Организация электронных документов в составе
Архивного фонда БашГУ
Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда БашГУ.
Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (СЭД) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив БашГУ эти документы не передаются. Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел БашГУ и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.
При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе. В графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.
По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда БашГУ.
Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив БашГУ осуществляются в структурных подразделениях БашГУ в соответствующих информационных системах.
|
|
|
Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку).
В контейнер электронного документа включаются:
- электронный документ в формате архивного хранения;
- метаданные документа, включая электронные подписи.
Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, оформленные как документ информационно-справочного характера (график, список, смета, план и др.), нормативный или иной документ, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.
При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения в архив БашГУ по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива БашГУ и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе архива БашГУ формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.
|
|
|
Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив БашГУ на физически обособленных материальных носителях однократной записив двух идентичных экземплярах – основном и рабочем.
Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве БашГУ является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.
Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.
Обеспечение сохранности электронных документов
Сохранность электронных документов в архиве БашГУ обеспечивается:
· созданием нормативных (оптимальных) условий хранения носителей электронных документов;
|
|
|
· размещением электронных документов на серверах архива и/или в архивохранилище, если электронные документы передаются на хранение и хранятся на физически обособленных материальных носителях;
· соблюдением нормативных режимов хранения электронных документов;
· проверкой на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов»);
· проверкой наличия и состояния электронных документов;
· контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;
· копированием электронных документов в целях создания рабочих экземпляров;
· конвертированием электронных документов в новые форматы и миграцией на новые (в технологическом отношении) электронные носители.
Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве БашГУ необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:
· защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и др.);
· защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.
Оптимальные условия хранения электронных документов в архиве БашГУ обеспечиваются:
· оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;
· применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;
|
|
|
· применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;
· применением специальных средств хранения и перемещения документов (серверы, стеллажи, шкафы, боксы, футляры);
· наличием в архиве двух или более идентичных экземпляров единиц хранения электронных документов и их раздельным хранением;
· наличием технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
· защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;
· доступом к информации установленных категорий пользователей;
· режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.
В случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив БашГУ проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
Контроль технического состояния электронных документов и физического состояния носителей проводится не реже одного раза в 3 года.
Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях архив БашГУ может проводить работу по созданию фонда пользования электронных документов. Электронные документы фонда пользования подлежат учету.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 367; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!