ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
М инистерство образования и н ауки Российской Ф едерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)»
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении
высшего образования
«Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)»
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Ростовского государственного экономического университета (РИНХ)» (далее соответственно – Инструкция, РГЭУ (РИНХ)) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности РГЭУ (РИНХ) документов, совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами РГЭУ (РИНХ).
1.2. Инструкция разработана на основе ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки от 30 декабря 2011 г. № 2911, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, изменений, которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751.
|
|
|
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в РГЭУ (РИНХ), должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
|
|
|
1.4. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) осуществляется канцелярией, (далее – канцелярия).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) возлагается на руководителя структурных подразделений РГЭУ (РИНХ).
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется работниками структурных подразделений РГЭУ (РИНХ), на которых возложено ведение делопроизводства в подразделении.
1.7. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемых работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений. Копии актов направляют в управление кадров.
|
|
|
1.8. Работать с документами, поступившими в РГЭУ (РИНХ), вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.
1.9. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства РГЭУ (РИНХ).
Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями РГЭУ (РИНХ), специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях – по письменному разрешению руководства РГЭУ (РИНХ).
1.10. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), а также персональные данные, определяется специальными нормативными актами.
1.11. Положения настоящей инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
|
|
|
Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в РГЭУ (РИНХ), осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.
1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работник структурного подразделения РГЭУ (РИНХ) обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию, руководителя соответствующего структурного подразделения РГЭУ (РИНХ).
1.12. Работники структурных подразделений РГЭУ (РИНХ) несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранности находящихся у них документов.
О случаях утраты зарегистрированного документа работник, ведущий делопроизводство, обязан незамедлительно доложить руководителю своего структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения РГЭУ (РИНХ) назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в канцелярию.
Канцелярия организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ).
1.13. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом РГЭУ (РИНХ) после их согласования с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Ростовской области ( далее по тексту – ЭПК)
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в РГЭУ (РИНХ), с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности РГЭУ (РИНХ);
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
канцелярия - структурное подразделение РГЭУ (РИНХ), на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ).
ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА
РГЭУ (РИНХ) издает следующие документы:
организационные (правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ), регламенты по видам деятельности, должностные инструкции, штатное расписание, договоры, соглашения и др.);
распорядительные (приказ, распоряжение);
информационно-справочные (протокол, акт, письмо, докладная, служебная и объяснительная записка, справка, факсограммы и др.);
финансово-бухгалтерские документы.
В организационно-распорядительной документации фиксируются решения административных и организационных вопросов.
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Оформление документов производится в соответствии с требованиями государственного стандарта (ГОСТ Р 6.30-2003). Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 183; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!