III. Создание документов в БашГУ
Утверждена
приказом БашГУ
от 28.04.2017 г. № 559
ИНСТРУКЦИЯ
По делопроизводствув федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования
Башкирский государственный университет»
(в ред. приказа БашГУ от 05.10.2017 г. № 1286)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Башкирский государственный университет» (далее – БашГУ) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов (поручений).
1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, а также на основании:
- Федерального закона от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
- Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Федерального закона от 02.03.2016 г. №43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ»;
- Закона РБ от 03.02.2006 г. №278-з «Об архивном деле в РБ», указов и распоряжений Президента РФ и Главы РБ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и Правительства РБ в сфере информации и документации;
|
|
|
в том числе:
- Приказа Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. № 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации»;
- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477;
- Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. № 356«О внесении изменений в правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти»;
- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с приложениями, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76;
- Постановления Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 г. № 740);
- Правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18.11.2010 г. № 436(с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21 декабря 2016 г. № 525);
|
|
|
- Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (ВНИИДАД, М., 2013);
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Приказа Росархива от 23.12.2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
1.3. Инструкция утверждается приказом ректора БашГУ после согласования с Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
Руководство и контроль ведения делопроизводства в БашГУ осуществляет общий отдел.
|
|
|
Общий отдел дает рекомендации по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями БашГУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронных носителях, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются локальными нормативными актами БашГУ.
Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Деятельность общего отдела регламентируется Положением о нем, должностные обязанности работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.
|
|
|
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагают на руководителей соответствующих структурных подразделений БашГУ (управлений, отделов, деканатов, кафедр).
Ведение делопроизводства осуществляется работниками БашГУ в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми ректором БашГУ по согласованию с руководителями структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:
- обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями данной Инструкции и другими нормативными документами;
- контролируют своевременную передачу документов в иные структурные подразделения БашГУ, должностным лицам и в иные организации;
- докладывают в общий отдел о ходе выполнения данных им поручений;
- обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов, вплоть до сдачи их в архив БашГУ;
- принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;
- обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, служебных бланков и бумаги.
1.5. Инструкция предусматривает:
- порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;
- порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования.
1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление иных лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается с разрешения ректора БашГУ.
1.7. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимся работниками БашГУ, допускается с разрешения ректора.
1.8. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях БашГУ ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений.
Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти в общем отделе инструктаж по ведению делопроизводства.
1.9. Работать с документами, поступившими в БашГУ, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.
1.10. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями БашГУ, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях – по письменному разрешению ректора БашГУ.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения БашГУ обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.12. Работники структурных подразделений БашГУ несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в общий отдел.
Общий отдел организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях БашГУ. О результатах проверок докладывается ректору.
1.13. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ректора БашГУ после их согласования с ЭПК Управления по делам архивов.
II. Основные понятия
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
архивный фонд организации – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архивный шифр– обозначение единицы хранения в целях её учета и идентификации;
автор документа– физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
БашГУ –федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Башкирский государственный университет»;
бланк документа– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа– принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
документ Архивного фонда РФ – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
документальный фонд – совокупность документов, образующихся в процессе деятельности организации;
документирование– фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
дело– совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности БашГУ;
делопроизводство– деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в БашГУ;
документ – официальный документ, созданный БашГУ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот БашГУ;
документооборот– движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;
единица хранения электронных документов – контейнер электронного документа;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
конвертация, конвертирование электронных документов – преобразование электронного документа из одного формата в другой;
контейнер электронного документа – упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;
контрольная сумма контейнера электронного документа – значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении;
копия документа– документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
канцелярия – структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;
метаданные –данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;
миграция электронных документов –перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;
номенклатура дел– систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
объем документооборота – количество документов, поступивших в БашГУ и созданных им за определенный период;
обращение гражданина– направленное в БашГУ письменное или устное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа– первый или единственный экземпляр документа;
реквизит документа– элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
регистрация документа– присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
система электронного документооборота– информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа– получение электронного образа документа;
служба делопроизводства– структурное подразделение БашГУ, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (общий отдел), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях БашГУ;
унифицированная форма документа– совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела– группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа)– бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов– изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документ– документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;
электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
юридическая сила документа– свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией БашГУ и установленным порядком оформления.
III. Создание документов в БашГУ
Деятельность БашГУ как высшего учебного заведения обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией БашГУ, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между БашГУ, другими органами управления и организациями.
При разработке проекта документа рекомендуется использовать текстовый редактор с применением шрифта Times New Roman размером 14 п.
Текст печатается через 1 межстрочный интервал. При объеме документов менее 15 строк используется межстрочный полуторный интервал.
Бланки документов
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма БашГУ оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.
Все документы печатаются шрифтом размером 14 п. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата АЗ (297 х 420 мм), а также шрифт размером № 12.
Параметры страницы должны быть не менее:
верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле –2 см, правое поле – 1 см. Вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером 12 п. без дополнительных символов.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
В БашГУ применяются следующие бланки:
- Угловой бланк письма БашГУ, отправляемого за пределы Республики Башкортостан в пределах Российской Федерации (Приложение № 1).
- Продольный бланк письма БашГУ, действующего на территории Республики Башкортостан. Продольный бланк письма БашГУ является двуязычным. В соответствии с Законом Республики Башкортостан «О языках народов Республики Башкортостан» от 15.02.1999 г. № 216-3 тексты документов, а также бланков, печатей, штампов, штемпелей и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций оформляются на государственных языках Республики Башкортостан.
Все тексты визуальной информации располагаются следующим образом: слева или сверху – текст на башкирском языке, справа или снизу – текст на русском языке и выполняются одинаковыми по размеру буквами (Приложение № 2).
- Продольный бланк письма БашГУ, отправляемого за пределы Российской Федерации (Приложение № 3).
- Бланк структурного подразделения БашГУ, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (Приложение № 4).
- Бланк приказа по основной деятельности (Приложение № 5).
- Бланк приказа по личному составу студентов, аспирантов и докторантов (Приложение № 6).
- Бланк приказа о направлении работников в командировку за счет средств от приносящей доход деятельности, средств субсидий на государственное задние, субсидий на иные цели (Приложение № 7-8).
- Бланк приказа о направлении работников в командировку за счет средств по научной деятельности (Приложение № 9-10).
- Бланк приказа о направлении работников в командировку без оплаты или за счет принимающей стороны (Приложение № 11-12).
- Бланк командировочного удостоверения (Приложение № 13).
- Бланк служебной записки для направления работников в командировку (Приложение № 14)
- Бланк представления в приказ о направлении в поездку обучающихся (студентов, аспирантов) (Приложение № 15).
- Бланк приказа по институту непрерывного образования (Приложение № 16).
- Бланк распоряжения (Приложение № 17).
- Протокол совещания (Приложение № 18).
- Бланк служебной записки (Приложение № 19).
- Бланки справки, удостоверяющей обучение в БашГУ (Приложение № 20).
Бланки документов используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению ректора. Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела вместе с образцами прилагаемых бланков.
Состав реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов оформляются реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Документы, создаваемые в БашГУ, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов:
а) логотип организации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники БашГУ обязаны соблюдать нижеследующие основные требования к оформлению реквизитов.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 570; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!