Средства активных коммуникаций 9 страница
Системное управление
У каждой из ваших личных систем свои направление и идея. Все они к чему‑то стремятся. Все системы направляются в определенное русло генетическими моделями, усвоенными формулами, культурными кодами на основе цвета кожи, пола, склонностей, личных интересов и, конечно, естественных физических потребностей в сне, сексе, еде и выживании. И всеми ими управляет какая‑то неведомая сила, которую многие из нас называют Богом.
Итак, каждый из нас – система систем. Но вот в чем загвоздка: некоторые из этих систем (помните, что каждую из них можно визуализировать как отдельную единицу) движутся в непонятном направлении, срывая наши попытки достичь осознанных целей. В лучшем случае приходится объединять системы. В худшем – неисправный компонент одной системы становится причиной проблем, которые подрывают все наши усилия и вызывают ощущение отсутствия контроля над собственной жизнью. Это ужасное чувство не редкость. Большинство не управляет своей жизнью, особенно если в определение контроля включить такой количественный показатель, как «Я не получаю от жизни желаемого».
Кажется, что жизнь слишком сложна. Но вы вовсе не беспомощны в своих попытках полностью контролировать обстоятельства. Вы можете последовательно прорабатывать конкретные компоненты системы, вырывая их из хаоса. Это системное управление в простейшем виде. Удивительно, но ни его тонкости, ни ваша склонность отклоняться от курса не помешают вам совершенствовать механизмы, вращающие колеса вашей жизни.
|
|
|
Можно перечислить множество второстепенных индивидуальных систем, необходимых в повседневной жизни, не говоря уже об основных первичных: ведение бизнеса или выполнение работы, учеба в колледже, воспитание детей, энергичная и осмысленная жизнь на пенсии, простая и спокойная жизнь дома, общение с семьей и зарабатывание денег. (На протяжении пятнадати лет я в одиночку воспитывал двоих детей, и уж поверьте, эта роль – величайшая проверка человеческой способности одновременно решать срочные проблемы, строить будущее и оставаться в здравом уме.)
Одновременное выполнение множества функций принято называть многозадачностью. Термин не совсем верен, поскольку он подразумевает, что сознательное одновременное управление множеством задач – своего рода свершение, достойное похвалы. Мы же стремимся к системному управлению . Этот термин подразумевает хорошо продуманный механизм, при котором четко контролируются все элементы и не приходится жить на грани кризиса, уповая на чудо, скрещивая пальцы, молясь и оправдывая одержимость.
Если установлены четкие цели и бóльшую часть времени вы тратите на управление системами, направляя их на достижение целей, прекрасные результаты появятся сами. Задумайтесь над холистическими решениями, которые скрывают многокомпонентность жизни: новый рынок продукта, лучший менеджер для компании, больший дом, новый начальник, новая супруга. Это попытки наладить все и сразу. Конечно, иногда они необходимы, но полностью противоположны тому глубокому системному управлению, которое предлагаю я.
|
|
|
Перестаньте ждать манны небесной, считать жизнь запутанной и таинственной. «Ройтесь» в многокомпонентности жизни, примитесь за дело, устраняя неисправности в неэффективных механизмах. Попытки обрести покой и контроль над своей жизнью с помощью наркотиков, работы, еды, фанатичной приверженности религиозным или политическим догмам или чрезмерной озабоченности мелочами оскверняют простоту мира. Это обманчивые способы наладить жизнь одним махом. Легкие пути! Загляните глубже и приведите в порядок отдельные структурные компоненты, один за другим. Именно так в подсистемы вносится множество незначительных механических изменений, которые со временем превращаются в прочную первичную систему. Только так можно достичь желаемого.
|
|
|
Абстрагируйтесь от сложности жизни и работайте над своими системами. И для начала обозначьте свое направление и выберите стратегию (этот процесс вы начнете с составления «Стратегической цели» и «Основных принципов работы», которые описаны в главе 10).
И снова губительные холистические мысли
За последние тридцать лет слова холистический и глобальный прочно укоренились в нашей культуре. Зачастую нам кажется, что весь механизм работает плохо, поэтому его нужно заменить. К таким преувеличениям часто приводят склонность решать проблемы на скорую руку и излишний оптимизм. За ними скрывается более разумный путь: проанализировать структуру первичной системы, чтобы наладить работу неисправного компонента или заменить его. В самом начале система, вероятно, в большинстве случаев работает отлично. Неужели вместо того, чтобы ставить крест на ней, мы не можем просто настроить ее?
Как действуют успешные люди
Как и большинство людей, вы вряд ли задумывались над тем, насколько повседневная жизнь зависит от систем. А значит, вы не размышляли над возможностью настройки этих систем для решения возникающих проблем. Для большинства из нас жизнь – бесконечная игра «Прибей крота». Мы даже не задумываемся, что для уничтожения кротов нужно влезть поглубже в их норы.
|
|
|
Маленькие хитрые кроты – только приманка, которая отвлекает нас от необходимых действий. Я же предлагаю пробраться в глубину туннелей и истребить их. А потом, перед тем как вернуться на поверхность, провести серьезную обработку, чтобы в будущем кроты не появлялись. Уверенные в том, что они никогда больше не будут нам мешать, мы начнем приводить в порядок другие жизненные процессы. Вот в чем заключается суть механики: восполнить отрицательные результаты проблемы можно, но если мы не отладим процесс, который стал ее причиной, она обязательно возникнет снова.
Немногие улавливают суть системного подхода успешных руководителей, которые интуитивно понимают, что иногда проблема лишь кажется обособленной. Они рассматривают проблему как результат ошибки неисправной системы, которую можно настроить. Для них (чаще это руководители частных компаний) проблема – не просто причина неприятностей, которую нужно устранить и забыть. Это звоночек. Как только руководитель исправит негативные последствия, ему нужно сделать второй шаг. Именно он ключ ко всему. Отслеживаются причина проблемы и неисправная подсистема, которая ее вызвала, а затем в последнюю вносят изменения, чтобы проблема не возникла снова. Вот как действуют успешные люди!
Благодаря дальновидности руководителя проблема в системе инициирует изменения в подсистеме. Руководитель постоянно совершенствует подсистему, шаг за шагом превращая первичную систему в более устойчивый и надежный механизм. Справившись с проблемой, успешные люди устраняют ее причину. Именно это и отличает людей, которые контролируют свою жизнь, от тех, кто не имеет контроля, успешных от неудачников.
Внесение изменений в систему – ее совершенствование, а его документальное оформление – «Методы работы». Важно записывать все внесенные изменения. Иначе система вернется к неэффективной непредсказуемости, вызванной выполнением работы на скорую руку, устаревшими, но удобными методами, ежедневным давлением или неразберихой, вызванной взаимодействием разных людей. Документирование превращает человеческие отношения в механическую единицу и просто необходимо. Повторимся: при устранении проблем таким методом система становится еще более эффективной. И это прекрасно, потому что со временем механизм становится лучше. Только представьте себе механизм, который со временем не изнашивается, а совершенствуется!
Поначалу такие пошаговые усилия пугают. Какое‑то время вы будете именно так работать с системами, а потом зададитесь вопросом: «Когда же, наконец, закончатся эти проблемы? Когда уже я перестану все исправлять и записывать?» Но вы все равно продолжите. Через некоторое время вы заметите, что количество проблем и скорость их появления снизились. Вам больше не приходится устранять неожиданные неприятности. Именно в этот момент у вас появляется уверенность. В механизме все реже возникают неполадки, работа компании и личная жизнь становятся эффективнее и спокойнее. Улучшаются конечные результаты. Работая над системами, вы управляете жизнью и никогда не вернетесь в прошлое!
Ваша задача
Ваша задача – настраивать системы последовательно, не отклоняясь от курса на решение случайных проблем, какими бы они ни были. Ваша задача – перестать тушить пожары в последнюю минуту и начать предотвращать их.
Рябь на воде и сильные волны
В Centratel процесс совершенствования системы продолжается уже двенадцать лет после внедрения этого метода. Сейчас проблемы возникают настолько редко, что, когда всплывает какая‑то из них, сотрудники в буквальном смысле набрасываются на нее с удвоенной силой. Трудно передать словами, как приятно руководить такой компанией. На личном фронте, как и в работе, иногда случаются взлеты и падения (такова жизнь!), но сейчас я более гибок и всегда готов к неожиданным ударам. Для продавца яблок опрокинутый воз – катастрофа, а время от времени падающие фрукты – незначительная, поправимая случайность. Совсем избавиться от случайных проблем, вызванных обстоятельствами или ошибкой человека, невозможно. Никто не идеален!
Как в работе, так и в личной жизни на явные ошибки приходится небольшой процент отклонений. Большинство проблем вызваны управлением несуществующими процессами. Ваше новое ви дение значительно сократит такие проявления неэффективности (подробнее об этом мы поговорим в главе 13). А как быть, если вы переживаете тяжелую травму или потерю близкого человека? Повторюсь: сила и жизнеспособность – побочные результаты системного мышления. Сильные и устойчивые лучше справляются с неизбежными бурями.
Ежедневное обслуживание и внесение корректировок
Как только новые процессы начали функционировать, вы сосредоточитесь на ежедневном анализе набора систем. Такой анализ – отличная штука. Процент времени, затрачиваемого на настройку систем, постепенно снижается, а доля времени на поддержание их работы растет (подробнее о ежедневном обслуживании систем мы поговорим в главе 9).
Бизнес – это искусство
Эти слова я написал спонтанно, сидя в кофейне в деловой части города в начале марта 2011 года и занимаясь оформлением нового издания. На какое‑то время я задумался. Концепцию предложил один из моих читателей, который кратко объяснял ее так: «Кто сказал, что искусство – обязательно холст, скульптура или музыкальный инструмент? Искусство – творчество . А что может показать творческую предприимчивость лучше, чем создание успешного бизнеса?» И действительно, бизнес – искусство в чистом виде! Художник и музыкант не должны с презрением относиться к предпринимателю или руководителю компании, которые берут картинки, звуки, события, предметы, людей и создают на их основе успешную компанию или отдел. Бизнес – это искусство , героическое начинание, которое дает два великолепных побочных продукта: ценность для других (сотрудников и клиентов) и конечные результаты для его создателя.
Как заметить слабое системное управление
Когда вы на себе почувствуете, что такое системное управление в повседневной жизни, вы заметите, когда оно начнет функционировать плохо. Взаимодействуя с миром, вы будете критически анализировать и то, что работает, и то, что не работает. Вы будете четко видеть процессы, контролируемые другими людьми. Вы всегда будете сторонним наблюдателем за качеством обслуживания. Вы поймете, почему на самом деле люди, которые обещают перезвонить, не звонят, почему в некоторых ресторанах, магазинах и гостиницах такое отвратительное обслуживание, почему поставщики услуг поддерживают связь только время от времени. Вы разовьете способность определять слабых сотрудников, упущенные сроки, несдержанные обещания, плохие отношения и небрежность. Вы научитесь распознавать неправильно функционирующие системы человека как логичный конечный результат некачественного системного управления – как организационного, так и личного. Функциональные нарушения в наше время широко распространены. Если вы примете новое системное ви дение, то начнете замечать их. Но когда вы столкнетесь с примером личной или организационной эффективности, вы сможете сполна оценить ее.
Сталкиваясь с некачественным обслуживанием, помните, что проблема не в сотруднике, который стоит перед вами (хотя он может быть грубым или невнимательным), а в том, кто находится во главе компании и не управляет ею должным образом. Посочувствуйте горе‑руководителю. Большинство людей не понимают методику совершенствования системы или не знают о ее существовании. Руководствуясь лучшими намерениями, усердно работая, они спотыкаются и лихорадочно решают срочные проблемы. И я был таким.
А как насчет тех, кто действует в обход правил и идет по головам? Вот тут надо быть осторожными. Не путайте порочность с проблемой механики, простой нехваткой внимания к деталям личных поведенческих систем. Личные отношения – система, методику которой следует разрабатывать и последовательно выполнять. Невнимательный человек подумает, что проблема – не в недостатках конкретных людей, а в плохой работе над системой отношений . Это упущение создает порочный круг. Такие люди не перезванивают, забывают про дни рождения, не здороваются с незнакомцами, не улыбаются просто так, не отправляют благодарностей, не передают приглашений и никогда не слушают собеседника. Им не интересны ни успехи, ни неудачи тех, кто перед ними. В ответ они тоже не получают должного внимания. Такие одинокие люди чувствуют себя отвергнутыми и еще больше уходят в себя. Это их ошибка? С точки зрения механики – да.
Увы, некоторые люди забывают о правилах дружбы и взаимоотношений. Возможно, им это не очень нужно, но, вероятнее всего, они просто не понимают сути: для поддержания дружеских отношений нужно постоянно прикладывать усилия и думать наперед. Наш мир практически идеален. Но оглянитесь вокруг, и вы поймете, что в наше время не хватает таких простых человеческих качеств, как надежность и постоянство. И людям кажется, что такая ситуация нормальна. На самом деле ее стоит считать нормой. К счастью для вас, она поможет вам выделиться из толпы без особых усилий. Ваше окружение начнет замечать, что вы внимательны к деталям, надежны, а ваши слова не расходятся с поступками. Они почувствуют ваше спокойствие, уверенность и контроль над собственным миром. Люди смогут полагаться на вас, будут знать, чего от вас ждать, и это будет привлекать их. К вам потянутся клиенты, хорошие сотрудники, надежные друзья, потому что при построении отношений вы твердо придерживаетесь простых установок системного управления.
Ваша жизнь: проблемы или порядок?
Перейдем к конечному результату. Как вы воспринимаете свою жизнь? Вы считаете ее проблемной, несправедливой, непредсказуемой и суровой? Или она последовательна и целенаправленна? Повторюсь: дело не в позитивном или негативном отношении и не в философских учениях. А в простоте, механике и логике. А какой вы видите свою жизнь?
Один известный миллионер
Как‑то мы ездили в отпуск в Италию, в Сиену. Мы пробыли там всего несколько дней, но из‑за нарушения суточного режима (сдвиг на десять часовых поясов) по ночам я видел странные сны. Один такой сон побудил меня к сочинительству в два часа ночи.
Всем известный мультимиллионер предложил мне занять в его конгломерате из нескольких сотен международных корпораций должность управляющего директора по производству и технологиям. Получив такое предложение от магната в его конференц‑зале для особых случаев, во сне я думал, что все у меня получится. Несмотря ни на что: на то, что родом я из крохотного городка, у меня нет ученой степени, я не соответствую многим вроде бы необходимым требованиям. Мои задачи будут прозаичны: многочисленные поездки, неизбежные личностные конфликты, а принадлежность к корпорации вызовет у меня ощущение загнанности в клетку (мой мир гораздо меньше, но по крайней мере в нем я живу по собственным правилам).
Почему во сне я был настолько уверен, что все будет именно так? Потому что моя воображаемая должность подразумевала бы работу в соответствии с теми же простыми механическими причинно‑следственными связями, с которыми я имею дело и сейчас, только в гораздо большем масштабе. Я бы создал собственную систему работы в этой огромной корпоративной структуре, где, образно говоря, один плюс один по‑прежнему равно двум. Кроме масштаба, не менялось бы ничего: мои задачи нисколько бы не отличались от тех, которые я решаю сегодня.
ГЛАВА 7
Понимание
Я пытаюсь освободить твой разум, но могу только показать тебе дверь. Только ты сам можешь войти в нее.
«Матрица»[25]
Сначала вы работаете над своими системами, затем они начинают работать на вас. Представим себе следующий сценарий. Недавно выяснилось, что один из менеджеров компании, в которой вы работаете, создал свой отдел. Что в итоге? Низкие результаты и хаос.
Вчера его уволили. Вас огорчает, что руководитель отдела потерял работу, но вы понимаете, почему это произошло. Порой такое случается, и о подобных ситуациях вы знаете не понаслышке. Вы специалист по устранению проблем в вашей компании, и ваша задача – сложить упавшие яблоки в тележку. Вы идете в этот отдел, занимающий всего один кабинет в здании. Вы входите в большое, тускло освещенное помещение. Вы уже бывали здесь раньше. Комната пуста, если не считать нескольких десятков деревянных ящиков разного размера. Контейнеры с откидными крышками разбросаны вокруг. Сначала вы меняете перегоревшую лампочку, а затем расставляете по местам разбросанные коробки. После этого вы сможете выполнять свою работу в логическом порядке.
С собой вы взяли ящик с инструментами и инструкции на случай возникновения вопросов. Методы ремонта и технического обслуживания понятны и хорошо продуманы. Вы уверены в этом, потому что вы контролировали их создание. Поскольку раньше к содержимому этих ящиков относились пренебрежительно, еще до приезда сюда вы знали, что понадобится много времени для завершения работы. Итак, вы принялись за дело. Вы открываете первую коробку и находите внутри аппарат, состоящий из шестеренок, проводов и рычагов. Техническое образование помогает вам понять устройство подобных механизмов. Вам ясно, для чего они предназначены и как собраны. Изучив тонкости, вы понимаете, что необходима настройка, и производите ее. В ходе работы вы заметили устаревший компонент. Конечно, вы замените его новым (вы всегда носите с собой запасные части). Устройство станет более эффективным и надежным.
Затем вы смажете все движущиеся части и протрете механизм. И, наконец, вы тщательно проверите его, чтобы убедиться, что все отлично работает. Убедились. На внутренней стороне крышки коробки вы напишете дату и свои инициалы, а также краткий отчет о проделанной работе. Теперь, когда появится новый руководитель отдела, в первый же день он сможет узнать, что и когда вы сделали. Вы закрываете крышку и переходите к следующей коробке. Процесс повторяется. Вы просматриваете все коробки одну за другой, совершенствуя каждый из находящихся в них уникальных механизмов. Закончив работу, вы закрываете крышку. Работа занимает весь день. Но время летит быстро, поскольку вы проводите его в творческом, конструктивном русле.
Завершив работу, уже стоя у двери, вы в последний раз обводите комнату взглядом. Коробки стоят ровными рядами, крышки закрыты, и вы уверены, что находящиеся внутри устройства отлично работают. Вы знаете, что теперь результаты отдела будут хорошими, поскольку каждый его механизм работает безупречно. Разве может быть иначе? Вам также известно, что новый руководитель будет стремиться к совершенствованию системы. Он будет следить за деталями, не допуская беспорядка. В отделе будут проводить плановое техобслуживание. Выключая свет и выходя из комнаты, вы довольны работой и собой.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 166; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!