ЗНАЧЕННЯ ДІЛОВОДСТВА У ЗДІЙСНЕННІ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНИХ УСТАНОВ УКРАЇНИ
Діловодство одна з складових управлінської діяльності, що здійснюється в сучасних органах державної влади, органах місцевого самоврядування, установах, підприємствах, організаціях.
Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами [3, с. 2]. Для будь-якої установи, організації, підприємства тощо його правильна організація важлива для удосконалення роботи управлінського апарату та його раціоналізації.
При дослідженні діловодства найбільшої уваги потребує один з основних його процесів – організація обігу або інакше документообіг. Тенденція зросту інформації породжує збільшення документів, які циркулюють в установах. Робота з ними потребує багато часу, а це за певних обставин може перешкоджати практичній діяльності установ, зокрема органів влади (виїзду на об'єкт та його огляду, безпосередньому контролю підрядників, проведенню зустрічі з громадянами та подальшій перевірці виконання їх звернень тощо). Отже, необхідно зосередитись на вивченні реального стану документообігу та на розробці варіантів його оптимізації. Результатом цієї роботи стане: чітко сформоване уявлення про установу, зокрема про організаційну структуру й розподіл обов'язків між його відділами, про рівень організації діловодства, а також отримання нових відомостей про цей об'єкт, які посприяють прогнозуванню і плануванню його розвитку.
|
|
|
До основних характеристик документообігу належать:
– рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення їх виконання чи відправки;
– кількість вхідних, внутрішніх та вихідних документів установи за певний період часу [1, с. 28].
Вивчення руху документів та його раціоналізація в значній мірі сприяє:
– удосконаленню організаційної структури;
– розподілу документів між керівником установи, його заступниками, начальниками відділів та фахівцями згідно з їх обов'язками;
– визначенню найкоротшого шляху надходження документа до виконавця;
– виключенню зворотних переміщень, зайвих інстанцій та дій, дублювання документів.
В сучасних установах України маршрути вхідних та вихідних документів достатньо стабільні й мобільні. Удосконалення вимагає маршрут внутрішніх документів. Деякі проблеми пов'язані з розподілом документів між керівником установи, його заступниками, начальниками відділів та фахівцями. Інколи цей процес здійснюється невідповідно обов'язкам управлінців. Таким чином, більш тривалим стає шлях надходження документа до виконавця. До того ж можливі дублювання та проходження зайвих інстанцій.
|
|
|
Кількість вхідних, внутрішніх та вихідних документів установи за певний період часу або обсяг документообігу враховується для:
– визначення необхідної кількості управлінського персоналу взагалі та служби діловодства окремо, а також їх обтяженість;
– підрахунку застосування засобів механізації та автоматизації діловодства.
Необхідним є постійне проведення обліку кількості документів у всіх структурних підрозділах установи. На основі отриманих показників у керівництва з'являється можливість збільшувати або зменшувати штат відділів, рівномірно розподіляти обов'язки співробітників.
Щодо інших процесів, які складають діловодство установи, то вони також потребують удосконалення, зокрема зберігання документів. Рівень функціонування архівних відділів недостатньо розвинутий, умови зберігання не завжди відповідають сучасним вимогам, кваліфікація співробітників потребує підвищення.
На достатньо високому рівні серед процесів, які визначають діловодство установи, знаходиться документування управлінської інформації. Створення документів здійснюється на основі сучасних стандартів, зокрема ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [2].
|
|
|
Отже, рівень організації діловодства впливає на реалізацію управлінських дій органів державної влади, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій. Їх якісна й ефективна діяльність залежить від правильної організації таких процесів, як документування управлінської інформації, документообіг, зберігання документів та використання інформації для поточних завдань оперативного управління.
ЛІТЕРАТУРА
1. Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упоряд.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін. – К., 1998. – 106 с.
2. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163-2003. – [Чинний від 2003-09-01]. – К.: Держстандарт України, 2003. – 22 с.
3. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732–2004. – На заміну ДСТУ 2732–94: [Чинний від 2005–07–01]. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 31 с.
УДК 651.459:378.4.014.24(477.62-2) О.М. Пивоварова
/м. Маріуполь/
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 282; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!