КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Основные требования к организации контроля исполнения документов
7.1.1. Все поступающие на имя ректора РГЭУ (РИНХ) и в адрес РГЭУ (РИНХ) документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
7.1.2. Обязательному контролю подлежат:
· постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов государственной власти и управления;
· приказы ректора по основной деятельности РГЭУ (РИНХ), решения Ученого совета РГЭУ (РИНХ);
· поручения и задания ректора проректорам, руководителям структурных подразделений РГЭУ (РИНХ);
· документы, поставленные на контроль руководством РГЭУ (РИНХ) или руководителем структурного подразделения;
· вопросы протоколов ректората, административных советов.
7.1.3. Контроль над исполнением включает: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов в РГЭУ (РИНХ).
7.1.4. Ответственность за организацию контроля и своевременное правильное исполнение документов и содержащихся в них поручений возлагается на проректоров, руководителей других структурных подразделений РГЭУ (РИНХ), а также на должностных лиц, указанных в тексте или резолюции служебного документа.
7.1.5. Контроль над исполнением документов осуществляется отделом канцелярии. Контроль возлагается на сотрудника отдела, в соответствии с должностными инструкциями.
|
|
|
7.1.6. Деятельность по контролю со стороны сотрудника канцелярии не освобождает руководителей структурных подразделений от организации контроля и ответственности за исполнение документов, а документоведов –от контроля над исполнением.
7.1.7. Контроль над исполнением документов должен быть предупредительным, включающим в себя не только напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения, но выяснение состояния исполнения, причины возможного срыва и информирование об этом руководства с целью организации исполнения документов в срок путем подготовки справок о состоянии исполнения документов.
При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается штампом отметка о контроле.
Сроки исполнения документов
7.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших - с даты регистрации.
7.2.2. Сроки исполнения указываются в самих документах или фиксируются в резолюции руководителя.
7.2.3. Если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок.
|
|
|
7.2.4. В случаях, когда срок исполнения не указан, применяются типовые сроки исполнения:
- если в документе имеется пометка «срочно» - в трехдневный срок;
- служебные документы по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов на основании нормативных документов вышестоящих органов, содержание которых следует довести до структурных подразделений - в пятидневный срок;
- если в документе имеется пометка «оперативно» - в десятидневный срок;
- исполнение по письмам граждан - в течение 15 дней до 1 месяца;
- остальные - не более месяца;
- документы с пометкой «Контроль» должны быть выполнены в указанные контрольные сроки.
При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.
Организация контроля исполнения входящих документов
7.3.1. Контроль исполнения документов осуществляется в отделе канцелярия.
7.3.2. Документы ставятся на контроль после внесения срока исполнения на основании резолюции.
7.3.3. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях делают записи о ходе и окончательном исполнении документа в журнале: кому и за каким номером отправлен ответ, кем подписан, данная информация поступает в отдел канцелярии.
|
|
|
7.3.4. Отдел канцелярии осуществляются следующие операции: формирование данных контролируемых документов; выяснение в соответствующем структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание исполнителю о сроке исполнения документа; получение информации о ходе и результатах исполнения; регулярное информирование ректора о состоянии и результатах исполнения документов; снятие документов с контроля.
7.3.5. Контроль над исполнением документов осуществляется путем ежедневного просмотра ответственным лицом и периодического напоминания исполнителям о приближении срока исполнения с помощью «справки-напоминания».
7.3.6. Исполнитель обязан давать точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документа. Если документ не исполнен в срок, исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки исполнения сотрудникам канцелярии, осуществляющим контроль над исполнением документов.
7.3.7. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях докладывают своим руководителям обо всех случаях нарушения сроков исполнения документов.
|
|
|
7.3.8. Снять документ с контроля могут сотрудники канцелярии, уполномоченные осуществлять контроль.
7.3.9. Документ снимается с контроля, если решены все поставленные в
нём вопросы и корреспонденту дан ответ. Промежуточный ответ, равно, как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
7.3.10. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора является документ-ответ, подписанный ректором. Основанием снятия с контроля документов с поручениями проректора является документ-
ответ, подписанный проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Индексация документов
8.1.1. Для удобства регистрации и поиска документов каждому структурному подразделению РГЭУ (РИНХ) присваиваются цифровые индексы, которые отражены в Номенклатуре дел РГЭУ (РИНХ), используются при регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
8.1.2.Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.).
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 130; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!