Требования к оформлению приказов и распоряжений БашГУ
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи со справкой, которая должнасодержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован.
Приказ БашГУ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее – 2 см, левое – 2 см, правое – 1 см.
Приказ имеет следующие реквизиты:
Наименование вышестоящего учреждения – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
Полное наименование организации – ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (БАШГУ) – указывается в точном соответствии с Уставом БашГУ. Печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
Вид документа –ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ– печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом размером № 14, выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15.01.2016 г. № 13.
Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывается на бланках документов БашГУ, за исключением бланков писем и распоряжений.
|
|
|
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и быть выделенным жирным шрифтом размером № 14. Например:
О направлении студента в поездку ...
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Преамбула в приказах завершается словом приказываю и печатается через пробел.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Наименование должности пишется от левой границы текстового поля, в расшифровке подписи пишутся инициалы и фамилия, которые отделяются друг от друга пробелом. Например:
Ректор Подпись И.О. Фамилия
Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка шрифтом размером № 14.
При оформлении совместного приказа:
наименования – располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ располагается по центру;
дата совместного приказа, распоряжения – единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается по центру;
|
|
|
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, слово «ПРИКАЗ», дату, номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, лист согласования.
Приказы готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора, проректоров либо в инициативном порядке. Приказы по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за документооборот в структурных подразделениях, которые готовят и вносят приказ.
Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью общего отдела.
Текст приказа готовится специалистами структурных подразделений. На оборотной стороне приказа оформляется лист согласования следующим образом:
|
|
|
Приказы визируются:
- руководителем подразделения, внесшим приказ;
- руководителями структурных подразделений, курирующими данный вид деятельности БашГУ;
- проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий.
Все без исключения приказы визируются главным бухгалтером, начальником правового отдела и начальником финансово-экономического управления.
Приказы о направлении работников и студентов в командировку в зарубежные страны согласовываются с управлением международных и межрегиональных связей.
Если в процессе согласования в приказ вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Датой приказа является дата его подписания.
Для удобства поиска приказов устанавливают следующий порядок индексации и регистрации: приказы нумеруют порядковой нумерацией в пределах календарного года.
В общем отделе:
- по основной деятельности – без буквенного обозначения,
- по контингенту студентов, аспирантов и докторантов (аспирантские) – «Л/С»,
- по институту непрерывного образования – «ИНО».
В отделе кадров:
- о поощрениях – «К»,
- по контингенту работников – «ОК»,
|
|
|
- об отпусках – «ОКО»,
- о направлении работников в командировку – «КОМ».
Копии приказов обязательно направляют исполнителю и адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Приказы подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.
Распоряжения подписываются ректором или одним из проректоров в соответствии с приказом о делегировании полномочий.
Структурные подразделения БашГУ не вправе издавать нормативные правовые акты. Руководители структурных подразделений издают распоряжения, действие которых обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Обеспечение качественной подготовки приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят соответствующий приказ.
Правовой отдел проводит правовые экспертизы и их согласование.
Правовой и общий отделы БашГУ обеспечивают контроль надлежащего оформления правовых актов БашГУ.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом «приказываю:», которое печатается через пробел.
Преамбула в распоряжениях завершается словом «о б я з ы в а ю:», которое печатается через пробел.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица структурных подразделений. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием егодаты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить...».
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях 6 – 12, 16, 17.
Текст выписки из приказа оформляется в соответствии с текстом приказа и включает преамбулу, нужный пункт приказа, основание (в выписке сохраняется нумерация пунктов приказа). Выписка из приказа визируется руководителем структурного подразделения, вносившим приказ, и начальником общего отдела. Образец оформления выписки из приказа приведен в Приложении № 17.1.
(в ред. приказа БашГУ от 05.10.2017 г. № 1286)
Протоколы
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За– ..., против – ..., воздержалось –...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Проректоры: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Деканы факультетов: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Руководители структурных подразделений: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью общего отдела.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью общего отдела.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа – протокол (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами через пробел, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и лица ведущего протокол заседания (совещания), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления протокола приводится в Приложении № 18.
Служебные письма
Служебные письма БашГУ готовятся:
- как ответы о выполнении поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти;
- как исполнение поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции БашГУ;
- как сопроводительные письма;
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки писем устанавливаются ректором указанием по исполнению на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.
Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным ректором в указании по исполнению.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем структурного подразделения.
Служебные письма за подписью ректора БашГУ печатаются только на установленных в БашГУ бланках.
При возникновении разногласий между структурными подразделениями БашГУ при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения БашГУ, указанного в указании по исполнению первым, в адрес ректора БашГУ.
Требования к оформлению служебных писем:
Служебные письма печатаются на стандартных бланках БашГУ. Служебное письмо БашГУ, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Служебное письмо имеет следующие реквизиты:
- гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо);
- полное наименование организации (на русском и башкирском языках);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
- текст;
- отметка о наличии приложений (если они имеются);
- подпись;
- отметка об исполнителе;
- нижний колонтитул.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
«БашГУ считает…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на Приложение, если оно имеется.
Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит «Адресат» располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита «Адресат» пишутся прописными буквами. Например:
Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ Господину Б. ИТОПУ
ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ
(официальное название страны)
Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении, иногда, принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например:Уважаемый господин ректор). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «...в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением, ...», «С глубоким уважением, ...», «Искренне Ваш, ...», «С уважением, ...». В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается Приложение.
Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Должность пишется под фамилией и центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 междустрочный интервал. Например:
Ректор
Башкирского государственного
университета Подпись И.О. Фамилия
В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.
Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.
Корреспонденция, поступающая в БашГУ на иностранном языке, передается в управление международных и межрегиональных связей для предварительного рассмотрения и направления по принадлежности.
Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.
Образцы оформления служебных писем приведены в Приложениях №№ 1-4.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 402; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!