Регистрация входящих документов
6.4.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима для обеспечения сохранности документов, возможности ведения контроля за исполнением документов, поиска документов в информационно- справочных целях и учета количества документов.
6.4.2. Регистрации подлежит вся поступающая в РГЭУ (РИНХ) и структурные подразделения корреспонденция, за исключением корреспонденции, не подлежащей регистрации, согласно перечню (приложение 18). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.
6.4.3. Регистрация документов в РГЭУ (РИНХ) осуществляется децентрализовано:
В канцелярии регистрируются:
· входящая корреспонденция, направленная из высших органов государственной власти и управления на имя ректора;
· входящая правительственная корреспонденция на имя ректора;
· корреспонденция, адресованная на имя ректора;
· исходящая от имени ректора РГЭУ (РИНХ) документация;
· приказы ректора общие (по основной деятельности РГЭУ (РИНХ)), исполнительские, административно-хозяйственной деятельности;
· распоряжения ректора.
· распоряжения проректоров по деятельности структурных подразделений РГЭУ (РИНХ);
|
|
|
· корреспонденция, адресованная проректорам;
В приемных проректоров регистрируются:
· документы, инициируемые структурными подразделениями по принадлежности в организации, учреждения и на предприятия;
· протоколы совещаний с участием ректора;
· протоколы совещаний, инициируемых проректорами;
· исходящая документация, подписанная проректорами. Протоколы совещаний, проводимых проректорами РГЭУ (РИНХ), хранятся у секретарей проректоров.
В секретариате Ученого совета регистрируется:
· протоколы и документы к заседанию Ученого совета РГЭУ (РИНХ).
В Управлении бухгалтерского учета и планирования, регистрируется финансово-бухгалтерская документация.
В других структурных подразделениях регистрируется корреспонденция, адресованная непосредственно этим подразделениям.
6.4.4. Регистрация должна быть однократной. При этом каждый входящий документ получает регистрационный номер, согласно Номенклатуре дел РГЭУ (РИНХ), который более нигде не встречается. Порядковые регистрационные номера присваивают документам в течение календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принявших участие в работе совещания.
|
|
|
6.4.5. Зарегистрированное факсимильное сообщение передается на рассмотрение ректору или проректору. В ходе рассмотрения ректор или проректор накладывает резолюцию. С полученного факсимильного сообщения, на котором проставлен регистрационный штамп и резолюция руководителя, снимается копия. Первый экземпляр в соответствии с резолюцией передается в структурное подразделение, а копия подшивается в дело, хранящееся у секретаря.
Регистрация исходящих документов
6.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется в РГЭУ (РИНХ) децентрализовано за подписью ректора - в канцелярии, за подписью проректоров - документоведами в приемных проректоров в день их утверждения или подписания.
Сотрудник канцелярии или документовед в приемной проректора просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: № 30-16/115, где:
|
|
|
30-16 - индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;
115 - порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело в канцелярии или структурного подразделения РГЭУ (РИНХ). Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в журнал. Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в канцелярию или документоведу в приемной проректора позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудник канцелярии или документовед в приемной проректора делает отметку в журнале об этом.
Регистрационные данные ответного документа вносятся в журнал поступившего (входящего) документа.
|
|
|
После присвоения отправляемому документу регистрационного номера
первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками канцелярии завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.
Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи. Сдаются запечатанные письма и бандероли для отправки в канцелярию не позднее 14:00 часов. Корреспонденция поступившая после 14:00, отправляется следующим днем.
Сотрудники канцелярии перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 10-и), передаются в канцелярию со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться экспресс-доставкой (ООО «ДАЙМЕКС-Ростов»), с разрешения ректора или главного бухгалтера.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 167; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!