Документирование управленческой деятельности
4.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий (ГОСТ Р 6.30-2003), т.е. создании управленческих документов.
4.1.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила (ГОСТ Р 6.30-2003), обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации -автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д. (приложение 1)
Бланки документов университета
4.2.1. Документы которые оформляются на бланках РГЭУ (РИНХ) имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения [расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»]
В РГЭУ (РИНХ) применяются следующие бланки: общий бланк (приложение 2); бланк письма (приложение 3); бланк конкретного вида документа (приложения 4,5).
|
|
|
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210 мм).
Общий бланк используют для изготовления любых документов (кроме письма).
Отдельные документы, большие таблицы, схемы, диаграммы изготавливаются на бумаге формата A3 (297х420мм); организационно-распорядительные, справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы) –на бумаге формата А4. В целях экономного использования бумаги распорядительные документы допускается изготавливать на бумаге формата А5.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее 20 мм – левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
4.2.2. Бланки в РГЭУ (РИНХ) изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа. 3аказ на изготовление бланков производится в Издательстве РГЭУ (РИНХ), образцы бланков согласовываются в установленном порядке и утверждаются ректором. Бланки изготавливаются типографским способом в лаборатории оперативной печати, штампуются сотрудниками канцелярии в нижнем правом углу.
При выдаче бланки регистрируются в журнале, где фиксируется дата выдачи, наименование подразделения, номер бланка, подпись получившего бланк, расшифровка подписи (форма журнала приведена в приложении 12).
|
|
|
4.2.3. Учет бланков строгой отчетности (дипломы, академические справки, и т.д.) производится в соответствии с положением от 13.02.2014 г. № 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ростовском государственном экономическом университете (РИНХ)» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.03.2014 г. № 31540).
Уничтожение бланков строгой отчетности, вышедших из применения, производится только после составления акта о выделении к уничтожению.
Оформление реквизитов документов
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов (приложение 1). Каждый конкретный вид документа содержит свой набор обязательных реквизитов, порядок размещения которых в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид (приложения 2, 3).
Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов:
|
|
|
- наименование организации;
- должность лица, подписавшего документ;
- подпись должностного лица;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- справочные данные об университете;
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование документа;
- текст документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- отметка о наличии приложений;
- гриф согласования;
- гриф утверждения;
- виза;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- указания по исполнению документа;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о конфиденциальности;
- отметка о поступлении документа в организацию.
Наименование организации
Полное наименование университета, применяемое на бланках, –федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)», установлено в Уставе РГЭУ (РИНХ).
Также Уставом установлено сокращенное наименование университета на русском языке ФГБОУ ВО «РГЭУ (РИНХ)»
На бланках над наименованием РГЭУ (РИНХ) указывается полное наименование вышестоящей организации.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 92; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!