ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Подготовка документов к передаче на хранение в архив РГЭУ (РИНХ) включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в РГЭУ (РИНХ) на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив РГЭУ (РИНХ).
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в РГЭУ (РИНХ) создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК).
10.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются ректором и руководителем структурного подразделения.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией, под непосредственным методическим руководством архива.
|
|
|
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив РГЭУ (РИНХ); отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел РГЭУ (РИНХ) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия РГЭУ (РИНХ).
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (образцы документов приведены в приложениях.
10.1.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
|
|
|
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (Приложение № 30).
10.1.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел РГЭУ (РИНХ), которую готовит архив РГЭУ (РИНХ) и по которой он сдает дела на государственное хранение, в ГКУ РО «ГАРО»
10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив РГЭУ (РИНХ) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; в описи между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см; графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
|
|
|
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК структурного подразделения, с руководителем архива РГЭУ (РИНХ) и утверждается руководителем структурного подразделения.
|
|
|
10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив РГЭУ (РИНХ), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.1.18. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК РГЭУ (РИНХ), после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК РГЭУ (РИНХ) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение, но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 110; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!