Правила оформления реквизитов документов
а) Логотип Башкирского государственного университета:
б) Наименование вышестоящего учреждения – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
Полное наименование организации – ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (БАШГУ) – указывается в точном соответствии с Уставом БашГУ. Печатается прописными буквами шрифтом размером № 12. Выравнивается по центру.
в) Наименование структурного подразделения Башкирского государственного университета;
г) Наименование должности;
д) Справочные данные об организации – справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес.
е) Наименование вида документа – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА, АРХИВНАЯ СПРАВКА и др. – печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
ж) Дата документа – датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
|
|
|
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способы датирования документов.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
03 января 2016 г., в январе 2016 г., в первом полугодии 2016 г., в I квартале 2016 г.; но за 11 месяцев 2016 года, в 2016 году, на 2016 год, с 2006 по 2016 год, в 1993-2016 годах.
Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью. Например:
Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с министром промышленности и технологического развития.
Срок командировки – с 18 по 20 января 2016 года.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 04.01.2016 или 10.01.2016).
|
|
|
з) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре дел – регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа – и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
и) Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
к) Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывается на бланках документов БашГУ, за исключением бланков писем и распоряжений.
л) Гриф ограничения доступа к документу – отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с «Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
|
|
|
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
м) Адресат(адресование документа) – документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита «Адресат», выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
При адресовании документа организации ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации.
Министерство транспорта
Российской Федерации
Управление делами
|
|
|
Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.
Управление делами
Президента Российской Федерации
начальнику ………………….
(наименование управления или отдела)
А.И. Петрову
Если документ адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Руководителям органов
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
(по списку)
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже).
Генеральному директору
объединения «Агропром»
В.Д. Иванову
При направлении документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером № 12.
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.
н) Гриф утверждения – гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
Башкирского государственного
университета
____________ Н.Д. Морозкин
20 августа 2016 года
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснении документ может утверждаться приказом ректора по БашГУ.
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора
Башкирского государственного
Университета
от 20 августа 2011 г.
№ 34
о) Указания по исполнению документа (резолюция) – указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2009
Подпись Дата
п) Заголовок к тексту (наименование либо аннотация документа) печатается строчными буквами от левой границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом размером № 14, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» — «О выделении...», «Об изменении...» и т.д. В письмах-ответах указываются дата и номер документа, на который дается ответ.
р) Текст документа – текст документа менее 15 строк печатается шрифтом размером № 14 через полуторный межстрочный интервал без переносов. Первая строка каждого абзаца начинается с красной строки на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
с) Отметка о контроле документа – отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
т) Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 8 л.
Если приложения не названы в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л.
2. Проект... на 8 л.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 января 2016 г. № А11-1 и приложение к нему на 11 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. только в адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается
Приложение: брошюра.
у) Подпись должностного лица – документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются ректором или по его поручению проректорами, в соответствии с приказом о делегировании полномочий.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются ректором БашГУ или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. ректора Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности ректора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
ф) Отметка об электронной подписи – сведения об электронной подписи, которой был подписан документ в электронном виде;
х) Гриф согласования – согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения руководителям иных структурных подразделений БашГУ, ими должны быть завизированы.
ц) Виза – представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляется визой на оборотной стороне документа (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы пробел фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. На документах, подлинники которых помещаются в дела организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело организации, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник учебно-методического управления
Подпись Г.И. Калимуллина
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
ч) Печать – оттиск печати с изображением Государственного герба РФ является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
ш) Отметка о заверении копии – для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле
(наименование органа власти) № за г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии _____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
щ) Отметка об исполнителе – отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа размером шрифта № 8.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
П.О. Николаев
(347) 234-56-88
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
э) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
ю) Отметка о поступлении документа – проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления (при необходимости – часы и минуты) и входящего регистрационного номера документа. Допускается отметку о поступлении документа в БашГУ проставлять в виде штампа.
я)Ссылка на документ.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 413; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!