КЛАСИФІКАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ В УКРАЇНІ
Під системою управлінської документації в Україні розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності[4,с.8]. Головним елементом управлінської діяльності є службовий документ – документ, який установа (чи інший суб'єкт господарювання) створила або отримала в процесі діяльності. Організація документообігу покладена на службу діловодства, тим самим забезпечення оперативної, безперебійної та ефективної діяльності установи. З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати. Класифікація є одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності [6,с.102]. Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо. Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності [1,с.203]. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Результатом документування управлінської інформації в Україні є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках [4,с.23]. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями. Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення: - ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення; - основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом; - ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення; - ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності; - члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів. У структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад для даної проблеми важливу роль грає державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме – при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями[5,с.6]. Слід також згадати такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.
Значення класифікації документів визначається не тільки практичною доцільністю студіювання питання з метою оптимальної організації їх використання, але й теоретичним зиском як методу пізнання, виявлення та вивчення зв’язків між документами, віддзеркаленням об’єктивної дійсності в інформації. Вивчення різних характеристик документів задля класифікації і, навпаки, їх диференціація з метою виявлення специфічних ознак і властивостей, стало одним із найулюбленіших прийомів дослідження чільної теоретичної проблеми. Апробація новітніх методологічних засад фактично означає початок нового етапу в класифікації документів.
ЛІТЕРАТУРА
1. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство: навч. посіб. / В. В. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2006. – 208 с.
2. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 / С. М. Бугай (розроб.). – На заміну ДК 010-96; Чин. від 01.06.1999. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
3. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732:2004 / С. Г. Кулешов (розроб.). – Офіц. вид. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.
4. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С. Г. Кулешов – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
5. Кулешов С. Г. Про хід перегляду Державного класифікатора управлінської документації / С.Г. Кулешов // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : зб. мат-в VIII Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-19 травня 2011 р. / М.С. Слободяник (наук. ред.). – К. : НАКККіМ, 2011. – С. 6-8.
6. Палеха Ю.І. Класифікація управлінських документів в організації / Ю.І. Палеха // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвідомч. наук. збірн. – 2007. – Вип. 9. – С. 100–109.
7. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів / ГАУ при Кабінеті Міністрів України; УДНДІАСД; Авт.: Г.В. Портнов, С.В. Сельченкова, В.П. Ляхоцький, І.Б. Матяш. – К., 1997. – 255 с.
8. Сельченкова С. В. Переліки документів: сучасний стан, проблеми, перспективи / С.В. Сельченкова // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвід. зб. наук. праць. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 83–90.
УДК 651.2:658 (477) (043) В.І. Волошина
/м. Маріуполь/
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 1701; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!