ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Распорядительные документы. Порядок согласования организационно-распорядительных документов.
К наиболее распространенным видам распорядительных документов относятся приказы и распоряжения.
Процедура издания распорядительных документов
Включает следующие стадии:
1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие законодательству.
Для издания приказа по основной деятельности должностным лицам, инициирующим издание приказа, необходимо подготовить проект приказа. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.
После согласования проекта распорядительного документа со всеми должностными лицами специалист структурного подразделения согласно ГОСТу Р. 6.30-2003 готовит приказ или распоряжение на бумажном носителе.
|
|
|
Не допускается разработка проектов распорядительных документов и их согласование после факта осуществления организационно-управленческого действия.
Доведение распорядительного документа до исполнителя.
Руководитель структурного подразделения, вносящего проект, или лицо, ответственное за подготовку распорядительного документа, определяет круг должностных лиц и подразделений РГЭУ (РИНХ) которым следует его разослать. Оформляется лист рассылки, который в обязательном порядке прилагается к проекту распорядительного документа, направляемого на подпись.
Приказ
Приказ - правовой акт, издаваемый ректором в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед РГЭУ (РИНХ). (Приложение № 5)
Приказ может быть издан ректором или проректором, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, если об этом объявлено приказом по РГЭУ (РИНХ).
В приказах решаются вопросы учебной, научной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т. п. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», приказы оформляются на общем бланке РГЭУ (РИНХ) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: наименование РГЭУ (РИНХ), название вида документа, дату и номер приказа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
|
|
|
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Заголовок к тексту приказа должен кратко и четко отражать содержание текста приказа. Печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...
Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость управленческого действия. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, кратко изложены цели и задачи предписываемых действий, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
|
|
|
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части словом п р и к а з ы в а ю (пишется в разрядку строчными буквами жирным шрифтом), после которого ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Действия одного характера перечисляются в одном пункте.
Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:
п р и к а з ы в а ю:
1. Создать комиссию в составе...
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения, например:
|
|
|
п р и к а з ы в а ю:
1. Проректору по учебной работе Иванову Р.Г. до 12.10.2014 подготовить проект...
2. Департаменту бухгалтерского учета и отчетности до 05.10.2014 представить соответствующие данные...
В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в конце распорядительной части указывается: «Считать утратившим силу (считать недействительным) приказ от 26.05.2005 № 52». Если приказ отменяет только один или несколько пунктов ранее изданного приказа, то отменяются соответствующие пункты.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом.
Например: «Контроль над исполнением приказа возложить на проректора по научной работе и инновациям Усенко Л.Н..» или «Контроль над исполнением приказа оставляю за собой».
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
Например: Приложение
к приказу ректора
от 12.02.2013 № 01-06/91
При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы печатаются шрифтом Times New Roman 14 с полуторным интервалом, поля: верхнее 2 см, левое 3 см, нижнее 2 см, правое 1,5 см. В канцелярии формируются и издаются приказы по основной деятельности.
Решения Ученого совета РГЭУ (РИНХ), конференций утверждаются приказом ректора РГЭУ (РИНХ). Не позднее 5 дней со дня заседания текст приказа должен быть подготовлен, согласован и передан на подпись ректору.
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.
Распоряжение
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором, проректорами РГЭУ (РИНХ) по текущим оперативным вопросам.
Распоряжения в отличие от приказов не содержат предписаний, носящих нормативный характер. Распоряжения издаются для: объявления выходных и праздничных дней, распределения аудиторий в РГЭУ (РИНХ), установления стоимости за обучение и т.п. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что подготовка и оформление приказа. Образец распоряжения приведен в приложении 7.
Проректоры, деканы факультетов и директора филиалов могут издавать распоряжения по направлению деятельности. Данные документы также подлежат регистрации и рассылке ответственными за делопроизводство в канцелярии, факультетах и дирекциях филиалов. Оригиналы распоряжений проректоров, деканов и директоров филиалов хранятся в подразделениях с последующей их передачей в архив РГЭУ (РИНХ), в соответствии с Номенклатурой дел.
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов РГЭУ (РИНХ), диссертационных советов, конференциях, собраниях профессорско-преподавательского состава и аспирантов, ректоратах, административных советах, рабочих совещаниях, деловых встречах, экспертных комиссий и т.д.
Протокол составляется на основании черновых записей, стенограммы или звукозаписи хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Текст протокола должен быть подготовлен и согласован не позднее, чем через 2 дня со дня заседания.
Порядок подготовки, рассылки и хранения протоколов заседаний определен Регламентами работы коллегиальных органов РГЭУ (РИНХ), экспертных комиссий, конференций, и т.д.
Ответственность за подготовку, рассылку и хранение протоколов заседаний с участием ректора несут сотрудники управления кадров.
Протоколы оформляются на общем бланке РГЭУ (РИНХ), и содержат следующие реквизиты: вид документа; вид заседания, совещания; место составления протокола (место проведения заседания); дата заседания, номер протокола; текст, подписи, визы ознакомления.
Вид документа – протокол – печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Вид заседания, совещания в протоколе располагается по центру относительно реквизитов бланка, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания указывается (при необходимости): у кого проводится совещание или в каком месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата заседания оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать:
– кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
– кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа
должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
– кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников РГЭУ (РИНХ) или из других организаций;
– какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших
включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников РГЭУ (РИНХ), помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о лицах приглашенных на совещание можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».
В таких коллективных мероприятиях, как собрание, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу, например:
Приложение
к протоколу конференции
преподавателей, научных сотрудников,
представителей других
категорий работников и обучающихся
РГЭУ (РИНХ)
от «___ »_____ 20__ г. № ____
СПИСОК
присутствовавших на конференции преподавателей, научных сотрудников, представителей других категорий работников и обучающихся
РГЭУ (РИНХ) от «___ »_____ 20__ г. № ____
| № п/п | Ф.И.О. | Структурное подразделение, должность | Личная подпись работника |
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
В самом протоколе в указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:
Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания (заседания, совещания и т.п.) достаточного для начала его работы. При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны.
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Рассмотренные на совещании вопросы, перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность. Наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об аварийном состоянии складских помещений. Сообщение заместителя Генерального директора Суслова П.К.
2. Об участии в международной выставке "Канцелярские товары-2014" Сообщение зав. отделом маркетинга Петрова П.К.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В протоколе используется форма изложения от третьего лица множественного числа по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Эти слова печатают прописными буквами жирным шрифтом.
Перед словом «Слушали» ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа: «отметил», «подчеркнул». Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут –«доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).
Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе – без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.
Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.
Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и со строчной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.
Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами сточкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 316; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!