Размещение электронных документов в архивохранилище
В архив БашГУ электронные документы могут поступать:
- из информационных систем БашГУ и размещаться для хранения на серверах (основном и рабочем) архива БашГУ;
- на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем) и размещаться помещениях для их хранения в соответствии с учетными документами архива.
Основной и рабочий серверы архива БашГУ и основные и рабочие экземпляры единиц хранения на физически обособленных материальных носителях рекомендуется размещать раздельно.
При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.
Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются в боксах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того,чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса.
При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями в боксах необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны архивные шифры единиц хранения.
При долговременном хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения, в которых носители защищаются от вредных воздействий окружающей среды (магнитных, электромагнитных, температурно-влажностных и др.).
|
|
|
Передача электронных документов архива БашГУ на хранение
Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Национальный архив Республики Башкортостан осуществляется в соответствии с правилами и по графику. Передача электронных документов в Государственное казенное учреждение Национальный архив Республики Башкортостан осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях.
VIII. Порядок размножения документов и материалов
Размножение документов и материалов в БашГУ производится в редакционно-издательском центре, отвечающем за копировально-множительные работы, и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях БашГУ.
Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более АЗ.
|
|
|
На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк заказа, подписанный руководителем структурного подразделения, завизированный ректором БашГУ.
Тираж размножаемых документов устанавливается в соответствии с указателем (списком) рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения БашГУ.
Материалы, размноженные ранее в БашГУ, повторно не размножаются. Размножение допускается в исключительных случаях с разрешения проректора по научной работе при наличии указателя (списка) рассылки, подписанного руководителем структурного подразделения БашГУ.
Многотиражные материалы размножаются, как правило, с уменьшением и оборотом.
Ответственность за содержание и тираж подлежащих размножению документов несут лица, подписавшие эти документы.
Копирование бланков документов любого вида запрещается.
IX. Учет и анализ объемов документооборота
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в БашГУ и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
|
|
|
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются общим отделом БашГУ и представляются ректору в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 309; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!