ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в РГЭУ (РИНХ) с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом РГЭУ (РИНХ), положениями о структурных подразделениях в РГЭУ (РИНХ), штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности РГЭУ (РИНХ), их виды, состав и содержание.
9.1.3. В РГЭУ (РИНХ) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 22) и сводная номенклатура дел РГЭУ (РИНХ) (приложение 23).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом РГЭУ (РИНХ) и канцелярией, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию (копия).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в канцелярию РГЭУ (РИНХ). Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление ее в канцелярию возлагается на руководителя структурного подразделения.
|
|
|
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений.
9.1.6. Сводная номенклатура дел РГЭУ (РИНХ) подписывается руководителем канцелярии, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется – ЭК) РГЭУ (РИНХ) и утверждается (не позднее конца текущего года) ректором РГЭУ (РИНХ) и вводится в действие с 1 января следующего года.
После согласования подразделения получают выписки из номенклатуры дел. Согласовывается номенклатура дел с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области (ЭПК) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре РГЭУ (РИНХ), в случае коренных изменений функций и структуры РГЭУ (РИНХ) сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с ЭПК. Если в течение года появляются новые документированные участки в РГЭУ (РИНХ), сводная номенклатура обновляется, то новые заголовки дел добавляются в конце раздела номенклатуры структурного подразделения.
|
|
|
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. 1-й утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в канцелярии, 2-й - применяется в архиве РГЭУ (РИНХ), 3-й - используется как рабочий экземпляр, 4-й экз. - ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области»
9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел РГЭУ (РИНХ) являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой РГЭУ (РИНХ).
9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы в РГЭУ (РИНХ). В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в РГЭУ (РИНХ) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01- обозначение структурного подразделения, 05 –порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
|
|
|
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований структурных подразделений РГЭУ (РИНХ).
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
|
|
|
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: «Документы о проведении научной конференции (планы, списки, доклады) и т.д.»
«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
«Переписка с Государственным архивом Ростовской области о передаче документов РГЭУ (РИНХ) на государственное хранение».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указывается их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
« Переписка с главами администраций районов о социальной защите студентов».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
«Переписка с филиалом РГЭУ (РИНХ) в г. Кисловодске о подготовке студентов по новым программам».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
«Годовой отчет учебно-методического управления о работе филиалов»
или
«Бухгалтерский отчет за 3 квартал 2014 года» или «Бухгалтерские отчеты за 1-4 кварталы 2014 года»
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Главного архивного управления срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
9.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 118; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!