Средства активных коммуникаций 10 страница
Именно этот подход и называется системным мышлением: каждый видит жизнь как совокупность отдельных систем (можно назвать их процессами, механизмами, машинами), которые по очереди нужно выделить и усовершенствовать. А потом за ними будут регулярно ухаживать в рамках технического обслуживания и модернизации. Большинство людей упускают из виду элементарную деталь: в течение дня, как и в ходе всей жизни, каждое совершаемое нами движение – один шаг в линейной последовательности, направленной на достижение той или иной цели. Каждое наше действие – компонент системы, обладающей целью. Вы инженер‑проектировщик, и только вы управляете событиями дня. Вы не лист на дереве, чья судьба зависит от порыва ветра.
В части I мне прежде всего хотелось показать примеры и представить доказательства, чтобы помочь вам увидеть механизмы собственной жизни на интуитивном уровне. Я часто повторяюсь, пытаясь довести до вас свои мысли. Вы уже всё поняли? Если нет, потерпите, пока я буду воспроизводить элементы нового ви дения и методы его применения. Если озарение не придет к вам в ближайший момент – это нормально. Лучший способ добиться успеха – играть роль, пока она не станет вашим вторым «я».
Первый шаг: визуализируйте системы
Вы уже знаете об этом. Во‑первых, убедитесь, что вы различаете системы. Во‑вторых, тщательно изучите их по отдельности. Настройте их, задокументируйте выполненные действия и в дальнейшем поддерживайте их в рабочем состоянии. Выделив отдельные системы жизни в реальном времени – скопления картинок, звуков и событий, из которых состоит ваша жизнь, – вы сможете изучить, а затем четко управлять их работой. Но для начала необходимо их увидеть.
|
|
|
Первый и важнейший шаг – достичь высшей точки, в которой вы увидите все окружающие вас системы. Это мини‑прозрение. Когда оно наступит, вы поймете, что системы формируют вашу жизнь , что умение управлять ими значит руководить на элементарном уровне. Вы пересмотрите свое существование. Детали будут четче, а цвета – ярче. Вы больше не будете воспринимать мир как скопление людей, объектов и ситуаций. То, что казалось сложным, станет элементарным. Несомненно, новое ви дение заставит вас изменить стратегию. Вы будете стремиться к совершенствованию, потому что это самый разумный вариант.
Выйдите за пределы системы
Если вы намерены понять, какую роль играете в механизме под названием «жизнь», то должны посмотреть на него со стороны. Вы должны выйти за его пределы, если хотите увидеть себя его частью. Вы не запутаетесь, а четче увидите свое существование.
Нет необходимости приводить список из десяти этапов для достижения результата. Вы должны увидеть процессы жизни с той же ясностью, с которой воспринимаете окружающие вас физические объекты. И тогда пробелы заполнятся. События дня станут отдельными элементами, расположенными в логической последовательности. Это метафизическая граница, которую вы увидите, будучи сторонним наблюдателем своей жизни.
|
|
|
Теперь вы думаете: «Почему я не понимал этого раньше?» Посмотрев на свою прежнюю жизнь, вы замечаете, что погрязли в мелочах и не видели процессов, которые лежат в основе событий. Вы помните день, когда с ваших глаз спала пелена и перед вами открылись последовательные системы жизни, изменилось восприятие мира. Вы также помните первое ощущение от влияния системности и ее первые результаты. Материальное вознаграждение не заставит себя долго ждать. Вы помните, что для прозрения не нужны сильная вера или усердная работа. Нужно только спокойное наблюдение.
Ваши действия
Вы обрели знания и теперь будете действовать. Рассмотрим следующие моменты.
Во‑первых, в расчет принимаются только действия . Благих намерений, положительного отношения, энтузиазма недостаточно. Даже мышление не имеет особого значения. Важно только то, что мы делаем, здесь и сейчас, в материальном мире.
|
|
|
Во‑вторых, достаточно делать все хорошо бó льшую часть времени . Все, что не получается, только часть накладных расходов (затраты на ведение бизнеса, риск, внешние беспорядки, управление событиями, иногда неожиданными, и сама жизнь). Признайте, что не всегда все будет идеально. Это побочный продукт движения вперед. Три шага вперед и один назад – такова жизнь.
В‑третьих, помните, что многие терпят неудачи не из‑за того, что совершают ошибки. Они просто ничего не предпринимают. Если это ваш случай, стоит изменить взгляды.
Каждый день будет новым
Контроль дает невероятное удовлетворение. Мир обретает смысл, вы управляете собственной судьбой. Вы твердо поверите в новое ви дение, поскольку со временем жизнь будет становиться все лучше. Я еще раз останавливаюсь на этом моменте и подробно объясняю его, потому что это ключ ко всему: усвоив и постоянно применяя системное мышление, вы станете другим человеком. По утрам вы больше не будете ощущать тревоги, а голова не будет забита предстоящими проблемами. Днем вам не придется срочно решать бесчисленные вопросы, а вечера проводить за бумажной работой или сидя перед телевизором, как зомби, без надежды на то, что завтра станет легче.
|
|
|
В конце дня вы увидите, что занимались творческими проектами и плодотворными беседами с сотрудниками, клиентами, друзьями и семьей. Вы ощутите удовлетворение, потому что этот день стал еще одним шагом на пути к свободе и процветанию. Вы больше не мечтаете о звездном часе, потому что он уже наступил. Вы уверены, что живете достойно.
В течение дня вы не просто движетесь к достижению главных целей, но и проводите время с дорогими вам людьми и делаете все, что планировали. Сейчас у вас достаточно денег, круг вашего влияния расширяется. Вы довольны собой. Вы знаете, почему ваша жизнь такая, к какой вы стремились. И все только благодаря вам: вы сделали это для себя!
Осквернение социальной системы
Во время нашего пребывания в Италии мы остановились в небольшом гостевом доме крохотного прибрежного городка Монтероссо. Как‑то утром, когда Линда еще спала, я сидел за столиком в углу ресторана. Вокруг меня, с капучино и выпечкой, сидели и другие туристы. Отставив в сторону пустые тарелки, я работал за ноутбуком, расставляя последние штрихи в первом издании этой книги.
Ко мне подошла менеджер гостиницы. На неуверенном, но хорошем английском она спросила: «Вы закончили свой завтрак?» Я ответил по‑итальянски: «Да». Тогда она сказала: «Для работы на компьютере спуститесь, пожалуйста, в холл. А здесь место для завтрака». Эта простая фраза – «Здесь место для завтрака» – совершенна. Менеджер гостиницы попала в точку, и я сразу все понял. Ее слова абсолютно логичны. Я работал в месте для завтрака, и это было неправильно. Итальянцы считают прием пищи своего рода священным таинством, которое ни в коем случае нельзя осквернять работой. Мое посягательство было бездушным. Я неуважительно отнесся к правилу, которое соблюдается уже множеством поколений.
Я спустился в холл, где допускалось многое, даже занятой американец со своим ноутбуком. Теперь я понимаю, как европейцы иногда относятся к неучтивости американцев. Слишком часто вместе с собой мы привозим свои заносчивые привычки. Этот постыдный пример напоминает мне о том, что я всегда должен уважать системы других людей.
Часть II
ПУТЬ К ДОСТИЖЕНИЮ ЦЕЛЕЙ, ИЛИ СТРАТЕГИЧЕСКИ ВАЖНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ГЛАВА 8
Горькая пилюля
Есть люди, которые живут в мире грез, и есть те, кто живет в реальности, а есть те, кто может превратить одно в другое.
Дуглас Эверетт[26]
Запись рабочих стандартов так же важна, как ваши мысли. Ниже показаны основы ведения документации согласно методике системного мышления. В книге они представлены в том виде, в каком применяются в Centratel; вы же можете адаптировать их под собственные требования. (Для упрощения процесса изучите материалы по программному обеспечению для ведения деловой документации по ссылке www.workthesystem.com/documentation.) При помощи документации вы превратите процессы в безотказные механизмы, которые всегда будут четко выполнять ваши приказы.
Такую же аналогию Линда провела с тремя основными документами (она будет особенно понятна жителям США). «Стратегическая цель» – ваша Декларация независимости, наказ на светлое будущее. «Основные принципы работы» – своего рода Конституция, набор инструкций для принятия решений в будущем. «Методы работы» – законы, правила вашей игры. Разве можно представить себе правительство без документально оформленных основ его организации? Почему же в вашем бизнесе, работе или личной жизни должно быть иначе?
Вначале вы создаете «Стратегическую цель», потом «Основные принципы работы». Они дают вам точку опоры, помогают придерживаться верного курса. Их разработка и сопоставление не отнимут у вас много времени. И только потом вы начнете работать над «Методами». Именно на них вы потратите больше всего времени. Повторюсь, внесение изменений в систему – ее совершенствование, а их документирование – метод работы.
Сделать нужно самую малость
Вскоре после того, как в моей голове «загорелась лампочка», я понял, что создание необходимой документации – процесс небыстрый. Временами он даже кажется нудным: очевидно, что создание перечня всех систем займет какое‑то время. «Методы работы» написать гораздо сложнее, чем два других контролирующих документа.
Не понаслышке я знал, что именно так все и происходит в отрасли телефонных справочных служб: немногие владельцы бизнеса смотрят на свои компании со стороны и сверху. Они запутались во внутренних механизмах, «охотятся за кротами», появление которых всегда неожиданно, но неизбежно. Я понял, что так происходит не только в нашей отрасли. Очень немногие компании малого бизнеса документально закрепляют свой курс, но еще меньше ведут хронику рабочих процессов.
Почему так? Я задумался. Если эта методика так проста и эффективна, почему ее не придерживается большинство владельцев малого бизнеса? Возможно, работа над документацией слишком сложна? Слишком трудоемка? Вот где собака зарыта! Сделать нужно самую малость – вот неопровержимое доказательство эффективности моей методики! Это открытие вызвало у меня огромное желание взяться за создание списка задач. Если я должен определить четкое направление, довести до совершенства все процессы, а затем поддерживать их идеальную работу, создание описательного документа абсолютно логично. А следующим неизбежным шагом станет принятие необходимых мер для того, чтобы все сотрудники придерживались инструкций.
Мой следующий шаг был очевиден. Но создание документов займет время, которое я мог бы потратить на попытки удержать бизнес на плаву. В ходе улучшения процессов и разработки документов нельзя забывать о потребностях компании. Я задумался, где мы возьмем время на все это. А потом понял, что этот вопрос теоретический. Мы должны это сделать, иначе компания потерпит крах. Если же нам это удастся, то процветание не за горами. Итак, я проглотил горькую пилюлю, понимая, что нам предстоит серьезная работа. Нужно создать документы: пусть это не очень интересно, зато эффективно. Я с головой погрузился в работу.
Создайте себе мотивацию
Помните: нет такой кнопки, нажав которую можно резко изменить все аспекты в лучшую сторону. Документирование систем требует внимания и времени. Но вы уже работаете много и усердно. В чем тогда смысл? Просто скажите себе, что еще какое‑то время нужно работать в таком же темпе. Подумайте о подвигах. Да, создание документации может показаться скучным. Но если у вас хватит сил довести процесс до конца, вы совершите настоящий подвиг.
Подготовка ведет к контролю
Да, создать документацию будет сложно, но как только она будет разработана и внедрена, ваша рабочая нагрузка значительно снизится. Когда‑то я работал по сто часов в неделю, теперь – по два. (С другой стороны, если вы хотите или вынуждены по‑прежнему работать много, почему бы не повысить количество и качество конечного продукта? Для продавца это означает заработать больше денег, для менеджера – быстрее подняться по карьерной лестнице.)
У вас появится больше времени на подготовку, а именно она обеспечит контроль над событиями будущего и поможет повысить эффективность. Та, в свою очередь, даст больше свободного времени, часть которого вы сможете вложить в дополнительную подготовку. Это полная противоположность закону убывающей эффективности. Это закон возрастающей эффективности: цикличный механизм, который основан на постоянно улучшающихся результатах.
Главное препятствие для качественной подготовки – нежелание тратить на нее необходимое время! В самом начале, даже если вы уже четко осознали, что вся жизнь состоит из систем, нужно запастись терпением и поддерживать самодисциплину. Необходимо шлифовать методы работы, пока у вас не начнет появляться свободное время и не придет процветание. Глубоко в душе вы начнете понимать, что действуете верно. Когда появятся результаты – а они не заставят себя долго ждать, – вы станете фанатом ведения документации.
Учтите, что некоторые документы пригодятся в личной жизни, но они будут неформальными. Ниже, в качестве образца, дано краткое описание того, что вы будете создавать (подробнее см. главы 10–11).
1. «Стратегическая цель». Этот одностраничный документ обозначит общее направление. Вы разработаете его самостоятельно. Разделите процесс на несколько этапов. На это вам потребуется не больше 6–8 часов. (Внимание: это не групповая работа, а ваша как руководителя.) Как только вы составите «Стратегическую цель», вы почувствуете отдачу от своих сотрудников (и вышестоящего руководства, если таковое имеется). По мере необходимости вы будете вносить в этот документ корректировки. Но с годами он изменится незначительно. Создайте отдельный документ для личной жизни (в разделе приложений приведена «Стратегическая цель» компании Centratel).
2. «Основные принципы работы». После разработки «Стратегической цели» начните составлять список основных принципов. На этот двух‑трехстраничный документ с краткими рекомендациями по принятию решений уйдет 10–12 часов, но эти часы лучше растянуть на месяц или два, по мере прояснения принципов (да, создание этого документа – тоже ваша работа, хотя вам и захочется привлечь сотрудников). Вы будете опираться на свой опыт и формулировать принципы с учетом системного мышления. Эти принципы – то, во что вы верите. Не спешите. Тщательно продумайте все принципы, и тогда они не будут сильно меняться в дальнейшем. Для бизнеса вам потребуется проработанный набор принципов, в личной жизни можно воспользоваться менее формальными (документ «Тридцать принципов работы Centratel» приведен в разделе приложений).
3. «Методы работы». Вместо бесконечного «тушения пожаров» вы будете тратить больше времени на создание огнеупорной окружающей среды. Производственными инструментами станут «Методы работы». Это набор стандартов, которые обрисуют функционирование систем вашего бизнеса. (В личной жизни «Методы работы» не нужны, хотя сама концепция должна сопровождать вас всегда.) Они краткие, лаконичные и создаются вами и другими сотрудниками, коллегами и руководством, 95% методов будут представлены в виде последовательности шагов, оставшиеся 5% – в форме повествования. (На самом деле «Основные принципы работы» – те же «Методы работы», но в описательной форме.) Каждому процессу соответствует свой документально оформленный метод. Как и в случае с «Основными принципами», вы будете разрабатывать «Методы» сразу после составления документа «Стратегическая цель». Вы начнете с самых проблемных, важных процессов, а затем будете прорабатывать десятки, если не сотни, второстепенных, в зависимости от сложности бизнеса, работы или профессии. Но даже на начальном этапе это не займет весь день. Если у вас есть подчиненные, помните, что здесь работает стратегия «снизу вверх»: научите лучших сотрудников быть на подхвате. Разработанные на основе вашего опыта и корректируемые в соответствии с изменяющимися обстоятельствами «Методы работы» неустойчивы и подвижны (см. примеры в разделе приложений).
Требования образа жизни
Образ жизни накладывает свои требования. Это задачи, которые необходимо выполнить. Это четкие требования, а не что‑то, что можно сделать, «когда дойдут руки». Для формирования желаемого образа жизни нужно выполнить эти задачи, хотите вы того или нет. Неважно, насколько тяжела задача и насколько сильно ваше нежелание ее выполнять. Как только вы сделаете нужные шаги, все ваши усилия окупятся сторицей! Постоянно держите в голове установку: мне вовсе не обязательно должно нравиться то, что нужно сделать. Это просто нужно сделать. Девять из десяти человек не понимают этого. Они скорее рассуждают так: «Если мне не нравится то, что я делаю, значит, я делаю что‑то не так». Это тупик.
Документы, которые вы создадите, станут вашими пособиями по механике бизнеса. Но есть еще кое‑что важное. Все эти документы материальны и определяют вашу реальность . Имея такие письменные руководства, вы возьмете работу и будущее в свои руки. Каждый день вы будете видеть цели и методы их достижения. Это станет своеобразным напоминанием о том, что нужно придерживаться выбранного курса. Всегда помните, что импульсивные мысли, желания и надежды призрачны и могут сбить вас с пути. Документация же реальна, и она поможет вам двигаться в нужном направлении.
Контрольная документация в первой версии вовсе не должна быть идеальной. В ней допускаются грамматические ошибки, неправильная структура предложений, они могут быть краткими. Важно уже то, что вы будете создавать и применять ее. Просто начните! Привести ее в порядок вы сможете позже.
Эмоциональные потрясения
Став надежной почвой у вас под ногами, эти три документа помогут вам устоять даже при самых сильных потрясениях. А какие потрясения больше всего мешают вам развиваться? Ваши эмоции.
Документация расставит все по местам, приблизив вас к тому моменту, когда ваша жизнь окажется у вас под контролем: ваши убеждения о том, как функционирует этот мир, что для вас важно, каковы ваши цели и пути их достижения, методы работы. Благодаря этому в случае неизбежных эмоциональных потрясений, свойственных человеку, ваше движение вперед приостановится совсем ненадолго. Применяя эту методику, вы сведете к минимуму последствия ваших личных потерь времени. В такие периоды прогресс замедлится, но это все равно будет прогресс .
Принципиальный момент: взгляд со стороны
Временами по разным причинам вам будет казаться, что вы тонете. Но документация поможет вам выплыть на поверхность, не успев захлебнуться.
«Стратегическая цель», «Основные принципы» и «Методы» – ваши маяки. В тяжелые времена они напоминают, что бизнес – система систем, что достаточно внести определенные изменения во внешние или внутренние подсистемы. Если вы выбились из сил и вас одолевают негативные эмоции, у вас под рукой уже есть руководства к действию. Они вернут вас на верный путь или, по крайней мере, не дадут значительно отклониться от курса. Как говорил Мик Джаггер: «Заходи далеко, если сможешь вернуться».
Когда вы осознаете, что смотрите на свое временное подавленное состояние со стороны, вы поймете, что достигли большего уровня контроля. Это когнитивный самоконтроль: способность анализировать и менять свое мышление, глядя на себя со стороны. Вы увидите свои мысли как механизмы: отдельные, осязаемые единицы, такие же, как и любой механизм подконтрольной вам системы.
Ваше новое ви дение покажет вам, что причины потерь времени просты: дефицит сна, повышенный уровень сахара в крови, чрезмерная загруженность, слишком частый просмотр телевизора, неприятные люди, мрачная окружающая обстановка, последствия приема медикаментов и многое другое. Посмотрите на эти факторы со стороны, чтобы увидеть их такими, какие они есть. В следующий раз устраните или сведите к минимуму их воздействие, чтобы впредь они не высасывали из вас энергию и не загоняли в депрессию.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 156; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!