Тема 1. Управленческая информация как продукт человеческого интеллекта и инструмент управленческой деятельности

⇐ ПредыдущаяСтр 17 из 25Следующая ⇒

Пожалуй, в науке, практике современности нет понятия более распространенного, нежели понятие «информация». И нет в то же время другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения. Что касается менеджмента, то управленческие процессы базируются на циркуляции соответствующей информации, прямых и обратных информационных связях между субъектом и объектом. Любое важное управленческое решение невозможно без обмена информацией, причем именно той информацией, которая нужна и важна в данном конкретном случае. Понятие «управленческая информация» заключает в себе конкретный смысл. В. Г. Афанасьев определяет ее как совокупность сведений о состоянии объекта управления, управляющей системы и внешней среды, необходимых для обоснования и реализации принимаемых решений. Это та часть знания, которая используется для активного действия, находится в постоянном обороте, движении, «работающая» часть отражения, знания [2, с. 32—35].

Представления об информации имеют довольно богатую историю. По мере усложнения производства, по мере расширения и развития средств связи выросло и количество информации, возникла необходимость в ее измерении. Появляется шенноновская теория информации как количественная математическая теория. Сущностью математических теорий информации является понимание ее (информации) как снятой, преодоленной неопределенности. С появлением данной теории совершается переход от «смутного» представления об информации как сведениях того или иного рода к точному понятию «количества информации». К. Шеннон определял понятие информации на вероятностной основе. Если сообщение не дает ничего нового, т. е. не снимает (хотя бы частично) неопределенности, то с позиции данной теории считается, что в нем не содержится информации. Информация (по Шеннону) — это лишь такие сведения, которые уменьшают или снимают существующую до их получения неопределенность²⁷.

Позднее, с появлением кибернетики, развитием научных изысканий в этой области пришли к пониманию информации не только как снятой неопределенности, а к более широкому — как снятому тождеству, базирующемуся на основе понятия разнообразия. Вклад в разработку этого подхода внесли У. Р. Эшби, А. Д. Урсул, В. С. Тюхтин и др. Информация, как пишет А. Д. Урсул, в самом общем случае «это разнообразие, которое один объект содержит о другом, это взаимное относительное разнообразие. С позиций теории отражения информация может быть представлена как отраженное разнообразие, как разнообразие, которое отражающий объект содержит об отражаемом » [25, с. 153].

В зависимости от области знания, в которой проводились исследования, информация получила множество определений: информация — это обозначение содержания, полученного от внешнего мира в процессе приспособления к нему (Н. Винер); информация — отрицание энтропии (Бриллюэн); информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (К. Шеннон); информация — передача разнообразия (У. Р. Эшби); информация — оригинальность, новизна; информация — мера сложности структур (Моль); информация — вероятность выбора (Яглом) и т. д. Каждое из этих определений акцентирует внимание на своем видении сущности информации — этого многозначного, феноменального явления [пит. по: 1, с. 161].

Понимание информации как отраженного многообразия исключительно важно для управления, для обеспечения системного, комплексного подхода в управленческой деятельности.

Заметим, проблематика, касающаяся информации, весьма обширна, видимо, даже неисчерпаема. Наряду с математическими концепциями (наиболее разработанными) существуют энергетическая концепция информации, логико-семантические теории, исследования проблем информации и сознания, моделирования и автоматизации интеллектуально-творческих процессов, художественного творчества, искусственного интеллекта и т. д.

Информация имеет непосредственное отношение к процессам управления и развития, обеспечивающим устойчивость и выживаемость любых систем. «Сегодня информация, — пишет Р. Ф. Аб-деев, — уже мыслится как важнейшая субстанция или среда, питающая исследователей, разработчиков, управляющие органы, которая ими же и создается и непрерывно обновляется... Встав в один ряд с такими категориями, как материя и энергия, информация превратилась в необычайно широкое понятие и продолжала раскрываться все шире и глубже» [1, с. 161]. Благодаря информационным процессам управленческая система способна сохранять свою специфику и развиваться. Каждое из звеньев системы управления нуждается в «своей» информации, необходимой для решения конкретной задачи. Различным субъектам управления необходима различная информация. Объем и содержание ее зависит: от масштаба и важности принимаемых решений; от количества и характера регулируемых параметров; от величины и разнообразия возмущающих систему внутренних и внешних воздействий; от структуры объекта управления, соотношения централизации и децентрализации и др.

Исключительно важно иметь нужную в данном конкретном случае информацию, а не вообще много информации. Субъекту управления прежде всего нужна информация о происходящих в обществе процессах и целях, стоящих перед обществом в данный период времени, о миссии управляемой им структуры, о внутреннем состоянии объекта управления и окружающей его среды, о методах и средствах управления, которые необходимо применить, чтобы достичь успеха. Без наличия такой информации невозможно успешно управлять обществом, коллективом. Работа с информацией весьма сложный и многоплановый процесс. Упрощение и «легкое» отношение к работе с информацией чревато большими опасностями. Некачественная информация на стадии выработки управленческого решения влечет за собой искажение реалий на «выходе», а с этой информации начинается новый виток управленческих действий и т.д. Можно себе представить^ до чего может довести первая ошибка или умышленное искажение информации...

Не случайно специалисты в области информации и управления особо подчеркивают неразрывную связь этих двух феноменов. «Управление обществом неотделимо от непрерывного процесса производства и воспроизводства социальной информации», — отмечает В. Г. Афанасьев. Этот процесс имеет богатейшее и разнообразное содержание. Он предполагает:

• накопление и сохранение информации, созданной предыдущими поколениями;

• усвоение настоящими поколениями накопленной информации (обучение, образование)?;

• прогнозирование, планирование производства и собственно производство информации (научные исследования, изобретения, открытия, обобщение практического опыта в области производства, социально-политических отношений, духовной жизни и т. д.);

• сбор и отбор информации, нужной для управления, ее оценка; аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

• хранение и поиск информации;

• фотографирование, электрофотографирование, размножение;

• распространение, пропаганда, передача информации потребителю;

• использование информации;

• контроль за эффективностью использования информации.

Итак, управление неразрывно связано с информацией, с течением информационных потоков. Без информации немыслимо эффективно управлять системой, обеспечить ее рациональное функционирование и успешное развитие, достижение целей, которые перед ней поставлены. При этом информация решает в управлении три класса задач:

• является специфической формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов системы, а также системы в целом с окружающими условиями;

• обслуживает все уровни, функции управления — от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;

• является непосредственной причиной, определяющей выбор системой того или иного варианта поведения, перевода системы в новое состояние...

Отсутствие надежной информации — источник субъективизма, чисто волевых необоснованных решений и действий, не совместимых с научным управлением [2, с. 118—119].

Для социологии менеджмента важно знать не только теоретические основы информации, обоснование ее роли в управленческой деятельности, но и непосредственные прикладные аспекты ее оценки, в частности, выявление качества работы управленцев с информацией в целях достижения эффективности и научности управления. В этом плане для практикующего социолога необходимо пополнить свои знания по части теоретических концепций, выделения видов информации, используемой в управлении, требований, предъявляемых к ее качеству и количеству.

Проблемами классификации информации в 1970-е гг. занимались многие авторы (Б. В. Евладов, А. И. Михайлов, В. Я. Деренковский, 3. Д. Кобахидзе, 3. Е. Майминас, В. С. Рапопорт). Большинство из них занималось экономической информацией. Но нас в большей мере интересует социальная информация. О ней мы и поведем разговор, опираясь на фундаментальную научную разработку В. Г. Афанасьева, А. И. Михайлова и других исследователей, чьи подходы импонируют нашей точке зрения.

А. И. Михайлов выделяет два основных типа социальной информации: информация непосредственного управления и информация развития системы. Первый вид включает информацию, циркулирующую по каналам данной конкретной системы, и используемой для решения стоящих перед системой задач. Она содержится в определенных видах документов, формах хранения информации. Второй вид (информация развития системы) включает результаты научно-технических исследований, которые могут быть использованы для коренных качественных преобразований системы, развития производства и повышения профессионального и культурно-технического уровня работников. Эта информация содержится в научных документах (книгах, статьях, отчетах, патентах, диссертациях и т. п.). Естественно, менеджерам необходимо постоянно следить за такой информацией, использовать ее в практической работе.

Разнообразную классификацию информации предлагает В. С. Рапопорт. Это фиксированная (может использоваться неоднократно) и нефиксированная информация (используется однократно, в момент ее получения, преимущественно в оперативном управлении). Выделяется также исходная (первичная, необработанная информация), промежуточная (переработанная, но еще не в той степени, чтобы могла быть использована в управлении), конечная (полностью переработанная, доведенная до степени готовности к использованию в управлении), универсальная (используется на всех объектах управления), пообъектная (для конкретных объектов), функциональная (используемая для реализации функций управления) и др.

Представляет интерес рассмотрение социальной информации с точки зрения настоящего и будущего состояния системы. Информация о настоящем состоянии системы отражает то, что есть в действительности, «сейчас и здесь», на что необходимо опираться, принимая управленческие решения. Она может быть достаточно обширной, важно использовать нужную, достоверную.

Что же касается работы с информацией «на будущее» системы, то здесь речь может идти о таких понятиях, как «социальное предвидение», «социальное прогнозирование», «социальное планирование» и др. Эти вопросы глубоко и всесторонне исследованы известным российским социологом Ж. Т. Тощенко [см.: 24, с. 515-585].

В практической деятельности менеджерам, а также социологам приходится встречаться и с такими видами информации, как директивно-нормативная информация, предписывающая и оценочная (государственные законы, кодексы, указы, приказы, инструкции, договоры, рекомендации и т. д.). Все нормативные акты являются социальными по своей сути, так как направлены на регулирование, регламентацию поведения людей, социальных коллективов.

Управленческая информация, чтобы результативно выполнять свои функции в социуме, должна обладать определенными качествами, отвечать определенным требованиям. Эти качества и требования специфичны в каждом конкретном случае, а их великое множество. Здесь мы поведем речь только о наиболее важных требованиях (всеобщих), предъявляемых к любому из видов управленческой информации.

Прежде всего, информация должна отражать, быть непосредственно связанной с концептуальными основами развития данного общества, отражать его социально-политическую и экономическую направленность, государственную идеологию. Идеология, как известно, концентрирует цели социальной деятельности государства, его стратегию, ориентиры в области народного благосостояния, духовно-нравственного облика людей. В этом смысле можно говорить о таких качествах информации, как ее ценность, полезность, новизна, работающие на инновационные процессы в развитии общества.

Информация должна быть полной, оптимальной, то есть содержать информационно-управленческую характеристику объекта и субъекта по всем необходимым параметрам, и высокой точности: без искажений, приписок, без расширения объемов за счет всевозможных второстепенных сведений.

Социальная информация должна соответствовать компетенции, полномочиям субъекта (пользователя) управления, его функциям, уровню. Низовые звенья используют оперативную информацию, более детализированную, высшие звенья — наиболее обобщенную, необходимую для стратегических решений.

Достоверность, объективно верное отражение состояния объекта и окружающей среды — еще одно требование к управленческой информации. Субъективно искаженная информация (предвзятая или подготовленная неквалифицированными работниками) наносит большой вред управленческой деятельности. Могут быть и объективные причины недостоверности информации (недостаточность научных разработок, технические помехи при передаче и др.). Настойчиво устранять субъективные и объективные источники искажения информации — важная задача управления.

Комплексность и систематизированность управленческой информации позволяет субъекту видеть социальный объект во всей его сложности и многообразии, корректировать его функционирование и развитие с учетом требований времени, конкретной ситуации. Особую значимость приобретает комплексность информации при управлении крупными социальными образованиями.

Все большую значимость в условиях нарастающей информатизации приобретают лаконичность и логичность информационных сообщений. Здесь каждое слово — весомо, значимо, насыщено необходимой информацией. Логичность предполагает непротиворечивость, последовательность всех сообщений, пропорциональность объема информации в соответствии с ее значимостью, однозначность смысла и формы информации в пределах данной системы, чтобы не было разночтений, недопониманий и т. д.

Временной компонент в использовании информации играет исключительную роль. Даже самая качественная по всем параметрам информация, поступившая с опозданием, теряет всякий смысл, потому своевременная информация — важное требование управления. Информация имеет такой изъян, как быстрое устаревание. В подготовке и принятии решений всегда имеет место проблема критического времени, выход за пределы которого приводит к ошибкам, неудачам в управлении [2, с. 142].

Итак, о каком бы виде управленческой деятельности ни шла речь, ясно одно: без информации ни его зарождение, ни его развитие, ни завершение невозможны. Ни узнать, ни осознать назревшую проблему, ни оценить возможности субъекта по разрешению этой проблемы без информации невозможно. Скрупулезной работы с информацией требует определение целевой задачи управленческого цикла: здесь применимы наблюдение, сравнение, абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция, эксперимент, моделирование и т. п. Столь же объемная и детальная работа с информацией необходима на стадии выработки и реализации управленческого решения, на итоговой стадии, когда осуществляется сравнение достигнутого с планировавшимся.

Без профессиональной работы с информацией невозможны социальное предвидение, социальное прогнозирование, социальное проектирование, социальное планирование, социальное программирование и т. д. Работа с информацией (социальной, экономической, политической, психологической, духовно-нравственной и т. п.) занимает центральное место в системе социальных технологий.

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 438; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 12 13 14 15 161718 19 20 21 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!