Разбиение информационного массива на блоки.

Стр 1 из 8Следующая ⇒

ИНСТРУКЦИЯ

По вводу данных программного комплекса

“Архивный фонд” (3-я версия)

1. Структура программного комплекса “Архивный фонд”

Программа предусматривает 4 уровня описания документов, к каждому из которых относятся определенные разделы:

ФОНД

· БИБЛИОГРАФИЯ О ФОНДЕ

· ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ

· БИОГРАФИЧЕСКАЯ СПРАВКА

· ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ

· НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ

· ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ОПИСЬ

· ТОПОГРАФИЯ

ДЕЛО

· ФИЗИЧЕСКОЕ СОСТОЯНИЕ

· РАССЕКРЕЧИВАНИЕ

· ХАРАКТЕРИСТИКА НТД

· ХАРАКТЕРИСТИКА ФОТОДОКУМЕНТОВ

ДОКУМЕНТ

Кроме того в программе существует несколько автономных разделов:

ИЗДАНИЯ

КОМИССИИ

КАТАЛОГ

Структура разделов организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект (фонд, опись, единицу хранения, документ). К этим группам показателей отнесены объемные показатели; состав научно-справочного аппарата (НСА) к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения и использования, форму организации материала и др.

В программе используются следующие типы полей: числовое, символьное (буквенно-цифровое ограниченной длины), мемо (буквенно-цифровое неограниченной длины), логическое, дата.

Заполнение полей (ввод и редактирование данных) производятся следующими способами:

- ручной ввод,

- выбор одного из фиксированных значений в предлагаемом списке (поле типа “со списком”) с автоматическим занесением выбранного значения в поле.

При активизации поля “со списком” появляется список возможных значений данного поля, из которого мышью или стрелками “вверх” - “вниз” выбирается нужное. Затем после нажатия клавиши “Enter” или щелчка кнопки мыши выбранное значение помещается в поле. В случае ошибки в выборе значения необходимо возвратиться в поле и повторить операцию по указанной схеме.

- выбор одновременно нескольких значений из предлагаемого списка (поле типа “со списком и редактированием”) с автоматическим занесением выбранных значений в поле.

После активизации поля этого типа нажатием клавиши “F5” вызывается список предлагаемых значений, в котором отмечаются нужные (одно или несколько). Пометка значений и снятие пометки производится подведением засветки (курсора) к нужному значению и нажатием клавиши “Пробел” или комбинацией <SHIFT- левая кнопка мыши (ЛКМ)>. Перенос выбранных значений в поле производится после нажатием клавиши “Enter” или щелчка правой кнопки мыши (ПКМ). При отказе от ввода нужно нажать клавишу “Esc”.

В поле этого типа допускается ввод значений, не представленных в открывающемся списке. Возможен и комбинированный ввод - значение из списка и дополнительных. В последнем случае нужно сначала ввести значения из списка, а затем вручную ввести в поле дополнительную информацию.

При необходимости изменения содержания поля такого типа необходимо ввести его новое содержание полностью.

- занесение значения в поле типа “логическое”

Поле может принимать два значения - “истина” и “ложь” (положительное или отрицательное). Поле имеет на экране вид квадрата. Курсор, активизируя поле, помечает его двойной штрих-пунктирной линией справа от квадрата, если значение поля положительное, нажатием клавиши “Enter” квадрат нужно пометить знаком “Х”, если отрицательное - следует перейти в следующее поле нажатием клавиши “Tab”. Клавишей “Enter” производится и изменение значения. Изменение значения поля производится также щелчком ЛКМ в квадрате, обозначающем поле.

В настоящей инструкции вместе с описанием полей приводятся их идентификаторы.

2. Источники информационного массива программного комплекса “Архивный фонд”

Информационной основой ввода данных в БД являются сведения из основных и вспомогательных учетных документов. Используются справочники о составе и содержании документов, картотеки (журналы) по учету состояния НСА, а также картотеки или книги учета физического состояния документов, топографические указатели.

Поскольку программный комплекс рассчитан для работы с документами, организованными по фондам и коллекциям, незафондированные массивы КФФД могут условно группироваться в архивные коллекции. При этом за условную коллекцию могут быть приняты как полные комплексы кинодокументов, находящихся на хранении (соответственно - полные комплексы фото-, фонодокументов), так и комплексы более дробного деления в соответствии с видами документов или иными их характеристиками. Такие коллекции учитываются под порядковыми номерами с соответствующим буквенным индексом (Например, К-1 “Коллекция кинодокументов архива”, Ф-2 “Коллекция фотодокументов архива”, Ф-3 “Коллекция фотодокументов фотографа Дмитриева” и т.д.)

3. Порядок заполнения полей программного комплекса “Архивный фонд”

В БД “Архивный фонд” включаются все имеющиеся в наличии фонды. Другие фонды из списка фондов (переданные, утраченные, объединенные и т.п.) вносятся в БД только в том случае, если их номера не являются свободными и их нельзя занимать.

Очередность заполнения разделов может быть произвольной. Для архивов, учитывающих документы по фондам, целесообразно начинать заполнение с раздела “Фонд”. Для архивов, хранящих только КФФД, рекомендуется начинать заполнение БД с раздела “Опись”.

Заполнение разделов в обязательном порядке начинается с заполнения поля “Номер фонда” в разделе “Фонд”, во все остальные разделы номер фонда вносится автоматически. Если на документы фонда составлено несколько описей, то вначале заполняются данные раздела “Фонд”, а затем показатели раздела “Опись” и других разделов. Если же в фонде имеется только одна опись, то после заполнения в разделе “Фонд” поля “Номер фонда”, следует перейти в раздел “Опись” и заполнить его показатели, которые затем, командой “Копировать опись в фонд” всплывающего меню “Запись” могут быть автоматически перенесены в сопоставимые поля раздела “Фонд”, а после этого, вернувшись в раздел “Фонд”, заполнить те его поля, которые не дублируются в разделе “Опись”.

Одной из выходных форм БД является паспорт архива, который, при заполнении объемных показателей по всем имеющимся в наличии фондам, возможно получать в автоматическом режиме. В этой связи целесообразно в первую очередь осуществить заполнение полей, обеспечивающих автоматическое получение паспорта, т.е. объемные характеристики фондов, тип фонда и описи, движение.

Разбиение информационного массива на блоки.

Программа предназначена для работы как в сети, так и автономном режиме. При отсутствии локальной сети возможен ввод информации на разных компьютерах по блокам с последующим их слиянием в единую базу. Слияние может происходить как по вертикали (по фондам), так и по горизонтали (по блокам). Информационный массив разделен на следующие блоки: учет, физическое состояние документов, каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание.

Прежде чем начать работу по блокам, необходимо создать основную базу, в которой должны существовать записи с заполненными полями Fkod, Fname, А1, А7-А10 файла Fond (полный перечень фондов). Основная база тиражируется на все компьютеры, в которых происходит ввод информации по блокам.

Добавлять записи в основную базу, т.е. добавлять новые фонды имеет право только администратор или сотрудник, отвечающий за ведение централизованного учета. Администратор имеет право добавлять любые записи по любым файлам в режиме “редактировать все”.

Добавлять описи можно только в блоке Научно-справочный аппарат (НСА).

Добавлять единицы хранения (дела) и документы можно только в блоке Научно-справочный аппарат.

Файл Fond Фонд

Добавлять записи в этот файл можно только в основной базе в режиме “Редактировать все” администратору.

Редактируются поля этого файла:

А2-А6, А11-А15, А17-А31, А40-А49, А91-А95, А98-А107, А140 только в блоке Учет

А96, А97, А109-А127 только в блоке НСА

А128-А139 только в блоке ФСД

Помечать к удалению записи из этого файла можно только администратору в основной базе в режиме “Редактировать все”.

Fond2 Библиография

Добавлять записи и редактировать поля этого файла можно только в блоке НСА. В этом же блоке можно пометить записи этого файла к удалению.

Fond3 Переименования

Добавлять записи и редактировать поля этого файла можно только в блоке Учет. В этом же блоке можно пометить записи этого файла к удалению.

Fond4 Биографическая справка

Fond5 Фондовые включения

Fond6 Незадокументирован. периоды

Добавлять записи и редактировать поля этих файлов можно только в блоке НСА. В этом же блоке можно пометить записи этих файлов к удалению.

Fond7 Состав ОАФ

Geograf1 География к фонду

Persona1 Персоналии к фонду

Tematik1 Тематика к фонду

Добавлять записи и редактировать поля этих файлов можно в блоке НСА. В этом же блоке можно пометить записи этих файлов к удалению.

Opis Опись

Добавлять записи в этот файл можно только в блоке Научно-справочный аппарат.

Редактируются поля этого файла:

G1 - G22, G46 только в блоке Учет

G23 - G32, G45 только в блоке НСА

G33 - G44 только в блоке ФСД

Помечать записи этого файла к удалению можно только в блоке НСА.

Opis2 Топография

Move Движение

Добавлять записи и редактировать поля этих файлов можно только в блоке Учет. В этом же блоке можно пометить записи этих файлов к удалению.

Rubrika2 Рубрикатор (структура описи)

Delo Дело

Delo2 Физическое состояние документов

Добавлять записи и редактировать поля этого файла можно только в блоке ФСД. В этом же блоке можно пометить записи этого файла к удалению.

Delo3 Рассекречивание

Добавлять записи и редактировать поля этого файла можно только в блоке Рассекречивание. В этом же блоке можно пометить записи этого файла к удалению.

Delo4 Характеристика НТД

Delo5 Характеристика фотодокументов

Docum Документ

Добавлять записи и редактировать поля этого файла можно только в блоке Каталогизация. В этом же блоке можно пометить записи этого файла к удалению.

Geograf2 География к делу

Persona2 Персоналии к делу

Tematik2 Тематика к делу

Word2 Ключевые слова к делу

Biblio Издания

Komissia Названия комиссий (рассекр.)

Vopros Вопрос

Vdocum Вопросы к документам

Geograf3 География к вопросу

Persona3 Персоналии к вопросу

Tematik3 Тематика к вопросу

Word3 Ключевые слова к вопросу

Добавлять записи и редактировать поля этих файлов можно только в блоке Каталогизация. В этом же блоке можно пометить записи этих файлов к удалению.

Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 46; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 4 5 6 7 8 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!