Выдача электронных архивных документов из архивохранилища
Единицы хранения электронных документов выдаются из архива БашГУ по запросам в копиях:
– для использования в структурные подразделения и сотрудникам БашГУ;
– правоохранительным, судебным органам и органам прокуратуры в порядке, установленном действующим законодательством;
– для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.);
- организациям и частным лицам и др.
Копии электронных документов для выдачи по запросам создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. Верность копии контейнера электронного документа свидетельствуется отсоединенной электронной подписью БашГУ (архива БашГУ).
Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.
Использование электронных документов архива
Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.
Архив БашГУ предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.
Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.
|
|
|
Основными формами использования являются:
– информационное обеспечение пользователей;
– исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;
– создание копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
– выдача электронных документов во временное пользование в структурные подразделения БашГУ и сторонние БашГУ.
Доступ руководства и сотрудников БашГУ к электронным документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом ректора БашГУ правами доступа к документам.
Архив БашГУ может предоставлять электронные документы по локальной сети БашГУ. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.
Архив БашГУ может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через сайт БашГУ в сети «Интернет».
|
|
|
По запросам органов власти и организаций электронные документы архива выдаются пользователям на физически обособленных материальных носителях в виде копии рабочего экземпляра электронных документов.
VII. Порядок передачи дел на архивное хранение
Документы БашГУ являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГКУ Национальный архив Республики Башкортостан как часть Архивного фонда Республики Башкортостан.
Для хранения документов государственной части Архивного фонда Республики Башкортостан и документов постоянного срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение БашГУ образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив БашГУ включает работу общего отдела и лиц, ответственных в структурных подразделенияхза ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел временного срока хранения.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 404; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!