Заполнение раздела “Топография”.
ЭКРАН 15.
Раздел “Топография”.
На документы данной описи, расположенные на каждой отдельной полке, вносится запись в режиме “Добавить новое”.
OPIS Поле N ОПИСИ: номер описи вносится автоматически.
Курсор, попадая в поле “N описи”, высвечивает окно “Выберите опись”, где и отмечается номер нужной описи в списке всех введенных по данному фонду описей, который автоматически заносится в поле “N описи”.
Поля, расположенные под заголовком “Номера дел” (Н1,Н2).
Н1, Н2 - Поля НАЧ. (НАЧАЛЬНЫЙ) и КОН. (КОНЕЧНЫЙ) НОМЕР.
Поля числовые, длина 7 знаков. Заполняются вручную. При заполнении происходит автоматический контроль - Н2>=H1.
Н3 - Поле ХРАНИЛИЩЕ: указывается номер и название хранилища документов.
Поле символьное, длина 52 знака. Заполняется вручную.
Н4 - Поле ЭТАЖ (НОМЕР ЭТАЖА).
Поле символьное, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Н5 - Поле ПОМЕЩЕНИЕ (НОМЕР ПОМЕЩЕНИЯ ХРАНИЛИЩА).
Поле символьное, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Н6 - Поле СТЕЛЛАЖ (НОМЕР СТЕЛЛАЖА).
Поле символьное, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Н7 - Поле ШКАФ (НОМЕР ШКАФА).
Поле символьное, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Н8 - Поле ПОЛКА (НОМЕР ПОЛКИ).
Поле символьное, длина 3 знака. Заполняется вручную.
Заполнение раздела “Движение документов”.
ЭКРАН 16.
Все изменения, происходящие в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики, фиксируются в разделе “Движение документов”. На каждое изменение производится заполнение необходимого набора полей, соответствующего типу движения, в режиме “Добавить новое”.
|
|
|
OPIS - Поле N ОПИСИ: номер описи вносится автоматически.
Курсор, попадая в поле “N описи”, высвечивает окно “Выберите опись”. Если документы поступили по описи, то отмечается соответствующий номер из списка всех введенных по данному фонду описей, который автоматически заносится в поле “N описи”. Если документы поступили в виде россыпи, по отмечается слово “Россыпь” и поле “N описи” остается незаполненным.
Поле символьное, длина 5 знаков.
I1 - Поле ГОД: вводится год, в течение которого произошло движение документов по данной описи.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >1000.
I2 - Поле ДВИЖЕНИЕ (ТИП ДВИЖЕНИЯ): заполняется через меню со значениями:
- поступление,
- выбытие,
- без движения (изменение качественных характеристик документов внутри фонда без изменений их объема: выявление ОЦД, рассекречивание).
Поле типа “со списком”.
I3 - Поле ОБЪЕМ: ед.хр.
I4 - Поле ОБЪЕМ: ед.уч.
I9 - Поле ОБЪЕМ: док-ов.
В эти поля вводится количество ед.хр./ед.уч./документов, включенное в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.
|
|
|
Поля числовые, длина 7 знаков. Заполняются вручную.
I5 - Поле ДАТЫ ДОКУМЕНТОВ: вводятся (через тире) годы наиболее раннего и наиболее позднего документа, включенных в соответствующий акт, закрепляющий тип движения.
Поле символьное, длина 9 знаков. Заполняется вручную.
I6 - Поле ПРИМЕЧАНИЕ: вносятся любые уточняющие сведения.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
I7 - Поле N и ДАТА АКТА: вводится дата акта, закрепляющего тип движения, с указанием числа, месяца года в формате даты.
Поле символьное, длина 30 знаков. Заполняется вручную.
I8 - Поле АКТ: вводится вид акта, закрепляющего тип движения:
· о выдаче дел во временное пользование
· приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив
· проверки наличия и состояния дел
· о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
· о завершении розыска дел
· о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
· о неисправимых повреждениях дел (документов)
· об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, не учтенных и т.д.)
· описания документов, переработки описей
|
|
|
· о технических ошибках в учетных документах
· приема-передачи документов на государственное хранение
Поле типа “со списком и редактированием”.
Заполнение раздела “Дело”.
На каждый том единицы хранения вводится отдельная запись.
L1 - поле НОМЕР ЕД.ХР.: вносится номер единицы хранения по описи. Поле символьное, длина 10 знаков. С целью правильной сортировки дел в описи для внесения номера единицы хранения отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы хранения, в другое - буквенный индекс (для литерных дел). Предусмотрено 8 знаков для цифр и 2 знака для букв.
Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.
L2 - поле ТОМ ЕД.ХР.: вносится номер тома (части) единицы хранения. Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
L3 - поле НОМЕР ЕД.УЧ.: вносится номер единицы учета по описи, Поле символьное, длина 6 знаков, 5 знаков для цифр и 1 знак для буквы. С целью правильной сортировки единиц учета в описи для внесения номера единицы учета отведено 2 поля: в одно вносится цифровое обозначение номера единицы учета, в другое - буквенный индекс (для литерных ед.уч.).
Поле символьное, длина 6 знаков. Заполняется вручную.
L4 - поле ЗАГОЛОВОК: вносится заголовок единицы хранения из описи. Заполняется вручную. Поле символьное, длина 250 знаков. Заполняется вручную.
|
|
|
L5 - поле АННОТАЦИЯ: вводится текст аннотации состава и содержания документов дела. Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
L6 - поле ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ИНДЕКС: вносится делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер единицы хранения. Поле символьное, длина 10 знаков.
L7 - поле ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР: вносится производственный номер для спец.документации. Поле символьное, длина 10 знаков. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком “Даты документов”
L8 - поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА: вносится дата самого раннего документа ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.
L9 - поле КОНЕЧНАЯ ДАТА: вносится дата самого позднего документа в ед.хр. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную.
L10 - поле НЕТОЧНАЯ ДАТА: заполняется в случае, если даты документов в деле установлены приблизительно, если даты документов установлены точно, то поле не заполняется.
L11 - поле КОЛ-ВО ЛИСТОВ: вносится количество листов в единице хранения по описи. Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.
L12 - поле КАТЕГОРИЯ ЕД.ХР.: заполняется через меню со значениями:
· уникальное
· ОЦД
· ценное
Поле типа “со списком”.
L13 - поле ТИП ДОКУМЕНТАЦИИ: заполняется через меню со значениями:
- упр. (управленческая документация),
- л/п (документы личного происхождения),
- НТД (научно-технической документации),
- л/с (документы по личному составу),
- кино,
- фото,
- фоно,
- видео,
- МЧД (машиночитаемые документы),
- м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).
Поле типа “со списком”.
L14 - поле ПРИМЕЧАНИЕ: вносятся любые уточняющие сведения о единице хранения.
Поле символьное, длина не ограничена, Заполняется вручную.
L15 - поле ДРАГОЦЕННОСТИ: наличие в оформлении ед.хр. драг. камней и драг. металлов.
Поле логическое. Заполняется вручную
L16 - поле МУЗ.ПРЕДМЕТЫ: поле заполняется в том случае, если ед.хр. является музейным предметом.
Поле логическое. Заполняется вручную.
L17 - поле ИЗО.МАТ.: наличие в ед.хр. изобразительных материалов
Заполняется через меню со значениями:
- чертежи,
- карты,
- рисунки,
- фото (фотографии),
- иное.
При заполнении следует иметь в виду, что наличие “фото” показывается в данном поле в случае, когда фотодокументы не сформированы в отдельную опись и находятся в составе дел на бумажной основе.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 21 знак.
L18 - поле ЗАКАТАЛОГИЗИРОВАНО: заполняется в том случае, если информация о деле включена в каталог.
Поле логическое. Заполняется вручную.
L19 - поле РОЗЫСК: заполняется в том случае, если ед.хр. находится в розыске. Поле логическое. Заполняется вручную.
L20 - поле ИМЕЕТ СФ: заполняется при наличии страховой копии ед.хр. Поле логическое. Заполняется вручную.
L21 - поле ИМЕЕТ ФП: заполняется при наличии копии ед.хр в фонде пользования. Поле логическое. Заполняется вручную.
L22 - поле НАЛИЧИЕ ДЕФЕКТОВ: заполняется при наличии в ед.хр. документов с дефектами основы и текста, а также неисправимо поврежденными, требующими реставрации, переплета, нумерации листов, шифровки, замены обложек, дезинфекции, дезинсекции. Поле логическое. Заполняется вручную.
L23 - поле ТОМ ОПИСИ: заполняется при наличии нескольких томов описи. Поле символьное. Заполняется вручную.
L24 - поле ЯЗЫК: заполняется, если в ед.хр. имеются документы на других языках кроме русского. Русский язык не указывается.
L25 - КОД РУБРИКИ: в поле вносится код рубрики к которой отнесена единица хранения для включения в опись (структура описи). Поле числовое, длина 6 знаков.
Поле “RUBRIKA” (расположено справа от кода рубрики): заполняется названием рубрики, соответствующей коду, зафиксированному в поле L25. Для того, чтобы заполнить это поле, нужно нажать экранную кнопку “рубрики” . Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу “Enter”, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.
Файлы ключевых слов:
ПЕРСОНАЛИИ 2: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в заголовке ед.хр. и аннотации.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
Используется в качестве именного указателя к описи и организации поиска по фамилиям.
ГЕОГРАФИЯ 2: перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в заголовке ед.хр. и аннотации.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
Используется в качестве географического указателя к описи и организации поиска по географическим названиям.
ТЕМАТИКА 2: вводятся слова, отражающие основное содержание документов ед.хр, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования предметно-тематического указателя к описи и организации тематического поиска.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА 2: вводятся термины для создания любого дополнительного вида указателя, названия учреждений, объектов, объединений и т.д.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 55; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!