Регистрационный номер документа
Регистрационный номер - это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа. Место для нанесения регистрационного номера на бланке отведено рядом с датой.
Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения по номенклатуре дел, составившего документ, например: 30-16/14, где 30 - индекс структурного подразделения РГЭУ (РИНХ); 16 - номер дела по номенклатуре; 14 - порядковый номер отправляемого документа, где « - », « / » - разделители.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа - и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Наименование документа
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту.
Составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Заголовок является обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он грамматически согласуется с названием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Без заголовка разрешается составлять только краткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: о чем?, о ком? и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: О создании..., Об изменении... и т.п.
|
|
|
В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: должностная инструкция (кого?) - помощника ректора; протокол - Ученого совета РГЭУ (РИНХ); акт (чего?) - приема помещения; правила (чего?) - внутреннего распорядка и др.
Если документ сложный и в нем отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Например: О приемной комиссии. В документах большого объема составляются подзаголовки. Заголовок размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка.
Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Объем его не должен превышать 4-5 строк длиной в 28 знаков.
Заголовок составляется исполнителем документа и переносится в регистрационные формы, базу данных. В конце заголовка точка не ставится.
Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст является основным реквизитом делового документа.
Тексты документов оформляют в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
|
|
|
Сплошной связный текст документа, содержащий грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении распорядительных документов, положений, правил, писем.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете» или «были», «находились» и т.д.) Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
При оформлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более, чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если таблиц в тексте несколько, то их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела текста, но не с номером пункта или подпункта.
|
|
|
Пример сквозной нумерации: Таблица 2; Таблица 9. Нумерация, связанная с разделом, выглядит следующим образом: Таблица 1.2; Таблица 2.9. и т.д. Здесь 1 и 2 –номера разделов, 2 и 9 –номера таблиц в них. При ссылке в документе на таблицу ее выполняют по образцу: «в соответствии с данными таблицы 2.9»; «согласно табл. 1.2»
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (университет просит, факультет не возражает, институт направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.).
В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых от имени коллегиального органа, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).
|
|
|
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает... и предлагает).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В служебных документах применяются сокращения слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: ДИС – Департамент информатизации и связи; УДК – управление документооборота и контроля; страница – с.; экземпляр – экз.; смотри – см.; г. – год; т.п. – тому подобное и так далее. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте рекомендуется давать в скобках его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация).
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта.
В документах допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных и территориальных органов власти.
В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует расшифровывать. Наименование должности допускается сокращать только в тексте документа. В реквизитах «Адресат» и «Подпись» сокращения не допускаются.
Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с положением «о Казанском международном лингвистическом центре Института филологии и искусство» открыть дополнительную образовательную программу по специальности...
Или
В соответствии с требованиями Закона Российской Федерации «Об обороне»...
Текст, как правило, состоит из двух смысловых частей. В первой части излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Например:
9 октября 2013 года на базе Ростовского государственного экономического университета (РИНХ) планируется проведение семинара по повышению квалификации библиотечных работников образовательных учреждений.
Прошу принять участие и подготовить свои предложения.
Проректор
по внешним связям И.О. Фамилия
Для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Например:
Прошу дополнительно выделить... руб. на приобретение ПЭВМ для компьютерного класса.
Предполагается проведение занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в классе рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.
Можно составлять документы из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, распоряжения с одной распорядительной частью.
Например:
Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 12 августа 2013 года.
или
Лабораторию физических методов исследования руд и минералов кафедры полезных ископаемых перевести из комнаты № 053 в комнату № 047.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Государственный стандарт рекомендует печатать абзац, отступив, пять печатных знаков.
Тексты сложных, больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.
В тексте документа инициалы, как правило, располагаются после фамилии. При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и выписках инициалы следует располагать после фамилий.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в информационных документах, как правило, в конце предложения, в распорядительных актах – рядом с глаголом или отглагольным существительным, через которое передается предписываемое действие, например: «Учебно-методическому управлению представить к 15.03.2014...» или «Управлению бухгалтерского учета и планирования обеспечить перечисление до 15.12.2014...».
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 152; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!