Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
10.3.1. Настоящей Инструкцией устанавливается порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.
10.3.2. Настоящей Инструкцией устанавливается, что: результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 30);
дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего РГЭУ (РИНХ) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК РГЭУ (РИНХ) одновременно; согласованные ЭК РГЭУ (РИНХ) акты утверждаются ректором только после утверждения ЭПК Комитета по управлению архивным делом РО описей дел постоянного хранения; после утверждения ректором актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел РГЭУ (РИНХ) проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... № ...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
|
|
|
10.3.3. Акт о выделении документов к уничтожению в структурных подразделениях, составляется ЭК структурного подразделения и подписывается руководителем структурного подразделения.
Подготовка и передача документов в архив
10.4.1. В архив РГЭУ (РИНХ) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.4.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив РГЭУ (РИНХ) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
10.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив РГЭУ (РИНХ) не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
|
|
|
10.4.4. Передача дел в архив РГЭУ (РИНХ) осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений.
10.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив РГЭУ (РИНХ) сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел РГЭУ (РИНХ). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
10.4.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом РГЭУ (РИНХ) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом РГЭУ (РИНХ) и лица, передавшего дела.
|
|
|
10.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения РГЭУ (РИНХ) лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив РГЭУ (РИНХ). Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. Общие положения | 2 |
| 2. Основные понятия | 5 |
| 3. Документы университета | 8 |
| 4. Правила подготовки и оформления документов | 9 |
| 4.1. Документирования управленческой деятельности | 9 |
| 4.2. Бланки документов университета | 9 |
| 4.3. Оформление реквизитов документов | 11 |
| 4.3.1. Наименование организации | 12 |
| 4.3.2. Должность лица, подписавшего документ | 12 |
| 4.3.3. Подпись | 12 |
| 4.3.4. Вид документа | 15 |
| 4.3.5. Место составления издания документа | 15 |
| 4.3.6. Справочные данные об университете | 15 |
| 4.3.7. Адресат | 15 |
| 4.3.8. Дата документа | 18 |
| 4.3.9. Регистрационный номер документа | 18 |
| 4.3.10. Наименование документа | 19 |
| 4.3.11. Текст документа | 20 |
| 4.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта | 24 |
| 4.3.13. Отметка о наличии приложений | 26 |
| 4.3.14. Гриф согласования | 27 |
| 4.3.15. Гриф утверждения | 28 |
| 4.3.16. Виза | 30 |
| 4.3.17. Оттиск печати | 31 |
| 4.3.18. Отметка о заверении копии | 32 |
| 4.3.19. Отметка об исполнителе | 33 |
| 4.3.20. Указания по исполнению документа | 34 |
| 4.3.21. Отметка о контроле документа | 35 |
| 4.3.22. Отметка об исполнении документа | 35 |
| 4.3.23. Отметка о конфиденциальности | 35 |
| 4.3.24. Отметка о поступлении документа в организацию | 36 |
| 4.4. Общие правила машинописного оформления документов | 36 |
| 4.4.1. Набор текста | 36 |
| 4.4.2. Расположение реквизитов | 37 |
| 4.5. Порядок снятия и выдачи копий с документов | 38 |
| 4.6. Порядок нотариального заверения копий документов | 39 |
| 5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов | 41 |
| 5.1. Распорядительные документы. Порядок согласования организационно-распорядительных документов | 41 |
| 5.1.1. Приказ | 42 |
| 5.1.2. Распоряжение | 45 |
| 5.1.3. Протокол | 46 |
| 5.1.4. Выписка из протокола | 52 |
| 5.2. Организационные документы | 52 |
| 5.2.1. Виды организационных документов | 53 |
| 5.2.1.1. Устав | 53 |
| 5.2.1.2. Должностная инструкция | 54 |
| 5.2.1.3. Положение | 55 |
| 5.2.1.4. Штатное расписание | 64 |
| 5.2.1.5. Структура | 65 |
| 5.2.1.6. Правила внутреннего распорядка | 65 |
| 5.2.1.7. Доверенность | 66 |
| 5.3. Информационно-справочные документы | 68 |
| 5.3.1. Акт | 68 |
| 5.3.2. Служебное письмо | 69 |
| 5.3.3. Факсимильное сообщение | 78 |
| 5.3.4. Докладная, объяснительная и служебная записка | 79 |
| 6. Организация документооборота в университете | 80 |
| 6.1. Порядок прохождения поступающих документов | 80 |
| 6.2. Работа исполнителей с документами | 85 |
| 6.3. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов | 86 |
| 6.4. Регистрация входящих документов | 89 |
| 6.5. Регистрация исходящих документов | 91 |
| 7. Контроль исполнения документов | 93 |
| 7.1. Основные требования к организации контроля исполнения документов | 93 |
| 7.2. Сроки исполнения документов | 95 |
| 7.3. Организация контроля исполнения входящих документов | 95 |
| 8. Индексация документов | 97 |
| 8.1. Индексация документов | 97 |
| 8.2. Печатание и тиражирование документов | 97 |
| 8.3. Учет и хранение печатей и штампов | 98 |
| 8.4. Учет и хранение бланков | 101 |
| 9. Организация документов в делопроизводстве | 102 |
| 9.1. Составление номенклатуры дел | 102 |
| 9.2. Порядок формирования дел, учета и хранения дел | 107 |
| 10. Порядок передачи документов на хранение в архив | 113 |
| 10.1. Экспертиза ценности документов | 113 |
| 10.2. Формирование и оформление дел | 116 |
| 10.3. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения | 122 |
| 10.4. Подготовка и передача документов в архив | 124 |
| Приложения | 126 |
|
|
|
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 203; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!