Особенности работы с электронными документами
Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения системы электронного документооборота (далее – СЭД) в процессе делопроизводства и документооборота БашГУ и распространяются на организацию работы с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. Электронный документооборот в БашГУ осуществляется с использованием системы электронного документооборота коллективного пользования (далее – СЭДКП). Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.
Движение документов внутри БашГУ, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование, визирование и подписание производятся в электронном виде.
Прием электронных документов из сторонних организаций и отправка электронных документов осуществляются в общем отделе.
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях БашГУ осуществляет общий отдел.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
|
|
|
Документы, создаваемые или поступающие в БашГУ на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие от организаций и физических лиц.
Созданные или визируемые документы подписываются электронной подписью (далее – ЭП) конкретного должностного лица.
В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора БашГУ. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
|
|
|
Организационно-методическое сопровождение СЭД осуществляет общий отдел. Техническое сопровождение СЭД осуществляет управление информационных технологий.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
В соответствии с Приложением к «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в редакции «Постановления Правительства Российской Федерации» от 26 апреля 2016 г. № 356) применяется Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства применяется Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. К таким сведениям относятся:
|
|
|
1. Адресант (автор)– полное официальное и сокращенное наименование БашГУ или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина).
2. Адресат – полное официальное и сокращенное наименование БашГУ или фамилия, инициалы лица – получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»).
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ – в соответствии с реквизитом «Подпись».
4. Наименование вида документа – в соответствии с указанием вида документа или на основании оценки содержания документа.
5. Дата документа – в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует.
6. Номер документа – в соответствии с номером присвоенным документу автором.
7. Дата поступления документа – дата, казанная в отметке о поступлении (входящем штампе).
|
|
|
8. Входящий номер – номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе).
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа – в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите.
10. Наименование текста – краткое содержание документа (заголовок к тексту).
11. Индекс дела – индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа.
12. Сведения о переадресации документа – на основании резолюции на документе.
13. Количество листов основного документа – количество листов основного документа
14. Количество приложений – количество приложений, общее количество листов приложений.
15. Отметка о контроле – отметка о контроле.
16. Указание по исполнению документа – указание по исполнению документа или поручение ректора, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя – должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности – в соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в СЭД БашГУ дополнительных сведений о документах:
· отметка о переносе срока исполнения документа,
· срок хранения документа,
· наименования приложений к электронному документу,
· ключевые слова и др.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Регистрация документов производится в пределах, выделенных в БашГУ документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.
Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов и приложений к ним документ возвращается отправителю.
Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
Подлинник документа хранится в общем отделе БашГУ, куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.
В БашГУ используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
Состав электронных документов, создаваемых в БашГУ, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности БашГУ, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов внутренней деятельности БашГУ, утверждается ректором БашГУ по согласованию с Управлением по делам архивов РБ, ГКУ Национальный архив РБ.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в БашГУ используются электронные подписи.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД БашГУ. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел БашГУ. При составлении номенклатуры дел в примечание включается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.
Или
Журнал регистрации приказов по основной деятельности.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в БашГУ программно-технических средств и нормативных и методических документов Управления по делам архивов Республики Башкортостан.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого ректором БашГУ, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению (Приложение № 34).
Электронные документы, поступившие из структурных подразделений, передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение (Приложения № 38, № 39). Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях архив БашГУ проводит работу по созданию фонда пользования электронных документов. Электронные документы фонда пользования подлежат учету.
БашГУ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 692; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!