Слияние информационных массивов по блокам.
Слияние может происходить при добавлении массива блока к основной базе, а также при добавлении массива блока к другому массиву этого же блока.
Пример: на 3-х компьютерах “НСА” вводятся описи и дела. Один из компьютеров назначается в блоке “НСА” основным. В него добавляются новые записи файла Opis с неосновных компьютеров при условии несовпадения порядковых номеров описей. Если номера в основной и неосновной базах совпадают, то добавляются дела из совпадающих описей при условии несовпадения порядковых номеров дел.
В блоке Физическое сотояние могут сливаться записи с одинаковыми номерами фондов, описей, дел, при этом добавляемая информация замещает имеющуюся в основной базе.
Учет
В основную базу из блока Учет добавляются значения полей:
· А2-А6, А11-А15, А17-А31, А40-А49, А91-А95, А98-А107, А140, всех полей файлов Fond3, Fond7 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
· G1 - G22, G46, всех полей файлов Opis2 и Move при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
В этом блоке являются доступными для ввода и редактирования все поля, кроме тех, которые считаются автоматически и полей Fkod, Fname, А1, А7-А10. Доступными являются все экранные кнопки, кроме кнопки “Добавить” в файле Fond, т.е. нельзя добавить новый фонд, кнопки “Добавить” в файле Opis , т.е. нельзя добавить новую опись. В файлах Fond3, Fond7, Opis2, Move дать возможность добавлять записи, т.е. сделать доступной экранную кнопку “Добавить”.
|
|
|
Физическое состояние документов
В блоке Физическое состояние можно добавлять записи только в файл Delo2 Физическое состояние документов. Для того, чтобы проводить работу в этом блоке, следует сначала ввести необходимые номера и заголовки описей и единиц хранения в блоке Научно-справочный аппарат.
В основную базу из блока Физическое состояние добавляются значения полей:
· А128 - А139 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
· G33 - G44 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
· всех полей файла Delo2 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
|
|
|
Слияние происходит по всем перечисленным полям. Все поля этого блока являются доступными для ввода и редактирования кроме полей Fkod Fname, А1, А7-А10. Доступными являются все экранные кнопки, кроме кнопки “Добавить”, т.е. нельзя добавить новый фонд.
Каталогизация
В основную базу из блока Каталогизация добавляются значения полей:
по файлам Vopros, Docum, Vdocum, Geograf3, Persona3, Tematik3, Word3 при условии несовпадения поля V1 в файле Vopros.
В этом блоке должны быть доступны списки фондов, единиц хранения, документов для связи с ними вопросов. На экране 27 доступны для ввода и редактирования все поля и экранные кнопки.
Научно-справочный аппарат
В основную базу из блока Научно-справочный аппарат добавляются значения полей:
· А96, А97, А109 - А127, А141, всех полей файлов Fond2, Fond4, Fond5, Fond6 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
· G23 - G32, G45 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
|
|
|
· всех полей файлов Delo (кроме поля L22), Delo4, Delo5, Biblio, Geograf1, Persona1, Tematik1, Geograf2, Persona2, Tematik2, Word2 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
Рассекречивание
В блоке Рассекречивание можно добавлять записи только в файлы Delo3 Рассекречивание и Komissia Название комиссий. Для того, чтобы проводить работу в этом блоке, следует сначала ввести необходимые номера и заголовки описей, единиц хранения и документов в блоке Научно-справочный аппарат.
В основную базу из блока Рассекречивание добавляются значения полей:
· всех полей файла Komissia;
· всех полей файла Delo3 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
|
|
|
Все поля и экранные кнопки в этом блоке являются доступными.
Заполнение раздела “Фонд”.
ЭКРАН 1.
FKOD - Поле НОМЕР ФОНДА: заполнение обязательно. Содержит номер архивного фонда, под которым данный фонд учитывается в архиве. Значения поля уникальны, т.к. в БД запрещено существование двух записей с одинаковым номером фонда.
Для внесения номера фонда отведено 3 поля, в первое вносится буквенное обозначение фонда, во второе - цифровое обозначение фонда (не более 5 знаков), в третье - буквенное для обозначения депозитарного хранения.
При неправильном заполнении поля изменение номера фонда возможно только в режиме "Редактировать все". Во всплывающем меню "Запись" следует выбрать пункт "Изменение номера фонда".
FNAME - Поле СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА: вводится официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя на основании последней по хронологии записи названия фонда.
Для фонда личного происхождения указываются фамилия и инициалы фондообразователя.
Для семейного (родового) фонда - фамилия и инициалы главы семьи (рода).
Поле символьное, длина 100 знаков. Заполняется вручную.
А1 - Поле НАЗВАНИЕ ФОНДА: заполняется на основании последней по хронологии записи названия учреждения-фондообразователя. Название фонда включает полное название учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования.
Для объединенного фонда приводится обобщенное название из листа фонда.
Для фонда личного происхождения - фамилия, имя, отчество, титул, даты жизни фондообразователя.
Для семейного (родового) фонда - фамилия, инициалы и титулы членов семьи (рода).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
А2 - Поле ИСТОРИЧЕСКИЙ ПЕРИОД: содержит обозначение исторического периода, к которому относятся документы фонда.
Значение поля имеет коды: 0 - дореволюционный, 1 - послереволюционный, 2 - “без периода” для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1.
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением “0”.
А3 - Поле КАТЕГОРИЯ ФОНДА: содержит код категорийности на основании листа фонда: 1, 2, 3, 0. Поле принимает значение “0” для фондов, не прошедших категорирование.
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную. По умолчанию программа заполняет поле значением “0”.
А4 - Поле ТИП (ТИП ФОНДА): значение поля определяется по характеру документов фонда и может принимать только одно значение. Заполняется через меню со значениями:
- упр. (управленческая документация),
- л/п (документы личного происхождения),
- НТД (научно-техническая документация),
- л/с (документы по личному составу),
- кино,
- фото,
- фоно,
- видео,
- МЧД (машиночитаемые документы),
- м/ф-подл. (микроформы на правах подлинников)
Поле типа “со списком”.
А5 - Поле КОЛИЧЕСТВО ОПИСЕЙ: содержит суммарное количество описей по фонду.
Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
А6 - Поле ВВЕДЕНО ОПИСЕЙ: курсор в режимах ввода и редактирования пропускает это поле. Заполнение ведется автоматически путем суммирования записей, введенных в БД “Опись” по текущему фонду.
Поле числовое, длина 3 знака. Доступ в поле закрыт.
А140 - Поле ГОД ВЫВЕРКИ: содержит год последней выверки учетных документов.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1900.
Поля, расположенные под заголовком “Даты документов” - А7-А10.
А7, А9 - Поля НАЧАЛЬНАЯ и КОНЕЧНАЯ даты: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа в составе фонда.
Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный или конечный год условного периода, к которому отнесены документы фонда. Например: 1-я четверть века - 1900-1925 гг., 1-я половина века - 1900-1950 гг., середина века - 1950 г. заносится в оба поля, 3-я четверть века - 1951-1975 гг., конец века - 1976-2000 гг., 20-е годы века - 1920-1929 гг. и т.д.
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль - А9>=А7.
Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путем, то заполняются поля А8 и А10, в которые вносится знак “*”. В случае, если даты документов установлены точно, то поля А8 и А10 остаются незаполненными.
Поля допускают ввод только двух значений: пусто (“пробел”) или звездочка (“*”).
А11 - Поле 1-е ПОСТУПЛЕНИЕ (ДАТА 1-го ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ): вводится год.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.
A12 - Поле ИСТОЧНИК ПОСТУПЛЕНИЯ (ТИП ИСТОЧНИКА ПОСТУПЛЕНИЯ): заполняется через меню со значениями:
- госуд. структ. (государственная структура),
- негос. структ. (негосударственная структура),
- част. лицо (частное лицо),
- др. госархив (другой государственный архив),
- муниц.архив (муниципальный архив),
- др. фонд (другой фонд),
- ин. док. (инициативное документирование),
- неучт. (неучтенные),
- др. гос-во (другое государство),
- иное,
- муницип. структ. (муниципальная структура)
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 36 знаков.
А13 - Поле ОСНОВАНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- истеч. вед. срока хран. (истечение срока хранения документов в учреждении),
- ликв. учр. при правопреемнике (ликвидация учреждения с определением правопреемника),
- ликв. учр. без правопреемника (ликвидация учреждения без определения правопреемника),
- дарение,
- покупка,
- репар.,
- реституция,
- депозит (договор депозита),
- расп. АО (распоряжение органа управления архивным делом).
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 70 знаков.
А14 - Поле ПОСЛЕДНЯЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ (ДАТА ПОСЛЕДНЕЙ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ): вводится год самого позднего по дате утверждения акта проверки наличия и состояния дел.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. При заполнении происходит автоматический контроль - А14>A11.
А15 - Поле РОЗЫСК (НАХОДИТСЯ ЛИ В РОЗЫСКЕ): заполняется в случае, если фонд числится необнаруженным, но не снят с учета.
Поле логическое. Заполняется вручную.
ЭКРАН 2.
На этом экране расположены поля (А16 - А91), в которые вносятся объемные показатели.
Сведения об объеме фонда даются отдельно по документам на бумажной основе (под документами на бумажной основе традиционно понимаются все письменные документы как на бумажных, так и на других - пергамен, ткань и т.п. носителях), кино-, фото-, фоно-, видео- и машиночитаемой документации и микрокопиям на правах подлинников в единицах хранения и единицах учета. Для микроформ на правах подлинников под ед.уч. в данном случае следует условно понимать кадры. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументация, МЧД и микрокопии на правах подлинников в объеме фонда указываются в том случае, если они учтены (или сформированы и будет учтены) по самостоятельным описям внутри фонда. Все остальные объемные показатели, характеризующие фонд, указываются в единицах хранения по соответствующим видам документации, кроме количества закаталогизированных кино-, фоно-, видеодокументации и МЧД, которое показывается в ед.уч. Количество неописанных документов (А39-А49) указывается в усл.ед.хр., а для материалов личного происхождения - и в документах (А91).
Поля А32-А38, А50-А90 (без выделенных белым цветом окон) заполняются автоматически путем суммирования записей, введенных в раздел “Опись” по текущему фонду, а поле А39 - путем суммирования данных полей А40-А43. Курсор в режимах ввода и редактирования не попадает в эти поля, их значения высвечиваются голубым цветом.
Поля числовые, длина 5 и 7 знаков.
А16-А31 - Поля ОБЪЕМ ФОНДА (в ед.хр. и ед.уч.): вводится сумма описанных и неописанных документов. Объем фонда в ед.уч. для документов на бумажной основе и фотодокументов не заполняется.
А32-А38 - Поля ОБЪЕМ ЕД.ХР. ПО ОПИСЯМ.
А39-А49, А91 - Поля НЕОПИСАННЫЕ (КОЛИЧЕСТВО НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ). При заполнении происходит автоматический контроль - количество неописанных документов меньше или равно общему объему ед.хр. соответствующего вида документации.
А50-А56 - Поля ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ (КОЛИЧЕСТВО УЧТЕННЫХ ОЦД).
А57-А63 - Поля ИМЕЮТ СТРАХОВОЙ ФОНД (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ИМЕЮЩИХ СФ).
А64-А70 - Поля ИМЕЮТ ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ИМЕЮЩИХ ФП).
А71-А77 - Поля ЗАКАТАЛОГИЗИРОВАННЫЕ (КОЛИЧЕСТВО ЗАКАТАЛОГИЗИРОВАННЫХ ЕД.ХР./ЕД.УЧ.).
А78-А84 - Поля НЕОБНАРУЖЕННЫЕ (КОЛИЧЕСТВО НЕОБНАРУЖЕННЫХ ЕД.ХР.).
А85-А90 - Поля СЕКРЕТНЫЕ (КОЛИЧЕСТВО СЕКРЕТНЫХ ЕД.ХР.)
ЭКРАН 3.
А92 - Поле ДРАГОЦЕННОСТИ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ИМЕЮЩИХ В СВОЕМ ОФОРМЛЕНИИ ДРАГ. КАМНИ И ДРАГ. МЕТАЛЛЫ).
Поле числовое, длина 5 знаков. Заполняется вручную.
A93 - Поле МУЗ.ПРЕДМЕТЫ (НАЛИЧИЕ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ В СОСТАВЕ ФОНДА.
Поле логическое. Заполняется вручную.
A94 - Поле ИЗО. МАТ. (НАЛИЧИЕ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ В СОСТАВЕ ФОНДА): заполняется через меню со значениями:
- чертежи,
- карты,
- рисунки,
- фото (фотографии),
- иное.
При заполнении следует иметь в виду, что наличие “фото” показывается в данном поле в случае, когда фотодокументы не сформированы в отдельную опись и находятся в составе дел на бумажной основе.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 21 знак.
A95 - Поле ЯЗЫК (ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ ФОНДА): вводятся названия языков документов. Заполняется в случае, если в фонде имеются документы не только на русском языке, при этом значение “русский” не указывается.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
A98 - Поле СРОК ХРАНЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- пост. (постоянный),
- времен. (временный),
- част. врем. (частично временный).
Поле может принимать значение “врем.”, если значение поля А99 “Собственность” равно “физ. лица” или “юр. лица”. Под временным сроком хранения понимается в данном случае оговоренный в соглашении (договоре) срок, на который документы передаются в архив с указанием даты или без указания даты (до востребования).
Поле принимает значение “част. врем.”, если в фонде сосредоточены документы, находящиеся и на постоянном и на временном сроках хранения,
Поле типа “со списком”.
А99 - Поле СОБСТВЕННОСТЬ: заполняется через меню со значениями:
- федер. (федеральная),
- субъекта фед. (субъекта федерации),
- муниц. (муниципальная),
- физ. лиц (физического лица),
- юр. лиц (юридического лица),
- “совм.” (“совместная”).
Поле может принимать значение “совм.”, если в фонде хранятся документы государственной (в данном случае в понятие “государственной собственности” входит собственность федеральная. субъекта федерации и муниципальная) и негосударственной (собственность юридических и физических лиц) форм собственности в любых сочетаниях.
Поле типа “со списком”.
А100 - Поле ДВИЖЕНИЕ: заполняется через меню со значениями:
- наличие,
- перед. (переданный),
- присоед. (присоединенный),
- утрач. (утраченный),
- уничт. (выделенный к уничтожению).
При заполнении следует иметь в виду, что необнаруженный фонд, находящийся в розыске, показывается как имеющийся “в наличии”.
Поле типа “со списком”.
Если значение поля А100 равно: “перед.”, ”присоед.”, “ утрач.”, “унич.”, то заполняется следующее поле.
A101 - Поле СПРАВКА (СПРАВКА ПО ДВИЖЕНИЮ): вводятся сведения о причинах движения и документах, подтверждающих движение фонда: название, N и дата соответствующих актов. Поле может оставаться не заполненным вплоть до выяснения необходимых сведений.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
A102 - Поле ВИД (ВИД АРХИВНОГО ФОНДА): заполняется через меню со значениями:
- учр. (учреждения, организации),
- ОАФ (объединенный архивный фонд),
- л/п (личного происхождения),
- арх. колл. (архивная коллекция).
Поле типа “со списком”.
A103 - Поле ХАРАКТЕРИСТИКА СЕКРЕТНОСТИ: заполняется через меню со значениями:
- откр. (открытый),
- с (секретный),
- сч (частично секретный).
Поле типа “со списком”.
Если значения поля А103 “с” или “сч”, курсор автоматически пропускает два следующих поля. Если значение поля “откр.”, курсор переходит в следующее поле.
A104 - Поле ДОСТУП (ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ): заполняется через меню со значениями:
- откр. (открытый),
- огр. (ограниченный).
Поле типа “со списком”.
Если значения поля А104 “огр.”, то заполняется следующее поле.
A105 - Поле ПРИЧИНА ОГРАНИЧЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- тайна л/ж ( наличие документов, содержащих тайну личной жизни),
- усл. передачи (условия передачи документов на хранение),
- ДСП (наличие документов с грифом “для служебного пользования”),
- физ. сост. (неудовлетворительное физическое состояние документов).
При заполнении следует иметь в виду, что физическое состояние ед.хр. может служить причиной ограничения доступа исследователей к документам только в том случае, если на них не создан ФП.
Поле типа “со списком”.
Если значение поля А102 “Вид архивного фонда” равно: “ОАФ” или “арх. колл.”, то заполняется поля, расположенные под заголовком “Объединенный фонд” (А106-А107).
А106 - Поле ОСНОВАНИЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ: вводится название, N и дата акта об образовании объединенного фонда (архивной коллекции).
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 100 символов. Заполняется вручную.
А107 - Поле ПРИЗНАКИ (ПРИЗНАКИ СОЗДАНИЯ): заполняется для ОАФ через меню со значениями:
- един. назн. ф/обр. (единство целевого назначения фондообразователей),
- подвед. ф/обр. (подведомственность (подчиненность) фондообразователей),
- смена ф/обр. (последовательность сменявшихся фондообразователей),
- един. объекта деят. (единство объекта деятельности).
Для архивной коллекции через меню со значениями:
- ном. (номинальный),
- тем. (тематический),
- хрон. (хронологический),
- объект. (объектный),
- иное.
Поле типа “со списком”.
Кнопка “Состав ОАФ” - при нажатии кнопки открывается экран 10 (описание см. по порядку экранов).
ЭКРАН 4.
Рубрика “Состав НСА к документам фонда” - поля А111 - А127.
RID - в поле вносится номер рубрикатора, которому отнесен данный фонд при подготовке путеводителя или других справочников по фондам.
Поле можно заполнить двумя способами:
· внести значение вручную;
· при помощи кнопок со стрелками выбрать нужный номер рубрикатора после чего при нажатии клавиши “Enter” значение автоматически вносится в поле.
Имеется возможность связать каждый фонд с пятью рубрикаторами. Для этого, выбрав нужный номер рубрикатора, нажать экранную кнопку РУБРИКА. На экране появится рубрикатор. Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу “Enter”, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.
А116 - Поле СОСТОЯНИЕ ОПИСИ.
Поле принимает положительное значение, если состояние всех описей фонда удовлетворительное, и отрицательное - если даже отдельные описи находятся в неудовлетворительном состоянии. Состояние описи считается удовлетворительным, если опись полностью соответствует нормативным требованиям.
Поле логическое. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком “Указатели к документам” - А117, А118.
А117 - Поле ВНУТРИФОНДОВЫЕ: заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне документа по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями:
- предм. (предметный),
- тем. (тематический),
- им. (именной),
- геогр. (географический),
- хрон. (хронологический),
- ист. учр. (по истории учреждений),
- видов док. (видов документов),
- структ. (структурный),
- отрасл. (отраслевой),
- др. виды (другие виды),
- перечень вопр. (перечень вопросов).
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, на экране 57 символов.
A118 - Поле МЕЖФОНДОВЫЕ: заполняется при наличии межфондовых указателей, включающих информацию на уровне документа данного и других фондов, через меню со значениями:
- предм. (предметный),
- тем. (тематический),
- им. (именной),
- геогр. (географический),
- хрон. (хронологический),
- ист.учр. (по истории учреждений),
- видов док. (видов документов),
- структ. (структурный),
- отрасл. (отраслевой),
- др. виды (другие виды).
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 42 знака.
Поля, расположенные под заголовком “Указатели к описям” (А119, А120).
А119 - Поле ВНУТРИФОНДОВЫЕ заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями.
- предм. (предметный),
- тем. (тематический),
- им. (именной),
- геогр. (географический),
- хрон. (хронологический),
- ист. учр. (по истории учреждений),
- видов док. (видов документов),
- структ. (структурный),
- отрасл. (отраслевой),
- др. виды (другие виды),
- опись-указ. (опись-указатель).
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 54 знака.
А120 - Поле МЕЖФОНДОВЫЕ: заполняется при наличии в межфондовом указателе информации на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) данного фонда через меню со значениями.
- предм. (предметный),
- тем. (тематический),
- им. (именной),
- геогр. (географический),
- хрон. (хронологичесий),
- ист. учр. (по истории учреждений),
- видов док. (видов документов),
- структ. (структурный),
- отрасл. (отраслевой),
- др. виды (другие виды),
- опись-указ. (опись-указатель).
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 54 знака.
A121 - Поле КАТАЛОГИ: заполняется, если информация о документах фонда по итогам целевой каталогизации включена в каталоги, через меню со значениями:
- сист. (систематический),
- им. (именной),
- объект. (объектный),
- предм.-тем. (предметно-тематический),
- фильм. (фильмовый),
- журн. (журнальный),
- реж. (режиссерский),
- опер. (операторский),
- студ. (студийный),
- хрон. (хронологический),
- авт. (авторский),
- геогр. (географический),
- исп. (исполнительский),
- ист. учр. (по истории учреждений),
- по л/с (по личному составу),
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 73 знака.
А122 - Поле Д/ПР.ВЕД.КАРТОТЕКИ ( КОЛИЧЕСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ВЕДОМСТВЕННЫХ КАРТОТЕК): при заполнении следует иметь в виду, что за единицу измерения принимается название картотеки.
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
A123 - Поле ОБЗОРЫ: заполняется через меню со значениями:
- фонд. (фондовый),
- темат. (тематичесий).
Учитываются как опубликованные, так и неопубликованные обзоры, названия которых приводятся в БД “Библиография”.
К тематическим обзорам следует относить обзоры как внутрифондовые, так и межфондовые, в которых использованы документы данного фонда.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 12 знаков.
A124 - Поле ПЕРЕЧНИ (КОЛИЧЕСТВО ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ): указывается общее количество перечней, подготовленных на основе документов данного фонда, и межфондовых, в которых использованы документы этого фонда. Названия перечней приводятся в БД “Библиография”.
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком “БД о составе и сод. док-тов” (“ Количество БД о составе и содержании документов” - A125-А127).
А125 - Поле ВНУТРИФОНД. (ВНУТРИФОНДОВЫЕ)
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
А126 - Поле МЕЖФОНД. (МЕЖФОНДОВЫЕ)
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
А127 - Поле МЕЖАРХ. (МЕЖАРХИВНЫЕ)
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
А96 - Поле НЕЗАДОК. ПЕРИОДЫ (НАЛИЧИЕ НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПЕРИОДОВ). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.
Под “наличием незадокументированных периодов” понимается в данном случае отсутствие документов фондообразователя в его фонде за определенный(е) период(ы) деятельности при том, что известно о существовании учреждения (лица) в данный(е) период(ы).
Поле логическое. Заполняется вручную.
A97 - Поле ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ (НАЛИЧИЕ ФОНДОВЫХ ВКЛЮЧЕНИЙ). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.
Под “фондовым включением” понимается наличие в составе фонда учреждения (личного происхождения) документов другого или ряда других учреждений (фондообразователей).
Поле логическое. Заполняется вручную.
А109 - Поле ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА: вводится текст исторической справки о фондообразователе, где, в частности, в обязательном порядке следует указать в какой системе относится данное учреждение, запись делается по форме “учреждение входило в систему...” (Например, “учреждение входило в систему Минсельхоза” или “учреждение входило в систему Минюста” и т.д.).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
А110 - Поле АННОТАЦИЯ: вводится текст аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
Файлы ключевых слов:
ПЕРСОНАЛИИ: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
ГЕОГРАФ. СВЕДЕНИЯ (ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ): перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
ТЕМАТИКА: вводятся слова, отражающие основное содержание документов фонда, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования словаря-справочника и организации тематического поиска.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
ЭКРАН 5.
Рубрика “Физическое и техническое состояние документов” - поля А128-А139.
А128 - Поле ОСНОВАНИЕ ОЦЕНКИ: заполняется через меню со значениями:
- виз. осмотр (визуальный осмотр),
- б/ц. индекс. (буквенно-цифровая индексация),
- “м. выборка” (“малая выборка”).
Поле может принимать значение “б/ц. индекс.”, если оценка физического состояния документов фонда проводилась на основании методического пособия ВНИИДАД “Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”. М., 1989.
Поле может принимать значение “м. выборка”, если использовались “Рекомендации по оценке физического состояния дел методом “малой выборки”, подготовленные ВНИИДАД. М., 1996.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, на экране 23 символа.
Поля А129-А139 заполняются автоматически, путем суммирования записей, введенных в раздел “Опись” по текущему фонду.
А129 - Поле ЗАКАРТОНИР. (ЗАКАРТОНИРОВАННЫЕ) .
А130 - Поле Н/ПОВРЕЖДЕННЫЕ (НЕИСПРАВИМО ПОВРЕЖДЕННЫЕ).
А131 - Поле РЕСТАВРАЦИИЯ.
А132 - Поле ПЕРЕПЛЕТ (ПОДШИВКА).
А133 - Поле ДЕЗИНФЕКЦИЯ.
А134 - Поле ДЕЗИНСЕКЦИЯ.
А135 - Поле ЗАТУХ.ТЕКСТЫ (ЗАТУХАЮЩИЕ ТЕКСТЫ).
А136 - Поле ШИФРОВКА.
А137 - Поле ОБЛОЖКИ.
А138 - Поле ГОР.ОСНОВА (ГОРЮЧАЯ ОСНОВА).
А139 - Поле КПО (КОНСЕРВАЦИОННО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА).
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 40; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!