Тема: «Основы переговорного процесса»
Подготовка к переговорам
Чтобы достичь желаемого в переговорах, необходима тщательная, как долгосрочная, так и краткосрочная (непосредственно перед проведением переговоров) подготовка. Она состоит из следующих этапов:
1. Определение задач.
2. Заблаговременная подготовка.
3. Сбор информации.
4. Определение состава участников переговорного процесса.
5. Определение предмета переговоров и позиций сторон.
6. Определение места проведения переговоров.
7. Подготовка документов и повестки.
1. Определение задач.
При определении задач переговоров учитываются потребности и интересы участников, анализируются позиции и сильные стороны партнеров по переговорам. Задачи рекомендуется формулировать гибко, чтобы можно было их подкорректировать. Слишком жесткое следование поставленным целям может оказать сильное давление на оппонента и возыметь обратный эффект.
2. Заблаговременная подготовка.
Заблаговременная подготовка к переговорам предполагает тренировку в самых разных умениях. При подготовке могут потребоваться терпение и дотошность ученого, чтобы отыскать сведения о прошлых переговорах такого типа. Научный подход должен сочетаться с проницательностью детектива в добывании сведений об оппонентах. Возможно, некоторые факты потребуют рассмотрения под другим углом зрения, поэтому важно оставаться открытым и способным к развитию. Знакомство с новейшими достижениями в области психологии поможет просчитать возможные ходы партнера по переговорам. Для решения проблемы иногда нужно и важно овладеть множеством новых навыков, – особенно умением слушать.
|
|
|
3. Сбор информации.
Важная стадия непосредственной подготовки к переговорам – сбор информации. Рекомендуется, как можно больше знать о людях, с которыми вы вступаете в переговоры. Конечно, методы должны быть законными и соответствовать требованиям этики; нужно думать о возможных последствиях. Важно побольше узнать о прошлом оппонента, разобрать его предыдущие сделки, деловые предприятия, особенно потерпевшие неудачи. Все это помогает лучше понять интересы партнера и дает преимущество на переговорах.
Источниками информации в зависимости от содержания переговоров могут быть:
· бюджетно-финансовые планы;
· публикации и отчеты;
· пресс-релизы;
· инструкции и методические материалы;
· реклама;
· отчеты проверяющих инстанций;
· публичные выступления;
· история предприятия или учреждения.
Желательно проверять достоверность информации, обращаясь к разным источникам. Почти вся информация, которую на первый взгляд трудно получить, может быть добыта так называемым прямым методом: телефонным опросом. При правильном умении задавать вопросы можно получить почти полную гарантию сотрудничества. Интересную информацию также можно найти при внимательном прочтении инструкций, положений или должностных обязанностей.
|
|
|
4. Определение состава участников переговорного процесса
Тщательность подготовки, а также число и квалификация людей, участвующих в переговорах, зависит от степени важности переговоров, их сложности и сроков. Иногда возникает необходимость включить в переговоры несколько человек. Конечно, это влечет за собой дополнительные трудности. Например, оппонент может посеять рознь между членами команды, всего лишь побуждая каждого высказываться по интересующей его проблеме. Если члены команды не имеют определенных обязанностей, то велика вероятность того, что они будут брать слово только для того, чтобы блеснуть красноречием. Поэтому необходима тщательная предварительная договоренность между членами команды о ролях и обязанностях. Кто нападает? Кто “опекает” члена команды противоположной стороны? Кто наблюдает за ведущим переговоров?
Участие в переговорах нескольких человек, “команды” имеет свои плюсы. А именно:
|
|
|
· в команду входят люди, сведущие в разных областях, что снижает вероятность ошибок;
· обеспечивается обмен мнениями, появляется возможность планировать свои действия;
· команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне. Опытный лидер может оправдать свою позицию, сославшись на то, что должен считаться с мнением партнеров.
Если же договаривающаяся сторона представлена одним человеком, это дает следующие преимущества:
· оппонент не имеет возможности адресовать вопросы самым слабым участникам переговоров;
· вся ответственность лежит на одном человеке;
· оппоненту не удается ослабить позиции за счет разногласий между членами команды;
· можно без проволочек, на месте, принимать решения.
Решать, поручать ли переговоры команде или одному лицу, необходимо в каждом случае конкретно, учитывая обстоятельства, условия и методы работы.
5. Определение предмета переговоров и позиций сторон
Чаще всего предметом переговоров является нечто воспринимаемое одной стороной положительно, а другой отрицательно. Предмет переговоров должен носить практический характер, так как трудно прийти к общему мнению о чем-то отвлеченном. В этом случае люди склонны подменять обсуждение осуждением, а предметом спора становятся взаимные обвинения. Так же бессмысленны в качестве предмета рассмотрения вопросы, обусловленные эмоциональной реакцией. Важно помнить, что в центре переговоров должны стоять проблемы, а не наши пожелания или требования.
|
|
|
Позиция на переговорах – это то, что сторона на данном этапе считает или провозглашает для оппонента своей минимальной целью или необходимым условием. Позиция на переговорах может быть очень жесткой или более гибкой. Если противоположная сторона занимает жесткую позицию или устанавливает недостижимый “потолок”, можно проигнорировать ее предложение или свести все к шутке, сделать вид, что не поняли. Другой возможный образ действий – изменить свою позицию. Обычно в ходе переговоров обе стороны вносят в свои позиции существенные поправки.
6. Определение места проведения переговоров
Где лучше проводить переговоры – в своем офисе или на территории оппонента? Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества.
Если встреча происходит на вашей территории, плюсы таковы:
· всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вам вести переговоры, и в случае возникновения чего-либо непредвиденного заручиться одобрением и поддержкой;
· оппонент не имеет возможности по собственной инициативе свернуть переговоры и уйти, что было бы нетрудно, находись он на своей территории;
· если приходится ждать, вы можете заниматься и другими делами;
· психологическое преимущество - на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему;
· это экономит время и деньги на дорогу.
Преимущества “игры на чужом поле”:
· вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как “в родных стенах” слишком многое отвлекает;
· можно придержать информацию, сославшись, что у вас ее нет с собой;
· существует возможность перешагнуть “через голову” оппонента и обратиться непосредственно к руководителю, а не к посреднику;
· бремя организационных вопросов ложится на оппонента.
Если ни тот, ни другой варианты не подходят, можно встретиться на нейтральной территории.
В любом случае следует предусмотреть, хорошо ли информированы стороны о том, как добраться до места переговоров? Оборудовано помещение перед началом переговоров? Необходимо ли поставить или, наоборот, убрать телефон, другую технику (например, компьютер)? Достаточно ли стульев? Каково освещение? Имеется ли кондиционер? Предполагаются ли напитки?
7. Подготовка документов и повестки
Повестка переговоров может быть предложена любой из сторон, или выработана общими усилиями.
Иногда бывает полезно заставить оппонента принять вашу повестку: это позволяет овладеть инициативой, поскольку повестка имеет большое стратегическое и тактическое значение.
Нельзя превращать повестку в документ, носящий спорный, неконтролируемый характер. Опасен и обратный вариант, когда отпечатанная повестка “связывает” участников по рукам и ногам. Вместо готовых решений, повестка должна содержать перечень вопросов, по которым необходимо определиться. Они могут располагаться по принципу убывающей важности. А можно, наоборот, начать с “легких” вопросов, по которым вы готовы пойти на уступки, чтобы в дальнейшем настоять на чем-то важном. Разные люди смотрят на это по-разному. Главное, что следует запомнить: ПЛОХ ТОТ ПЛАН, КОТОРЫЙ НЕЛЬЗЯ ИЗМЕНИТЬ.
Проведение переговоров.
Переговоры – это процесс, который по циклу разделен на несколько этапов:
1. Начало переговоров;
2. Работа с предположениями, разграничение важных и несущественных вопросов;
3. Выбор максимально и минимально допустимых позиций;
4. Определение интересов;
5. Фаза поиска, определение линии поведения и конкретных задач;
6. Завершение переговоров или тупик.
1. Начало переговоров.
Относительно того, как открыть и вести переговоры не существует строгих правил. Некоторые опытные переговорщики рекомендуют начать с разговора на посторонние темы. Другие предпочитают сразу обозначить некоторые общие принципы переговоров: напомнить, что каждый участник должен что-либо выиграть; пообещать внимательное отношение и рассмотрение всех альтернатив и предложений.
2. Работа с предположениями, разграничение важных и несущественных вопросов.
Зачастую на переговорах приходится тратить попусту уйму времени из-за того, что либо одна, либо другая сторона неправильно толкуют факты – возможно, из-за неосознанного предубеждения. Как правило, люди начинают переговоры, уже имея некоторые представления о существе дела. Например, если руководитель фирмы имел неудачный опыт использования пластиковой карточки, то его ошибочные предположения по поводу неудобств внедрения банковских карт на предприятии нуждаются в коррективах. Участник переговоров, не способный в силу скрытого предубеждения правильно оценить ситуацию, нередко проносит это предубеждение через все переговоры. Лучше в самом начале выяснить имеющиеся предубеждения, отделить восприятие от реальности и представить факты. Асы переговоров рекомендуют вести совместный поиск фактов обеими сторонами. Факты, представленные одной стороной, могут нести на себе отпечаток ее концепции и оставаться спорными для другой.
3. Выбор максимально и минимально допустимых позиций.
Каждая сторона до или в ходе переговоров сознательно или стихийно создает свою концепцию максимально или минимально допустимой полезности исхода переговоров – то есть той границы уступок, которую невозможно переходить, чтобы не допустить ухудшения своего положения.
Следует также сказать, что в отдельных случаях переговоры могут вестись недобросовестно. Тогда они обычно являются прикрытием параллельных действий одной из сторон, заведомо не намеренной достигнуть соглашения.
4. Определение интересов.
Потребности и их удовлетворение – вот общий знаменатель, к которому люди надеются прийти в результате переговоров. Все участники переговоров пекутся о своих интересах. Существует определенная иерархия интересов по убыванию степени значимости. Безошибочно определить интересы сторон можно, зная теорию потребностей Абрахама Г.Маслоу. В этой связи интересы переговорщиков могут быть направлены на:
· Физическое выживание;
· Безопасность и стабильность;
· Любовь и принадлежность к группе;
· Признание и уважение;
· Самоутверждение и самоопределение;
· Знание и понимание;
· Реализацию эстетических потребностей.
Методика переговоров, ставящая во главу угла интересы, - самая эффективная. Поэтому столь важно определить интересы. Способы определения достаточно хорошо известны. Это функциональные вопросы, утвердительные высказывания, внимательное слушание, наблюдение за речевыми оборотами, жестами, мимикой, привычками собеседника. Ведь интересы и потребности очень часто существуют в неосознанном виде.
5. Фаза поиска, определение линии поведения и конкретных задач.
Итак, в ходе переговоров ведется поиск наилучших альтернатив обсуждаемому соглашению. При этом признается порочность установки на выигрыш/проигрыш, оборонительным тенденциям противопоставляется атмосфера сотрудничества, совместно устанавливаются факты, ведется поиск лучших способов удовлетворения интересов сторон, изобретаются перспективные идеи, применяется творческий подход как залог согласия.
Стратегия переговоров от противостояния (борьбы) к партнерству (сотрудничеству) включает пять шагов и решает на каждом шаге отдельную задачу:
1. Сдержать свои эмоции и непосредственные реакции, сконцентрироваться на цели.
2. Преодолеть сопротивление оппонента, обезоружить его, то есть рассеять подозрительность, враждебность и заставить слушать.
3. Отвлечь партнера от “торга” вокруг позиций, приступить к обсуждению реальных интересов и возможных способов их удовлетворения.
4. Включить другую сторону в совместный поиск решения, развернуть альтернативы.
5. Привести ситуацию в качественно новое состояние зависимости, когда прекращение сотрудничества становится для партнера убыточным.
6. Завершение переговоров.
Выигрыш в переговорах – это достижение соглашения, которое превосходит по своей привлекательности все обсуждаемые альтернативы.
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 1503; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!