Выдача денежных средств на командировочные расходы. 119 страница
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ
Командировки - постоянная статья затрат большинства строительных фирм, ведь стройки зачастую "разбросаны" по всей стране, а то и за ее пределами. Причем строителям приходится направлять в командировки не только управленцев для решения тех или иных производственных вопросов, но и основной персонал, выполняющий строительно-монтажные работы.
В статье мы расскажем о командировочных расходах в строительных фирмах, а также кратко остановимся на вопросах направления сотрудников в командировку, оформления первичных документов и порядка налогообложения расходов на командировки.
Общие положения
Понятие служебной командировки определено главой 24 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). Служебной командировкой на основании статьи 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом уточнено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Поскольку в определении речь идет о работодателе и работнике, в служебную командировку может быть направлено только лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях, возникающих на основании трудового договора, заключаемого работодателем и работником в соответствии с ТК РФ. Это же подтверждается пунктом 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).
|
|
|
Следовательно, физические лица, с которыми у организации не заключен трудовой договор, в служебную командировку направлены быть не могут. Нельзя командировать и сотрудника, работающего в строительной фирме на основании гражданско-правового договора. Такова и официальная точка зрения Минфина России, на что указывает Письмо Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844.
Кроме того, по мнению специалистов Минфина России, нельзя считать командировками деятельность лиц, не состоящих с организацией в трудовых отношениях, например иностранных специалистов, приглашенных в организацию для монтажа и наладки импортного оборудования, и, как следствие, производить им возмещение командировочных расходов. Такой вывод содержится в Письме Минфина России от 16 октября 2007 г. N 03-03-06/1/723.
В то же время анализ судебной практики позволяет отметить, что суды не всегда согласны с таким подходом финансистов в части возмещения командировочных расходов. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 5 марта 2009 г. по делу N А57-12814/2006 решение налогового органа о доначислении налога на прибыль, начислении пеней и штрафа, мотивированное неправомерным включением налогоплательщиком в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, оплаты командировочных работникам сторонних организаций, признано незаконным, поскольку судом установлено, что согласно условиям договоров субподряда налогоплательщик принял перед субподрядчиками обязательства по оплате командировочных расходов, вызванных производственной необходимостью.
|
|
|
Аналогичный вывод суда содержится в Постановлении ФАС Уральского округа от 30 апреля 2009 г. N Ф09-2594/09-С3 по делу N А76-15564/2008-39-356, судьи признали правомерными расходы на оплату командировочных затрат подрядчика.
По мнению автора, строительным компаниям-подрядчикам следует на данные судебные решения обратить особое внимание, так как им приходится довольно часто сталкиваться с возмещением командировочных расходов, произведенных ими в интересах заказчиков.
Сроки командировки
Как следует из Постановления N 749, на сегодняшний день нет ограничений в сроках командировки, поэтому строительная фирма может направлять своих сотрудников как в однодневную, так и в длительную поездку.
|
|
|
Вместе с тем в части длительных командировок строительным фирмам следует обратить внимание на Письмо Минфина России от 10 апреля 2009 г. N 03-02-07/1-176, из которого вытекает, что в этом случае командирующая организация может столкнуться с необходимостью постановки на учет своего обособленного подразделения, если в месте командировки ею оборудованы стационарные рабочие места. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 ноября 2006 г. N Ф08-6161/2006-2552А по делу N А32-38550/2005-23/1025, в котором суд указал, что для постановки на учет организации по месту нахождения ее обособленного подразделения форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения.
Напомним, что в соответствии с положениями статьи 11 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) обособленным подразделением фирмы признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Причем признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или нет его создание в Уставе или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми оно наделено. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
|
|
|
В силу статьи 83 НК РФ организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
Таким образом, если строительство объекта ведет к образованию стационарных рабочих мест на срок более месяца, то строительная площадка компании признается ее обособленным подразделением, вследствие чего у организации возникает обязанность по постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такой строительной площадки.
Обратите внимание, в Письмах Минфина России от 3 июля 2013 г. N 03-03-06/1/25485, от 2 августа 2013 г. N 03-02-07/1/31001 указано, что обособленное подразделение признается таковым независимо от формы организации работы, от конкретных работников, выполняющих определенную работу, срока нахождения конкретного работника на стационарном рабочем месте.
Документальное оформление командировки
Для начала напомним, что организации в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ, так и унифицированные формы, разработанные Госкомстатом России, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании.
Поскольку самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов рассмотреть не представляется возможным, рассмотрим документальное оформление командировки на основе унифицированных форм.
Итак, решение о направлении сотрудника в служебную командировку принимается руководителем организации, основанием для чего являются документы, обосновывающие необходимость командировки. Это может быть письменный вызов сторонней организации, докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку, договор подряда, предполагающий работу "на выезде", и так далее. На основании соответствующих сведений оформляется приказ (распоряжение) на бланке унифицированной формы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), а именно:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) - если в командировку направляется один работник;
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а) - при направлении нескольких работников.
Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости в приказе указываются источники уплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.
Обратите внимание! До 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку оформлялись также:
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением N 1);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10, утвержденная Постановлением N 1).
Теперь оформление указанных документов не является обязательным, что следует из подпунктов "б" - "е" пункта 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации", внесшего изменения в Постановление N 749.
Задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, фиксируется непосредственно в приказе (распоряжении) о направлении работника(ов) в командировку.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 9 октября 2015 г. N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). На это указывает пункт 7 Постановления N 749.
Выдача денежных средств на командировочные расходы.
Перед направлением в командировку организация выдает командируемому сотруднику денежный аванс на покрытие командировочных расходов. На это указывает пункт 10 Постановления N 749.
Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, зависит от продолжительности командировки, места назначения, других возможных дополнительных затрат. Если денежные средства выдаются через кассу организации, то оформляется расходный кассовый ордер 0310002 (пункт 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"). Унифицированная форма расходного кассового ордера (N КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Обратите внимание, что унифицированные формы кассовых документов обязательны к применению, на что, в частности, указывает Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Авансовый отчет.
По возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней командированное лицо обязано представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы, что следует из пункта 26 Постановления N 749. Оформляется авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
К авансовому отчету должны быть приложены:
- документы о найме жилого помещения;
- документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- документы об иных расходах, связанных с командировкой.
Обратите внимание, что если организацией принято решение об оформлении командировочного удостоверения и служебного задания по форме N Т-10а, то к авансовому отчету также должны быть приложены командировочное удостоверение и отчет о выполнении служебного задания в командировке, оформляемый работником посредством заполнения графы 12 формы N Т-10а.
Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией в установленном порядке производится списание подотчетных денежных сумм с командированного лица.
Статья 167 ТК РФ при направлении в служебную командировку гарантирует работнику сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Перечень возмещаемых расходов определен статьей 168 ТК РФ, к таким расходам относятся:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом размер и порядок возмещения расходов следует закрепить либо в коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте организации, например в Положении о командировках.
Расходы на командировки учитываются организациями не только в целях бухгалтерского учета, но и в целях налогообложения прибыли, на это указывает подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. К командировочным расходам фирм НК РФ относит, в частности:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключение составляют расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
При этом в налоговом учете в соответствии с правилами статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком с целью получения дохода.
Причем в целях налогообложения все налогооблагаемые расходы налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
Расходы на командировки, о которых мы ведем речь в статье, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Кроме того, так как командировочные расходы связаны с выплатой физическим лицам, они могут стать объектом обложения налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), а также попасть под обложение страховыми взносами на обязательные виды социального страхования.
Как известно, с вступлением в силу Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) лица, производящие выплаты в пользу физических лиц (а командировочные расходы возмещаются именно физическим лицам - работникам организации), признаются плательщиками страховых взносов:
- на обязательное пенсионное страхование;
- обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- обязательное медицинское страхование.
Далее в статье рассмотрим отдельные виды командировочных расходов и порядок их налогообложения.
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно
Этот вид командировочных расходов возмещается работнику в размере фактических затрат на проезд при наличии подтверждающих документов.
Причем какие документы представляются командированным сотрудником в части проезда, зависит от вида транспорта, которым он добирался до места командировки и обратно.
Чаще всего для этих целей используется транспорт общего пользования (автомобильный, железнодорожный, авиационный, водный), поэтому обычно командированные лица подтверждают свои "проездные" расходы проездными документами (билетами), выдаваемыми перевозчиками. При наличии проездного документа, оформленного надлежащим образом, как правило, проблем не возникает. Однако в командировке может случиться всякое, например командированное лицо может потерять проездной билет. Как тогда подтвердить расходы на проезд? Если проездной билет приобретался организацией по безналичному расчету через агентство, то основанием для признания расходов на его оплату в налоговом учете может служить накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета. Такие разъяснения на этот счет дают налоговики столицы в Письме УФНС России по городу Москве от 15 июля 2008 г. N 20-12/066864.
Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Об этом сказано в Письмах Минфина России от 4 февраля 2014 г. N 03-03-06/1/4391, от 29 января 2014 г. N 03-03-07/3271.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 242; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!