Подготовка и передача документов в архив
В архив БашГУ передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив БашГУ не ранее чем через три года и не позднее чем через пять лет после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив БашГУ. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив БашГУ осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному председателем ЦЭК БашГУ.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив БашГУ сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел БашГУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием каждого дела производится архивариусом архива БашГУ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела.
|
|
|
Вместе с делами в архив БашГУ передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения БашГУ лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив БашГУ, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Подготовка электронных документов к передаче в архив БашГУ
Электронные дела передаются в архив БашГУ в упорядоченном состоянии по описям электронных документов структурных подразделений (Приложение № 39) с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения.
|
|
|
В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив БашГУ осуществляется:
- конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;
- включение электронных документов в формате архивного хранения в контейнеры электронных документов;
- создание описей электронных документов структурных подразделений.
В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив БашГУ, включаются:
· файл электронного документа в формате архивного хранения;
· файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа;
· файлы электронных подписей;
· файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;
· файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива БашГУ), включающий: 1) метаданные - реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).
В информационной системе рассчитываются следующие параметры контейнера электронного документа:
|
|
|
- объем электронного дела в Мб;
- контрольная сумма контейнера электронного дела.
В информационной системе формируется опись электронных документов структурного подразделения по установленной форме.
При приеме контейнера электронного документа в архив БашГУ к метаданным электронного документа добавляется присвоенный в архиве БашГУ архивный шифр.
При приеме электронного дела в архив БашГУ по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива:
- формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива БашГУ;
- запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.
Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.
При передаче электронных документов в архив БашГУ на обособленных материальных носителях проводится:
– проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов;
– запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем);
|
|
|
– проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;
– составление в структурном подразделении описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив БашГУ.
При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.
Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:
– сокращенное название БашГУ;
– сокращенное название структурного подразделения БашГУ;
-индекс дела;
- заголовок дела;
- отметка о статусе экземпляра электронного дела: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
- объем электронного дела в Мб;
- контрольная сумма электронного дела;
– дата записи электронных документов на носитель;
– при необходимости отметки об ограничении доступа и др.
Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 322; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!