Оптимальные условия хранения электронных документов
Хранение электронных документов в архиве БашГУ осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды, в соответствии с требованиями, установленными «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):
1) светового режима хранения;
2) температурно-влажностного режима хранения;
3) санитарно-гигиенического режима хранения.
В архивохранилище все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение физически обособленных материальных носителей с записанными на них электронными документами в первичных защитных средствах хранения – футлярах.
При хранении документов на физически обособленных материальных носителях устанавливаются рекомендуемые производителем параметры температурно-влажностного режима.
При хранении электронных документов на серверах архива БашГУ следует руководствоваться требованиями фирм-изготовителей и рекомендациями Российского государственного архива научно-технической документации.
Учетные единицы электронных документов
|
|
|
Учетной единицей электронных документов в архиве БашГУ является единица хранения – контейнер электронного документа.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве БашГУ электронные документы и описи электронных документов, дел.
Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.
При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. При хранении электронных документов в информационной системе архива БашГУ архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа.
Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:
- номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
- номер описи электронных дел, документов;
-номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;
-отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий.
При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного.
|
|
|
Система учета электронных документов
В архиве БашГУ ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.
Учет электронных документов в архиве БашГУ может вестись в информационной системе архива.
Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве БашГУ могут использоваться следующие учетные документы:
– книга учета поступлений и выбытия электронных документов;
– лист фонда;
– описи электронных дел, документов;
– реестр описей.
При приеме электронных документов в архив БашГУ в Книге учета поступлений и выбытия электронных документов указывается:
· порядковый номер записи;
· дата поступления или выбытия документов;
· наименование БашГУ, структурного подразделения, от которого поступили или выбыли документы;
· наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы;
· название и номер фонда, описи поступивших или выбывших электронных документов;
|
|
|
· крайние даты поступивших или выбывших электронных документов, включенных в опись;
· контрольная сумма, объем в Мб электронных документов отдельно по поступившим и выбывшим документам постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
· количество поступивших (выбывших) документов с указанием статуса экземпляра документов (осн. – основной, раб. – рабочий), если поступили или выбыли документы на физически обособленных материальных носителях.
Опись электронных дел, документов является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в Государственное казенное учреждение Национальный архив Республики Башкортостан.
В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (контейнеров электронных документов) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.
|
|
|
Подлинник описи электронных дел, документов оформляется на бумажном носителе (Приложение № 38).
В конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных / рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Структурные подразделения БашГУ при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений (Приложение № 39), которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Описи структурных подразделений подлежат хранению до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.
Реестр описей ведется в архиве БашГУ в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.
Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 296; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!