Заполнение раздела “Издания”.
В1 - поле АВТОР (Ы): вносится фамилия (фамилии) и инициалы авторов или составителей издания.
Поле символьное, длина 60 знаков. Заполняется вручную.
В2 - поле НАЗВАНИЕ: вводится полное название отдельного издания или публикации с указанием источника в соответствии с правилами библиографического описания.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
В3 - поле МЕСТО ИЗДАНИЯ: вводится географическое наименование места издания; для неопубликованных справочников в поле вносится слово “рукопись”.
Поле символьное, длина 30 знаков. Заполняется вручную.
В4 - поле ГОД ИЗДАНИЯ:
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.
В5 - поле ОБЪЕМ В СТР.: вносится объем издания в страницах.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.
В6 - поле ИЗДАТЕЛЬСТВО: вносится название издательства.
Поле символьное, длина 20 знаков. Заполняется вручную.
В7 - поле ТИП ИЗДАНИЯ: заполняется через меню со значениями:
· путеводитель,
· кр.справочник,
· справочник АТД (по административно-территориальному делению),
· справочник ист.учр. (по истории учреждений)
· опись,
· каталог,
· указатель,
· обзор,
· перечень,
· публикация
Поле типа “со списком”.
Заполнение раздела “Названия комиссий”.
Name - Поле НАЗВАНИЕ СОКРАЩЕННОЕ : вносится сокращенное название комиссии, осуществлявшей рассекречивание документов.
|
|
|
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
К1 - Поле НАЗВАНИЕ ПОЛНОЕ: вносится полное название комиссии, осуществлявшей рассекречивание документов.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
К2 - Поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА: вносится дата создания комиссии.
Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную
К3 - Поле КОНЕЧНАЯ ДАТА: вносится дата окончания деятельности комиссии.
Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную
Заполнение раздела “Каталог”.
ЭКРАН 27.
V1 - Поле СОДЕРЖАНИЕ: формулируется вопрос, содержащийся в единице описания.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
RID - в поле вносится номер рубрикатора, к которому отнесен данный вопрос для включения его в тот или иной каталог.
Поле можно заполнить двумя способами:
· внести значение вручную;
· при помощи кнопок со стрелками выбрать нужный номер рубрикатора после чего при нажатии клавиши “Enter” значение автоматически вносится в поле.
Имеется возможность связать каждый вопрос с пятью рубрикаторами. Для этого, выбрав нужный номер рубрикатора, нажать экранную кнопку РУБРИКА. На экране появится рубрикатор. Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу “Enter”, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.
|
|
|
На экране расположены две кнопки "Связать" и "Перечень". При нажатии кнопки "Связать" сначала появляется список фондов, в котором можно связать данный вопрос с определенным фондом. Для этого следует подвести засветку к нужному фонду и выбрать команду "Связать" в горизонтальном меню. Для связи вопроса с делом следует выбрать в горизонтальном меню команду "Опись", на экране появится список описей данного фонда. При выборе нужной описи, появляется список дел данной описи. Вопрос можно связать с одним или несколькими делами, подведя засветку к нужному делу и выбрав команду "Пометить" в горизонтальном меню. Пометив нужные дела, выбрать команду "Связать" в горизонтальном меню. Для связи вопроса с документом выбрать в горизонтальном меню команду "Документ". Открывается список документов данного дела. Связь осуществляется аналогично делу.
При нажатии экранной кнопки "Перечень" на экране появляется архивный шифр (№№ фонда, описи и дела (дел), с которыми связан данный вопрос)
Файлы ключевых слов:
ПЕРСОНАЛИИ 3: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в документе. Заполняется для файлов ВОПРОС. Используется в качестве именного каталога.
|
|
|
ГЕОГРАФИЯ 3: перечисляются географические наименования, упоминаемые в документе. Заполняется для файла ВОПРОС. Используется в качестве географического каталога.
ТЕМАТИКА 3: вводятся слова (предмет, тема), отражающие основное содержание документа, части документа, группы документов, описываемых в файле ВОПРОС. Используется для углубленного (более конкретного) поиска.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА 3: вводятся термины для создания любых других, кроме вышеперечисленных видов каталогов или указателей.
Заполнение раздела “Архив”.
Aname - Поле СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ: вносится сокращенное название архива.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
L1 - Поле ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ: вносится полное название архива.
Поле символьное, длина 200 знаков. Заполняется вручную.
L2 - Поле АДРЕС: вносится почтовый адрес архива.
Поле символьное, длина 150 знаков. Заполняется вручную.
L3 - Поле НАЗВАНИЕ И АДРЕС ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ.
Поле символьное, длина 234 знака. Заполняется вручную.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 44; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!