Системы информирования о карьере
n Должностные инструкции для тех, кто не является служащим данной компании
n Должностные инструкции для постоянных служащих и консультирование относительно карьеры для временных работников
Системы информирования о карьере
n Должностные инструкции для тех, кто не является служащим данной компании
n Должностные инструкции для постоянных служащих и консультирование относительно карьеры для временных работников
Обучение и подготовка
n Внутренняя подготовка супервайзеров, низового звена управления
n Развитие технических навыков на низовых уровнях
n Управленческие семинары вне организации
n Программы ротации работников
n Ответственность менеджеров за обучение служащих на рабочих местах
Специальные группы
n Программы работы с меньшинствами, уязвимыми группами
n Семинар по управлению карьерой для женщин
n Предпенсионное консультирование
n Консультирование относительно карьеры и программы ротации работ для женщин и меньшинств
Тема 7. Коммуникации в современной организации [14].
Определение коммуникации. Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления организационным поведением. Анализ коммуникаций необходим, так как отношения между работниками различных рангов оказывают непосредственное и существенное воздействие на работу организации в целом, влияя не только на эффективность труда, но и на мотивацию, систему ценностей, позиции групп и отдельных работников.
|
|
|
Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией. Отправитель, желающий передать информацию, должен ее кодировать, то есть придать ей форму, пригодную для передачи и восприятия (слова, символы, рисунки и т.д.). Закодированная информация может быть передана по одному или нескольким передаточным каналам в зависимости от метода кодирования: по почте (в т.ч. электронной), телеграфу, факсу, с курьером, если информация письменная, или при встрече, по телефону, если информация устная. После получения информации происходит его расшифровка, а затем получатель осуществляет обратную связь, то есть отправляет ответ.
Эффективность коммуникаций зависит в первую очередь от качества информации, ее своевременности, достаточности, точности. Существенными факторами, влияющими на эффективность коммуникаций, по мнению специалистов, являются: - определение сторонами целей коммуникации; - благоприятное физическое и психологическое окружение; - способность сторон гибко приспосабливаться к меняющимся условиям; - применение невербальных способов общения (интонация, взгляды, жесты, позы и др.); - предоставление важной для получателя информации; - контроль за обратной связью; - стремление понять (и по возможности принять) точку зрения собеседника.
|
|
|
Вербальная и невербальная коммуникации. Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов выступают слова человеческого языка. Вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную. Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех («шумов») в системе. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации, позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение некоторого времени, что дает возможность получателю информации ее уточнять неограниченное число раз.
|
|
|
Виды коммуникационных средств. К наиболее распространенным видам внутрифирменных коммуникационных средств относятся:
«Правила и процедуры» -письменный документ компании, устанавливающий порядок действий сотрудников в организационной системе;
меморандум – формальное письменное обращение одного сотрудника к другому (или нескольким);
справочник сотрудника – брошюра, содержащая основную информацию об организации;
внутриорганизационные публикации – газеты, журналы, сайты в Интернете;
электронная коммуникация – электронная почта, позволяющая снизить издержки коммуникаций, особенно для фирм, подразделения которых территориально удалены друг от друга.
Формальная система коммуникаций. Взаимодействие сотрудников предполагает наличие в организации формальной системы коммуникаций, которая предписывается формальной организационной структурой и организационной культурой. Существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали.
Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному, этот вид коммуникаций является наиболее распространенным и играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции, то есть обеспечивать достижение организационных целей. Основными формами этой коммуникации являются приказы, распоряжения, инструкции, предписания, правила и процедуры.
|
|
|
Коммуникация снизу вверх представляет собой передачу информации от подчиненных руководству и обычно осуществляется в виде статистических и аналитических отчетов, докладов, справок, служебных записок. Существует опасность искажения подчиненными информации в лучшую сторону (например, для получения премий по результатам работы или карьерного продвижения), поэтому для контроля качества предоставляемой снизу информации применяется сбор данных из независимых источников и выборочные проверки. В современных организациях для получения объективной информации о состоянии дел в организации руководители используют дополнительные каналы в виде специальных ящиков электронной или обычной почты для открытых или анонимных вопросов или предложений.
Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне. Основной ее целью является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, то есть для повышения эффективности организационного поведения и реализации производственных задач. Такой обмен является средством развития компетенций сотрудников за счет взаимообогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения контактов в организации. В то же время конкуренция за ресурсы между сотрудниками может осложнять коммуникационный процесс, что негативно сказывается на результатах работы организации.
Технологические изменения и коммуникации. Специалисты считают[15], что ни один из аспектов организационной жизни не претерпел за последнее время таких технологических изменений, как сфера коммуникаций. Интернет и созданная на его основе электронная почта, мобильная телефония, высокоскоростная передача данных вооружили современные компании принципиально новыми средствами общения, которые оказывают воздействие на все аспекты организационной жизни: от структуры и методов управления персоналом до организационной культуры. Электронная почта и корпоративные порталы связывают сотрудников компании в единую информационную сеть в режиме реального времени, предоставляют им возможность быть в контакте с коллегами в течение всего рабочего дня независимо от своего местонахождения. Использование электронной почты имеет свои проблемы, связанные с дегуманизацией коммуникационного процесса и избыточностью получаемой сотрудниками информации, однако управление списками рассылки сообщений, обучение сотрудников пользованием программой, управляющей почтой, ранжирование сообщений в зависимости от их важности позволяет в некоторой степени преодолеть их. На основе информационных технологий современные организации создают и используют и другие инструменты коммуникации, такие как интегрированная голосовая почта, теле- и видеоконференции, виртуальные учебные классы, внутреннее телевидение по Интернет-протоколу.
Социометрия и коммуникации. Оценить состояние отношений в коллективе, а следовательно, и возможность эффективного взаимодействия, в том числе и коммуникаций, позволяют социометрические измерения [16]. Термин «социометрия» впервые был предложен Якобом Морено и происходит от латинских слов socius (друг) и metrum (измерение). Под социометрией понимается измерение социальных отношений. Эта процедура предназначена, в первую очередь, для диагностики эмоциональных связей, а именно: взаимных симпатий и антипатий между членами исследуемой замкнутой группы, возникающих в ситуации выбора.
Цели социометрических исследований. К целям социометрических исследований специалисты относят:
1. Измерение степени сплоченности – разобщенности в группе;
2. Выявление социометрических позиций участников, то есть соотносительного авторитета членов группы по признакам симпатии – антипатии, причем на крайнем полюсе оказывается лидер группы, а на другом – отвергнутый, изгой;
3. Обнаружение внутригрупповых подсистем, подгрупп, сплоченных образований, во главе которых могут быть свои неформальные лидеры.
Требования к исследователю. Существует ряд требований к исследователю, проводящему социометрическую процедуру, а именно: 1) он не должен быть членом опрашиваемой группы; 2) желательно, чтобы это был неизвестный группе человек; 3) он должен обладать определенной степенью доверия группы.
Требования к процедуре. Кроме того, определенные требования предъявляются к процедуре проведения социометрического исследования и к изучаемой группе: 1) должны быть четко обозначены границы группы; 2) все выборы должны делаться членами группы самостоятельно и индивидуально; 3) формулировка вопросов должна быть понятна всем членам группы; 4) члены группы должны знать друг друга, иметь опыт совместной деятельности; 5) члены группы (для выявления выбора) должны быть опрошены в рамках критерия, который является значимым для них (например, по поводу совместной работы, отдыха, «сидения» за одной партой, в одной комнате и прочее).
Возможности и ограничения в применении социометрических процедур. Использование социометрических процедур открывает большие возможности, которыми пользуются психологи и педагоги, социологи и специалисты по управлению персоналом в компаниях. Социометрические тесты применяются для измерения авторитета формального и неформального лидеров, перегруппировки людей в бригадах, отделах, подразделениях так, чтобы снизить в коллективе напряжение, возникающее из-за неудовлетворительных неформальных коммуникаций сотрудников. Этот тест позволяет определить влияние уровня сплоченности на эффективность групповой работы, изучить механизмы «ролевого воспитания» и влияния группового климата на этот процесс.
Социометрическая методика вполне доказала свою полезность в прикладных исследованиях, особенно в работах по составлению планов социального развития, для совершенствования отношений в коллективе. Но она никоим образом не является радикальным способом решения внутригрупповых проблем, причины которых следует искать не в симпатиях и антипатиях членов группы, а в более глубоких источниках.
Переговорный процесс. Одной из основных и эффективных форм официальных коммуникаций является переговорный процесс [17], наиболее часто применяемый при разрешении конфликтов. В жизни людям часто приходится вступать в переговоры, поскольку, стремясь к реализации своих целей и желаний, они нередко обнаруживают, что это не совпадает с целями и желаниями других людей. Смысл переговоров в поиске взаимоприемлемых решений для сторон, то есть в поиске взаимной выгоды при обоюдном приспособлении целей каждого.
Этапы переговорного процесса. Основное содержание переговорного процесса может быть представлено четырьмя этапами.
Подготовительный этап. На этом этапе осуществляется сбор информации о содержании проблемы или конфликта, об участниках конфликтного взаимодействия, анализируются причины, последствия, варианты решения и т.п.
Начало переговоров. На этом этапе осуществляется взаимный обмен информацией. Участники конфликта высказывают свои позиции, оценивают ситуацию, предлагают варианты решения проблемы и т.п.
Поиск приемлемого решения. На этом этапе обсуждаются варианты решения проблемы, уточняются позиции и мотивы субъектов конфликта, прорабатываются компромиссные варианты, пути движения к консенсусу и др.
Завершение переговоров. На этом этапе уточняются детали договора, определяются сроки выполнения обязательств, распределяются обязанности, устанавливаются формы контроля и т.п. Все это, как правило, находит свое отражение в принятом в качестве документа соглашении. В том случае, если участники переговоров не пришли к официальному письменному соглашению, может быть принято соглашение в устной или письменной форме о переносе обсуждения проблемы на другой срок.
Успех переговорного процесса во многом определяется умением понять своего партнера, правильно оценить его модель поведения и выбрать адекватный стиль общения. В литературе выделяют четыре основные модели (типа) поведения партнеров в переговорном процессе, которые представлены в таблице 5.1.
Манипуляции в переговорном процессе. Часто эффективность переговорного процесса зависит не только от общих навыков коммуникаций и управления эмоциями, но и от применения ими манипулятивных воздействий. Манипуляция – это вид психологического воздействия, искусное исполнение которого ведет к скрытому возбуждению у другого человека намерений, не совпадающих с его актуально существующими желаниями.[18]
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!