Печатание и тиражирование документов
8.2.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. В связи с автоматизацией документационных процессов в РГЭУ (РИНХ) и переходом структурных подразделений на работу с персональными ЭВМ исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном подразделении.
8.2.2. Тиражирование документов осуществляется в Издательско-полиграфическом комплексе РГЭУ (РИНХ), а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования. Ответственность за качественное тиражирование документов в Издательско-полиграфическом комплексе РГЭУ (РИНХ) несет директор, в структурных подразделениях - руководитель структурного подразделения.
8.2.3. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности РГЭУ (РИНХ). Ответственность за содержание тиражируемых документов возлагается на исполнителей. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений.
Тиражирование документов в издательско-полиграфическом комплексе
8.2.4. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом или с использованием персональных компьютеров. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения.
|
|
|
8.2.5. На тиражирование должны представляться качественные экземпляры, изготовленные на принтерах персональных компьютеров, к которым прилагаются дискеты с текстом документа.
8.2.6. Запрещается представлять на тиражирование документы со слабой текстовой печатью, цветовыми (голубыми, серыми, красными) оттенками печати, неконтрастным текстом, нестандартным (мелким) шрифтом и с отклонениями от стандартов размеров листов бумаги, стандартов по оформлению документов. Документы должны быть разброшюрованы, пронумерованы и с отсутствием металла (скрепки, скобки и т.д.).
8.2.7. Документы, передаваемые для тиражирования, регистрируются в журнале учета. Растиражированные документы и их оригиналы выдаются заказчику под роспись при получении тиража.
Учет и хранение печатей и штампов
РГЭУ (РИНХ)как юридическое лицо имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, структурные подразделения РГЭУ (РИНХ) - круглую печать без изображения Государственного герба Российской Федерации.
8.3.1.Порядок изготовления печатей и штампов.
1) Заказ на изготовление печатей и штампов делают по поручению руководителя документоведы структурных подразделений, отвечающие за делопроизводство’
|
|
|
2) Подготавливает макет печати или штампа с листом согласования и направляет его в канцелярию для рассмотрения и согласования.
3) копии согласованных и утвержденных макетов изготовителю печатей и штампов
4) Печати и штампы изготавливаются в специальных мастерских только у изготовителей, имеющих сертификат, подтверждающий наличие у изготовителя печати технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Печати, изготовленные в нарушение установленных стандартов, не имеют юридической силы.
5) Представитель мастерской по изготовлению печатей и штампов передает изготовленные печати и штампы в структурное подразделение РГЭУ (РИНХ) сделавшее заказ.
6) После получения структурным подразделениям печати или штампа их оттиски передаются в канцелярию.
8.3.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов.
8.3.3. Оттиски всех печатей и штампов, имеющихся в РГЭУ (РИНХ), хранятся в канцелярии.
8.3.4. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.
8.3.5. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов несут руководители структурных подразделений, секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
|
|
|
8.3.6. Может осуществляться смена печатей, штампов в связи с изменениями требований и норм к изготовлению печатей и штампов (ГОСТов) и с изменениями в Уставе РГЭУ (РИНХ), которые связаны с реорганизацией системы.
8.3.7. При замене печатей и штампов на новые в течение 10 дней с момента их изготовления осуществляется уничтожение старых печатей и штампов. Уничтожение производится децентрализовано, в следующем порядке.
Руководитель структурного подразделения РГЭУ (РИНХ) (в том числе обособленного подразделения, имеющего частичные правомочия юридического лица) создает комиссию в составе: председатель -руководитель подразделения, члены комиссии - работники подразделения, секретарь - ответственный за делопроизводство в подразделении.
Клише печати или штампа старого образца отделяется от оснастки и измельчается при помощи ножниц. Затем составляется Акт о выделении к уничтожению печатей и штампов с приложенными оттисками уничтоженных печатей и штампов, который подписывают председатель, члены комиссии и секретарь. Акт утверждается ректором РГЭУ (РИНХ).
Оригинал Акта об уничтожении печатей и штампов хранится в канцелярии.
|
|
|
8.3.8. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
8.3.9. Хранение и использование печатей и штампов осуществляется следующим образом
| Наименование | Хранится | Применяется |
| Гербовая печать | В канцелярии | на документах, подписанных или утвержденных ректором или проректорами, на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативными актами |
| Печать и штампы | В канцелярии | для заверения копий учредительных документов РГЭУ (РИНХ) распорядительных документов (приказы, распоряжения), издаваемых канцелярией |
| Печати и штампы структурных подразделений | у руководителей структурных подразделений или ответственных за делопроизводство | на документах, подписанных или утвержденных руководителями этих подразделений, на выписках из этих документов и копиях; заверяются подписи сотрудников на рецензиях и отчетах |
Учет и хранение бланков
8.4.1. Бланки для писем РГЭУ (РИНХ), на которых проставляют номера хранятся в канцелярии и выдаются должностным лицам, документоведам приемных проректоров и ответственным за делопроизводство в управленческих подразделениях, которые в свою очередь выдают их документоведам структурных подразделений РГЭУ (РИНХ).
8.4.2. Уничтожение бланков строгой отчетности осуществляется только после составления акта списания.
8.4.3. Выдача бланков производится под расписку в журнале выдачи бланков.
8.4.4. Обязательному учету подлежат все виды бланков.
8.4.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел.
8.4.6. Ответственность за хранение и использование бланков несут руководители структурных подразделений, секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
8.4.7. Может осуществляться смена бланков в связи с изменениями требований и норм их изготовления (ГОСТов) и с изменениями в Уставе РГЭУ (РИНХ), которые связаны с реорганизацией системы.
8.4.8. Проверка наличия бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
8.4.9. Хранение и использование бланков осуществляется следующим образом:
| Наименование | Хранится | Применяется |
| Бланк письма, приказа, продольного бланка РГЭУ (РИНХ) | В канцелярии | для выдачи лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях |
| Бланки, употребляемые в РГЭУ (РИНХ) | у лиц ответственных за делопроизводство в подразделениях | для оформления соответствующих документов |
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 1122; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!