Составление и оформление описей электронных дел
Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении БашГУ, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных документов, передаваемых на постоянное хранение в ГКУ Национальный архив Республики Башкортостан.
Описи электронных документов составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.
При составлении описи электронных документов в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:
- заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб и контрольной суммы.
Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации.
Объектом описания в описи электронных документов структурного подразделения являются единицы хранения электронных документов.
Единицы хранения электронных документов, относящиеся к одному делу, составляют в описи отдельный раздел, имеющий общий заголовок, в котором указываются:
- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
|
|
|
- заголовок дела;
- крайние даты документов дела;
- кол-во листов документов дела.
Описательная статья единицы хранения включает в себя следующие элементы:
- номер документа по порядку в пределах раздела описи;
- наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);
- дата документа;
- срок хранения;
- объем контейнера электронного документа в Мб;
- контрольная сумма контейнера электронного документа.
На основной и рабочий экземпляры электронных документов в структурном подразделении составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме.
В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью); общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.
К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.
Порядок передачи электронных документов в архив БашГУ
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив БашГУ ежегодно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.
|
|
|
Передача электронных документов в архив БашГУ производится в упорядоченном состоянии в виде контейнеров электронных документов на основании описей электронных документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые перемещаются из структурных подразделений в архив БашГУ.
При передаче контейнеров электронных документов в архив БашГУ выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
1) формирование в информационной системе БашГУ контейнеров электронных документов;
2) формирование описи электронных документов структурного подразделения (сдаточной описи);
3) передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в информационную систему архива БашГУ по информационно-телекоммуникационной сети;
4) при невозможности передачи документов по информационно-телекоммуникационной сети, передача контейнеров электронных документов на физически обособленных материальных носителях;
|
|
|
5) направление в информационную систему БашГУ уведомления о приеме архивом БашГУ контейнеров электронных документов;
6) проверка архивом БашГУ электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов), проверка воспроизводимости электронных документов, проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив БашГУ на физически обособленных материальных носителях);
7) направление в информационную систему БашГУ уведомления о приеме электронных документов в архив БашГУ или уведомления об отказе в приеме документов с указанием причин;
8) внесение сведений о поступивших в архив электронных документах в учетные документы архива и размещение электронных документов в архиве.
Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.
|
|
|
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
– наименование БашГУ (полное, сокращенное);
– номер фонда;
– номер описи электронных дел, документов;
– номер дела по описи;
– отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
– крайние даты документов электронного дела;
– при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам и др.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 1622; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!