Проверка наличия и состояния электронных документов
Проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приеме электронных документов в архив БашГУ, через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 3 года, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене заведующего архивом, при миграции электронных документов на новые носители и перед передачей документов на хранение в государственный архив. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния электронных документов (Приложение № 36).
В ходе проверки наличия и состояния электронных документов в архиве БашГУ осуществляются следующие мероприятия:
– установление фактического наличия единиц хранения электронных документов, находящихся на хранении;
– выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;
– выявление отсутствующих физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов и организация их розыска;
– контроль физического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов;
– контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
– выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
|
|
|
– выявление и учет электронных документов, требующих копирования и размещения на новых носителях и проведение другой технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях).
В случаях нарушения температурно-влажностного режима хранения проверку следует проводить каждый раз после ситуации нарушения режима.
Проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов») осуществляется при приеме электронных документов на хранение от структурных подразделений БашГУ, а также во время проведения периодических проверок технического состояния электронных документов, каждый раз перед использованием электронных документов, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хранения к передаче в ГКУ Национальный архив РБ.
При проверке наличия и состояния электронных документов в архиве БашГУ необходимо:
– сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, боксах, на стеллажах, в шкафах (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
|
|
|
– возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно хранящиеся единицы хранения (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
– изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы («вирусы»), и помещать отдельно для последующей специальной обработки электронных документов.
Работы по проверке наличия и состояния электронных документов должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.
При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных документов и количества со сведениями по листу учета электронных документов.
При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью.
Проверка физического и технического состояния обособленных материальных носителей электронных документов, технического состояния электронных документов
|
|
|
Проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей заключается в оценке:
– физического состояния носителей, в том числе: состояние первичных средств хранения носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и др.), наличие запыления и загрязнения поверхностей, наличие влаги на поверхностях, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов физически обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др.;
– оценке технического состояния физически обособленных материальных носителей, в том числе: соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации.
При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц хранения электронных документов на оборудовании архива.
|
|
|
Контроль технических параметров физически обособленных материальных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.
Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно поосновным и рабочим экземплярам электронных документов (Приложение № 37). В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся в одном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт. Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 429; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!