новизна и реальность практической реализации;
- постановка всех управленческих задач, без решения которых реализация целей невыполнима;
- рациональное (сообразно поставленным целям и задачам) функций, прав и ответственности по вертикали управления;
-раскрытие всех необходимых связей и отношений по горизонтали управления с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб для успешного выполнения текущих задач и реализации перспективных производственных программ;
-обнаружение оптимального соотношения централизации и децентрализации управления;
- следование правилам композиции и декомпозиции, утвержденным законом единства анализа и синтеза [16;20;24;28].
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. Это связано с разработкой вариантов организационных решений, призванных устранять обнаруженные организационные проблемы. К данным решениям предъявляются определенные принципы: они должны отвечать научным принципам и передовому опыту организации процесса управления, а также необходимому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур [24].
Метод структуризации целей предполагает разработку системы целей организации (в количественной и качественной формулировке), а затем анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей.
При применении данного метода реализуются следующие этапы:
1) разработка системы («дерева») целей, которая является структурной основой для «связывания» всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов (вне зависимости от распределения этих видов деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам в организации);
2) тщательный экспертный анализ разработанных для внедрения вариантов организационной структуры с учетом организационной обеспеченности достижения всех целей (в целом и по отдельности), выдерживание принципа однородности целей, разработанных для каждого отдельного подразделения, выявление отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений, на основе взаимосвязей (объединения) их целей, и т.п.;
3) разработка карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений; определяются конкретные результаты, за получение которых устанавливается ответственность; права, которые присваиваются подразделению по достижению результатов (утверждение и представление на утверждение, согласование, подтверждение, контроль) Олянич Д.В. Теория организации. - Ростов н/Д.: Феникс, 2008. - 74 с.".
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, которые можно считать базой (основой) для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.
Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, раскрывающие организационные связи и отношения в виде математических уравнений и неравенств;
- графоаналитических модели организационных систем, они являются сетевыми, матричными и другими табличными и графическими изображениями распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей (матрицы распределения полномочий и ответственности)
- натурные модели организационных структур и процессов, содержащие оценку их функционирования в реальных организационных условиях (эксперименты);
- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур (регрессионные модели зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ по типу организационных задач и других характеристик).
Моделирование позволяет в той или иной форме воспроизвести изучаемый объект или совокупность количественных взаимосвязей, характеризующих этот объект с целью получения новой информации об объекте, выявить сущность наблюдаемых явлений, приобрести знания о взаимосвязях составляющих элементов объекта. Действительно, если бы удалось по-строить во всех деталях модель организации и производственного процесса, менять формы и методы организации производства и управления и наблюдать поведение параметров модели под влиянием этих изменений, то это во многом способствовало бы повышению эффективности решений, принимаемых в процессе организации деятельности и управления. В настоящее время при создании производственной структуры организации активно применяются математические методы, которые моделируют производственный процесс или отдельные его элементы. В организационном проектировании достаточно часто используются следующие модели:
- детерминированная модель, которая применяется тогда, когда факторы, воздействующие на конечный результат процесса, поддаются точной оценке, а случайные факторы или отсутствуют, или их можно безболезненно для организации игнорировать;
- стохастическая (вероятностная модель) модель, данная модель строится в том случае, если факторы, влияющие на конечный результат производственного процесса, являются случайными;
-эвристические модели, в основе этих моделей в большей степени опыт, интуиция, аналогия и индукция, т.е. эвристические методы проектирования. В современности все чаще находят применение методы, которые могут формализовано отражать эвристические процедуры;
-теоретико-игровые модели, они применяются в условиях неполной информации, которые вызывают конфликтные ситуации;
- сетевые модели, данные модели помогают объективно устанавливать минимально необходимое время и расход ресурсов для выполнения работ.
В настоящее время достаточно часто применяется аппарат имитационного моделирования, который помогает построить модель, описывающую поведение производственной системы и провести на ней ряд экспериментов, с помощью которых можно изучить воздействие на функционирование этой системы тех или иных организационных решений. К числу задач выбора вариантов производственной структуры на основе имитационной модели можно отнести: выбор типа производственной структуры предприятия и вхо-дящих в его состав подразделений, проектирование рациональной планировки подразделений и другие. С помощью имитационного моделиро-вания решаются задачи: проектирование системы транспортного обслуживания и моделирование деятельности диспетчера, проектирование складского хозяйства, т.д. [24].
Важным аспектом в процессе формирования организационной структуры является разработка основных организационных документов. Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания и функционирования организации [14,с.267]. Среди этих правил можно назвать в качестве основных:
•выбор организационно-правовой формы;
•компетенции, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей);
•формирование совещательных органов управления;
•установление режима работы и системы охраны;
•организацию и оценку труда;
•порядок реорганизации и ликвидации [14,с.267].
Организационные документы являются основой деятельности организации и содержат положения, обязательные для исполнения: это такие документы, как Устав организации; Положение об организации; Учредительный договор; Положение об организационной структуре; Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; Штатное расписание; Инструкции по определенным видам деятельности; Должностные инструкции работников; Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и т.д..
Организационные документы создаются и оформляются в соответствии с требованиями законодательства и утверждаются руководителем организации либо вышестоящей организацией [24].До окончательного утверждения организационные документы проходят разработанный в организации порядок согласования. Процесс согласования реализуется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие документа требованиям действующего законодательства. По сроку действия организационные документы могут быть отнесены к бессрочным: они действуют до отмены или замены новыми [24,с.297].
К первой группе (основные документы) относятся учредительные организационные документы (Устав или Положение об организации и Учредительный договор). Общие положения, характеризующие порядок их оформления, описаны в Гражданском кодексе РФ. Устав — это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Положение об организации — документ, на основании которого осуществляют свою деятельность государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней). Структура положения об организации повторяет структуру Устава организации [24, с.298].
Вторая группа организационных документов — это внутренние документы организации, регламентирующие ее организационную структуру, порядок взаимодействия между структурными единицами организации. К ним относятся: Положение об организационной структуре; Положения о подразделениях; Должностные инструкции [24, с.298].
Положение об организационной структуре - это внутренний документ компании, он описывает систему организационного управления предприятием (организацией) [24, с. 300].
Положение о подразделениях традиционно разрабатываются на каждое структурное подразделение организации [24, с.300]. В данных положениях распределяются цели, функции между отдельными структурными подразделениями; устанавливается регламент прав и ответственности руководителей отдельных подразделений) [24, с. 300].
Должностные инструкции определяют обязанности, права, ответственность, квалификационные и другие требования к работнику в соответствии с занимаемой должностью) [24, с. 303]. Они традиционно разрабатываются в соответствии с занимаемой должностью.
Таким образом, процесс создания организационной структуры базируется на системе методов, которые используются с учетом этапов проектирования и организационной ситуации, складывающейся в процессе проектирования организационных структур. управления организацией решаются следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; выявление численности управленческого персонала; определение характера подчиненности между звеньями организации; расчет расходов на содержание аппарата управления.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 886; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!