Документальное оформление движения ОС 9 страница



При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществля­ется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качест­ву, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жид­ких материалов и т. д.), приемку осуществляет приемочная' комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № N1–7.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения мате­риалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, получен­ных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной орга­низации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах изме­рения (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная нарта (форма № М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически по­требляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование ма­териала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потре­бителю материалов, второй — складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении пред­ставителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем мате­риалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структур­ного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающе­му складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оп­риходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пре­делами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй -получателю материалов.

Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие мате­риалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением органи­зации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, вы­полняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропус­ков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

· материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;

· материалы морально устарели;

· при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации реше­ния о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответст­венных лиц.

В акте на списание материалов указывается:

· наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; -количество;

· фактическая себестоимость;

· установленный срок хранения;

· дата (месяц, год) поступления материалов;

· причина списания;

· информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (ма­териалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуще­ствляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и прави­лам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, со­общает об этом главному бухгалтеру.

По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т. е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения коли­чества материалов на учетную цену.

При обработке первичных учетных документов по учету материалов с помощью средств вычислительной техники таксировка может производиться на вычислительном центре или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ.

В первом случае склады и подразделения организации могут сразу передавать первич­ные учетные документы для автоматизированной обработки непосредственно в вычисли­тельный центр, минуя бухгалтерскую службу. В этом случае проверка первичных учетных документов осуществляется работниками вычислительного центра, а бухгалтерская служ­ба осуществляет последующий контроль.

В настоящее время применяются различные варианты учета материалов в бухгалтер­ской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборот­ных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета материа­лов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании пер­вичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сда­ваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разни­цей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало сле­дующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет обо­ротные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

· номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

· наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, раз­мер, марка и т. д.);

· единица измерения;

· цена;

· остаток на начало месяца — количество и сумма;

· приход за месяц — количество и сумма;

· расход за месяц — количество и сумма;

· остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по груп­пам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подраз­делению).

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, ко­торые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведо­мость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета мате­риалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгал­терской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

2) карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости составляются так же, как в пер­вом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго варианта работа по учету материалов является менее тру­доемкой, так как в данном случае не требуется ведение карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомо­стей все равно требует больших затрат времени и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование сальдо­вого метода.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре ма­териалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммо­вой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подраз­делению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек -(книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру пере­носятся в сальдовую ведомость (сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с дан­ными синтетического учета материалов.

Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т. е. обработке первичных учетных доку­ментов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислитель­ной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах, для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения мате­риалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов).

В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках ма­териальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп ма­териалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Неотфактурованными поставками считаются поступившие в организацию мате­риалы, на которые отсутствуют расчетные документы.

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные мате­риалы, на которые имеются расчетные документы.

Документальное оформление и учет материалов на складах. В зависимости от масштаба деятельности организации, в том числе от номенклатуры материалов, исполь­зуемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов в организациях должны создаваться:

· центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно ру­ководителя организации или службы снабжения и сбыта;

· склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходи­мыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материалы размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типоразмерам и сортам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материалов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материалов прикрепляется ярлык, а на ящиках и т. п. делаются над­писи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно ма­териально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Прием, хранение/отпуск и учет материалов по каждому складу возлагаются на соот­ветствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им материа­лов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной от­ветственности в соответствии с законодательством РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других матери­ально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером орга­низации.

Заведующий складом, кладовщик и материально ответственные лица могут освобож­даться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соот­ветствующего цеха (подразделения).

Распоряжения главного бухгалтера организации в части учета материалов, оформле­ния и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материалов, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и под­разделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, ар­тикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточки складского учета открываются на календарный год.

В карточках указываются номер склада, полное наименование материалов, сорт, арти­кул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и дру­гие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 826; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ