Сроки подготовки ответных писем
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма, подписываемые ректором,
оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются справа в нижнем поле листа арабскими цифрами. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Дата письма
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем
Право подписи служебных писем устанавливается в настоящей Инструкции.
Не допускается подпись руководителей структурных подразделений (деканов факультетов, директоров институтов) на служебных
письмах, адресованных в вышестоящие органы и органы государственной власти и управления.
Согласования служебных писем
Проект служебного письма готовит руководитель структурного подразделения, который направляет его на согласование. Ответственность за текст делового письма несет руководитель структурного подразделения, инициировавший проект служебного письма.
Факсимильное сообщение
|
|
|
Факс (факсимильное сообщение) - любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.
По факсу можно передавать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.
Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
Ответственными за факсимильную связь являются секретари ректора и проректоров и структурных подразделений, которые осуществляют прием и регистрацию документов, полученных по факсу. На полученном документе проставляется штамп, включающий в себя регистрационный номер и дату:
|
|
|
| Приемная ректора вход. № __________________________ «___» ______________________201__ г. |
или
| Приемная проректора вход. № __________________________ «___» ______________________201__ г. |
Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения ректора или проректора.
Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у секретаря, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX(факс) (дата и время)».
Докладная, объяснительная и служебная записки
Докладная записка–документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Это документ, содержащий обстоятельное изложение вопроса, отражающего деятельность организации (подразделения).
Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.
|
|
|
Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги (Приложение № 19).
Служебная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Служебная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.
Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь следующие реквизиты:
14 наименование структурного подразделения;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер;
18 заголовок к тексту;
20 текст;
15 адресат;
22 подпись составителя (с указанием должности);
24 визы согласования документа;
17 резолюция;
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 291; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!