Отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
6 . ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УНИВЕРСИТЕТЕ
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот РГЭУ (РИНХ).
Различают три основных потока документации:
· документы, поступающие из других организаций (входящие);
· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
· документы, создаваемые в РГЭУ (РИНХ) и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).
Порядок прохождения поступающих документов
6.1.1. Все документы, поступающие в РГЭУ (РИНХ), принимаются канцелярией ежедневно (с 8:30 до 17:15), где проходят первичную обработку, регистрацию и направляется на рассмотрение руководству РГЭУ (РИНХ) и непосредственно структурным подразделениям.
Документы в РГЭУ (РИНХ) поступают по почте, курьером, фельдсвязью, по электронной почте и по системе электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации.
6.1.2. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
|
|
|
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
· получена доплатная корреспонденция;
· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует.
· если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
|
|
|
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.
Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. Если к поступившему документу имеется приложение, рядом с входящим номером делается об этом отметка, например: «+ прил. на 2 л.». Штамп имеет следующую форму:
| ФГБОУ ВО «РГЭУ (РИНХ)» «___»__________________20__ г. Входящий___________________ Дело №__________________ |
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
· если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
· если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
· если документ подлежит централизованному хранению в канцелярии, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в канцелярию»;
|
|
|
· если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
· если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником РГЭУ (РИНХ). Первичная обработка документов осуществляется в день их поступления в канцелярию или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
6.1.3. Вскрытию не подлежит корреспонденция, поступившая с пометкой «Лично». Также без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам. Если документ является ответом на запрос по ранее рассматриваемым документам, то он передается непосредственно исполнителям.
6.1.4. Полученные канцелярией документы передаются в структурные подразделения. Правительственные документы, телеграммы доставляются сотрудником канцелярии адресатам немедленно или их содержание передается по телефону.
|
|
|
6.1.5. Предварительное рассмотрение документов проводится, с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения ректором и направляемые непосредственно проректорам, другим руководителям структурных подразделений или конкретным исполнителям. Такое распределение осуществляется исходя из оценки содержания документов в соответствии с установленным распределением обязанностей и функций руководителей, что позволяет освободить ректора от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать руководители структурных подразделений.
6.1.6. Документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации. Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении № 18.
6.1.7. Документы, не требующие доклада руководству РГЭУ (РИНХ), направляются канцелярией для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие на имя ректора документы, регистрируются в канцелярии.
6.1.8. На рассмотрение ректора передаются документы, полученные от вышестоящих государственных органов власти и управления, содержащую информацию по принципиальным вопросам деятельности РГЭУ (РИНХ), и другие документы, требующие решения ректора.
6.1.9. Ректор на рассмотренном документе проставляет резолюцию.
6.1.10. Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению и регистрации не подлежат.
6.1.11. Передача документов исполнителям, в зависимости от того, где они были зарегистрированы, осуществляется канцелярией.
6.1.12. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Допускается передача документов на бумажных носителях с соответствующей пометкой в регистрационных формах.
6.1.13. Поступившие документы вскрываются сотрудниками канцелярии, в структурных подразделениях – документоведами или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
Конверты на имя ректора или на имя РГЭУ (РИНХ) вскрываются в канцелярии. При вскрытии конверта документы, относящиеся к деятельности подразделений передаются в конкретное подразделение, где документы регистрируются и передаются исполнителю внутри подразделения для дальнейшей работы над ними. Ответственный за доставку документов внутри подразделения обязан передать его после регистрации исполнителю, в течение рабочего дня.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 180; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!