Заполнение раздела “Библиография”.

ЭКРАН 6

В разделе “Библиография” можно просмотреть издания, относящиеся к данному фонду и осуществить связь уже введенных изданий с данным фондом. Связь осуществляется нажатием кнопки “Добавить”. Ввод изданий осуществляется в разделе “Издания” (экран 25)

Заполнение раздела “Переименования фонда”.

ЭКРАН 7.

Раздел “Переименования фонда” заполняется, если значение поля А102 “Вид архивного фонда” равно “учр.” или “ОАФ”.

Для архивного фонда учреждения в раздел заносятся в хронологической последовательности все названия учреждения-фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда в раздел заносятся последние на момент создания ОАФ названия всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав ОАФ.

На каждое название (переименование) предлагается заполнять свой самостоятельный экран (в режиме “Добавить новое”) в составе полей:

С1 - Поле НАЗВАНИЕ ФОНДА: вводится полное название учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования.

Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.

С2 - Поле СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ: вводится официально принятое (или широко известное) сокращенное название учреждения-фондообразователя.

Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.

Поля, расположенные под заголовком “Даты деятельности” (“Даты деятельности фондообразователя” - С3-С6): вводятся даты с указанием числа, месяца, года в формате даты.

С3, С5 - Поля НАЧАЛЬНАЯ и КОНЕЧНАЯ: вводится дата образования и дата ликвидации учреждения-фондообразователя под названием, указанным в поле “Название фонда”.

Если даты деятельности фондообразователя установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому относятся документы фонда.

Поля типа дата. Заполняются вручную. При заполнении происходит автоматический контроль - С5>=C3.

Если даты деятельности фондообразователя установлены приблизительно, косвенным путем, то заполняются поля С4 и С6, в которые вносится знак “*”. В случае, если даты документов установлены точно, то поля остаются незаполненными.

Поля допускают ввод только двух значений: пусто (“пробел”) или звездочка (“*”).

Заполнение раздела “Биографическая справка “.

ЭКРАН 8.

Раздел “Биографическая справка” заполняется обязательно на фонды личного происхождения , а также на персоналии, упоминаемые в аннотациях состава и содержания других фондов, если на них имеются соответствующие сведения. Все фамилии и псевдонимы, включенные в раздел, следует ввести в файл “Персоналии”.

D1 - Поле ФАМИЛИЯ.