Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство образования
и науки
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
|
|
|
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Отметка о наличии приложений
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений к документу их нумеруют, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
|
|
|
2. Смета расходов... на 2 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи
руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МО от 15.07.2004 № 02-4/154 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Документы - приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в
правом верхнем углу документа - приложения, например:
Приложение 1
к письму РГЭУ (РИНХ)
от 16.02.2013 № 01-15/116
Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем соответствующего структурного подразделения.
Гриф согласования
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
|
|
|
СОГЛАСОВАНО
Проректор по образовательной деятельности
личная подпись И.О.Фамилия
15.11.2004
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Академии наук
Республики Татарстан
от 12.04.2004 № 322-608
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол Общего собрания
членов Поволжской ассоциации
государственных классических
университетов
от 21.04.2004 № 2
Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа. Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа.
Согласование может проводиться как внутри РГЭУ (РИНХ) (внутреннее согласование), так и вне его (внешнее согласование).
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:
|
|
|
с подведомственными РГЭУ (РИНХ) и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
Гриф утверждения документа
Документы утверждаются вышестоящими или межведомственными органами, ректором и проректорами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении 13.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правой верхней части документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
ФГБОУ ВПО «РГЭУ (РИНХ)»
личная подпись инициалы фамилия
10.09.2014
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ФГБОУ ВПО «РГЭУ (РИНХ)»
от 28.12.2012 № 01-06/1165
На внутренних документах, оформленных на бланках РГЭУ (РИНХ), гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
личная подпись инициалы фамилия
10.09.2014
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом
РГЭУ (РИНХ) от 28.12.2013
№ 01-06/1165
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Виза
Согласование может проводиться и внутри РГЭУ (РИНХ) (подразделениями и должностными лицами). Визирование документа является формой его внутреннего согласования.
Виза включает в себя личную подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник правового управления
личная подпись И.О.Фамилия
14.06.2014
На документах, подлинники которых помещаются в дела, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
личная подпись И.О.Фамилия
14.06.2014
Замечания по необходимости излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Виза согласования показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами РГЭУ (РИНХ). Отказ от визирования не допускается.
Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Перечень должностных лиц, чья подпись на документах скрепляется гербовой печатью, представлен:
1. Ректор
2. Проректоры
3. Председатели диссертационных советов
4. Должностные лица, имеющие право подписи документов по доверенности ректора
В РГЭУ (РИНХ) используют печать с воспроизведением герба Российской Федерации, а также круглые не гербовые печати, воспроизводящие наименование соответствующего структурного подразделения РГЭУ (РИНХ).
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования
должности лица, подписывающего документ, и начало подписи. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи на месте специально для этого отведенном. Оттиск печати должен хорошо читаться.
Гербовая печать ставится на тех документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых специально предусматривается нормативным актом, например на трудовых книжках, титульных листах. Кроме того, применение гербовой печати необходимо:
– во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;
– при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей;
– на уставах и положениях;
– на доверенностях, договорах, удостоверениях, студенческих билетах, зачётных книжках
– на документах, направляемых в Управление государственной аттестации научных и научно-педагогических работников, министерство образования и науки РФ, Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки;
– на отзывы, на диссертации и авторефераты диссертаций.
Круглые негербовые печати, применяемые структурными подразделениями РГЭУ (РИНХ), могут ставиться, например:
на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам;
на размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке;
на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т. д.).
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 425; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!