Порядок составления описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу
В БашГУ в каждом структурном подразделении по результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков храненияпо установленной форме (Приложение № 31). По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.
Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на:
· дела постоянного срока хранения;
· дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
· дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив и по которой дела сдаются на государственное хранение в Государственное казенное учреждение Национальный архив Республики Башкортостан.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив БашГУ не ранее чем через 3 года и не позднее чем через 5 лет после завершения дел службой делопроизводства.
Передача дел в архив БашГУ производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях БашГУ. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив БашГУ не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
|
|
|
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
· порядковый номер дела (тома, части) по описи;
· индекс дела (тома, части);
· заголовок дела (тома, части);
· дата дела (тома, части);
· количество листов в деле (томе, части);
· срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый;
|
|
|
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
|
|
|
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения БашГУ составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
На основании описей дел структурных подразделений составляются сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу (Приложения № 32 и № 33).
Уничтожение документов и дел
С истекшими сроками хранения
Документы с истекшими сроками хранения подлежат к уничтожению. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение № 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
|
|
|
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК БашГУ одновременно. Согласованные ЦЭК БашГУ акты утверждаются ректором БашГУ только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан описей дел постоянного хранения. После этого БашГУ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Составляется один общий акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, на дела всех структурных подразделений БашГУ. Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).
После утверждения актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено.См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 326; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!