Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Башкортостан.
Экспертиза ценности документов в БашГУна стадии делопроизводства проводится:
· при составлении номенклатуры дел;
· в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
· при подготовке дел к передаче в архив БашГУ.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в БашГУ создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее именуется – ЦЭК БашГУ).
Функции и права ЦЭК БашГУ, а также организация их работы определяются положением, которое утверждается ректором БашГУ.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях БашГУ непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК БашГУ, под непосредственным методическим руководством общего отдела.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив БашГУ;
· отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
|
|
|
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и номенклатуры дел БашГУ путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК БашГУ.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Экспертиза ценности электронных документов БашГУ проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе с учетом дополнительных признаков:
– подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;
– возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;
|
|
|
– возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.
При проведении экспертизы ценности электронных документов в СЭД БашГУ осуществляется:
– отбор исполненных электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенных в СЭД БашГУ, для подготовки к передаче в архив;
– проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;
– проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ.
По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.
Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе (Приложение № 34).
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе информационной системы БашГУ.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 312; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!