Правила оформления дел и подготовки дел
К передаче на архивное хранение
По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела БашГУ подлежат оформлению к передаче на архивное хранение.
Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и заполнению внутренней описи и листа-заверителя.
Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений БашГУ, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем общего отдела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
· оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложения № 28.1, 28.2);
· нумерацию листов в деле;
· составление листа-заверителя дела (Приложение № 29);
· составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 30);
· подшивку или переплет дела;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
|
|
|
· наименование Министерства;
· наименование БашГУ указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
· наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
· индекс дела проставляется в соответствии с цифровым обозначением дела по номенклатуре дел БашГУ;
· заголовок дела переносится из номенклатуры дел БашГУ, согласованной с ГКУ Национальный архив РБ и утвержденной ЭПК Управления по делам архивов РБ (один раз в пять лет);
· дата дела.
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел БашГУ. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
|
|
|
Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.
Датами дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела работника являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Датой личного дела обучающегося являются даты написания заявления о приеме документов и дата выдачи документа о высшем образовании (для отчисленных – дата подписания приказа об отчислении).
|
|
|
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителе дела.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляется в архиве БашГУ черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления по делам архивов РБ (до этого он проставляется карандашом).
|
|
|
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Лист большого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе о таких листах делается запись. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе о таких листах делается запись. Например: «Лист 7 - карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В лист-заверитель и в лист внутренней описи вносятся исправления или опись и лист-заверитель составляются заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов заполняется лист-заверитель, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с записью в листе-заверителе.
Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела в том случае, если она не была подшита в дело.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Текст не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см., а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению:
· допускается хранение дел в папках-скоросшивателях, мягких обложках;
· не обязательно проводить пересистематизацию документов в деле;
· листы дела нумеровать не обязательно;
· составление листа-заверителя и внутренней описи не обязательно;
· реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без количества листов в деле).
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 408; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!