ЗАРУБІЖНИЙ ДОСВІД РОЗВИТКУ КУЛЬТУРИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Документаційне забезпечення управління можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню фіксації та оформленню документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. В Україні запроваджуються міжнародні стандарти, в тому числі, з керування документацією. У зв’язку з введення цих стандартів, важливо вивчити особливості зарубіжної культури керування документацією, яку в сучасних умовах необхідно поєднати з вітчизняною практикою документаційного забезпечення управління та розвиток теорії та культури документаційного забезпечення управління (керування документацією) за кордоном, її історії та сучасного стану [2].
Отже, для визначення поняття «культура документаційного забезпечення управління» звернемось до ідей українського документознавця Ю. І. Палехи, яким введено в теорію синонімічний термін: «культура діловодства - це те ж саме, що й діловодство у контексті розвитку загальнолюдської культури, якщо вважати культуру системою наявних цінностей конкретного суспільства, установи чи особистості» [6].
Зарубіжна культура документаційного забезпечення управління має свою цікаву і тривалу історію. Культура управління документацією швидко почало набирати обертів розвитку, коли країни світу відчули необхідність упорядкування документації, прийняття законів, правових актів, ДСТУ, які допомагали би працівникам ефективно створювати та впорядковувати документацію. Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема, національні аналоги ISO 15489. Приклади відповідних нормативних документів є в США – «Акт про федеральні документи» 1950 р., а у Великій Британії – «Акт про державні документи» 1958 р. А розроблені вони були через проблему накопичення документів у період Другої Світової війни, коли потрібен був закон, який би урегулював процеси КД урядових установ [4].
|
|
|
Прийняття у 2001 р. міжнародного стандарту ISO 15489 ознаменувало розпочав новий етап розвитку культури керування документацією. Він був розроблений для того, щоб регламентувати керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами. У процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документами [5].
На основі цього міжнародного стандарту УНДІАСД розробив ДСТУ 4423-2005. ДСТУ розроблений для того, щоб регламентувати сферу керування документаційними процесами, він стосується керуваннями службовими документами всіх видів і на всіх носіях інформації, створені у процесі трудової діяльності. Цей стандарт розроблений для робітників підприємств та організацій, що мають справу з документами. Необхідність розроблення цього законопроекту викликана також тим, що у сучасному суспільстві, особливо в управлінській галузі та діловодстві триває зростання обсягів документації, паралельно існують паперові і електронні системи документування і документообігу, спостерігається велике різноманіття програмних, технологічних і технічно несумісних між собою засобів, відсутня дієва система контролю за рухом і виконанням документів [3].
|
|
|
Одна із перших, хто розпочав займатися проблемою впровадження зарубіжного досвіду керування документацією у теорію та практику вітчизняної галузі документаційного забезпечення управління були російські дослідники В. Д. Банасюкевич і А. М. Сокова. Також розвитком культури документаційного забезпечення займалися зарубіжні організації: Товариство американських архівістів, Товариство керування документацією Великої Британії, Асоціація керування документацією Австралії, Австралійське товариство архівістів, Інститут керування документацією . Ці організації проводять різноманітні семінари, видають книги, журнали, вирішують актуальні проблеми пов’язані з документами [1].
|
|
|
Великий внесок у розвиток міжнародної культури документаційного забезпечення управління зроблений вченими Т. Шеленбергом та Г. Дженкінсоном. Ці вчені розробляли нормативні, методичні документи, які допомагають упорядкувати документацію в державних установах англо-американських країн.
Дослідження форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та англо-американських країнах. Основна відмінність полягає у більш детальній регламентації діловодних процесів в Україні, що є позитивною ознакою в умовах сучасної інформаційної культури. За допомогою інформатизації значно спрощено процеси створення, отримання та використання документованої інформації.
На нашу думку зарубіжні вчені, які займались дослідженням культури документаційного забезпечення управління були насамперед практиками в цій галузі. Тож з початку XX ст. ними створено комісії для вирішення проблем, накопичення документації. Першою з них була комісія Тафта, потім Гувера, які займалися вивченням проблем створення, використання і зберігання службових документів та, особливо, знищення непотрібних документів. Створення Національного архіву, в розвитку культури управління документацією є знаковою подією. Національним архівом був створений, спеціальний відділ керування документацією, який вирішив проблему моніторингу документних потоків, які зростали з кожним роком. Цей етап розвитку керування документацією є дуже важливим, тому що сформовані саме в цей період базові засади організації даної сфери діяльності визначили шлях розвитку науки про документ. Саме тоді були встановлені принципи роботи зі службовими документами в Австралії, Великій Британії, Канаді та США.
|
|
|
Необхідно додати, що за період першої декади ХХІ століття, на міжнародному рівні розвитку культури ДЗУ розроблено цілий комплекс стандартів, що деталізують ті чи інші аспекти документування управлінської діяльності. Сьогодні в межах ISO йде процес розробки нової серії стандартів, що закріпляють вимоги до систем управління документації – MC ISO серії 30300 «Система управління документами». Стандартом ISO серії 30300 виділяється управління документами в самостійну систему, наряду з іншими системами менеджменту. Тож можна стверджувати про зародження нового етапу розвитку культури документаційного забезпечення управління, який в майбутньому має бути якнайширше запозичений в Україні.
ЛІТЕРАТУРА
1. Банасюкевич В., Сокова А. Управление документацией (из зарубежного опыта) // Отечественные архивы. – 1992. – № 2. – С. 100-106.
2. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство / В. В. Бездрабко. – К., 2006. – 720 с.
3. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1 : 2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – Чинний із 01.04.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с.
4. Information and documentation. Records management. Part 1: General.: ISO 15489-1:2001 –– Printed in Switzerland, 2001. – 19 p.
5. Information and documentation. Records management. Part 2: Guidelines: ISO TR 15489-2:2001 – Printed in Switzerland, 2001. – 39 p.
6. Палеха Ю.І. Культура діловодства. Постановка проблеми та шляхи реалізації / Ю.І. Палеха // Бібілотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2005. - № 3. – С. 34-39.
УДК Я. В. Парікула
/м. Маріуполь/
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 634; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!