Заполнение раздела “Сведения о фондовых включениях”.
ЭКРАН 9.
Раздел “Сведения о фондовых включениях” заполняется, если в разделе “Фонд” по описываемому фонду заполнено поле А97 “Наличие фондовых включений”.
Для каждого фондового включения заполняется отдельная запись в режиме “Добавить новое”.
Е1 - Поле ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ: вводится название учреждения (коллекции), документы которого(ой) составили фондовое включение.
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 254 символа. Заполняется вручную.
Е2 - Поле ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ: перечисляются группы документов, объединенные по номинальному признаку. Например, приказы, протоколы, планы, отчеты, справки, докладные записки, обзоры, номенклатуры, альбомы форм, чертежи, обоснования, технические задания на НИР, ОКР, ведомости, графики, договоры, доклады, донесения, журналы, задания, заключения, переписка, рукописи, дневники, мемуары, текстовки, сценарии, партитуры, автобиографии, свидетельства, дипломы, метрические книги, статейные списки, писцовые книги, росписи, купчие и т.д.
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 148 символов. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком “Даты документов” (Е3-E6).
E3,Е5 - Поля НАЧАЛЬНАЯ и КОНЕЧНАЯ: вводятся наиболее ранний и наиболее поздний год создания документов фондового включения.
Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому относятся документы фондового включения.
|
|
|
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль - Е5>=E3.
Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путем, то заполняются поля Е4 и Е6, в которые вносится знак “*”. В случае, если даты документов установлены точно, то поля остаются незаполненными.
Поля допускают ввод только двух значений: пусто (“пробел”) или звездочка (“*”).
Заполнение раздела “Незадокументированные периоды”.
Раздел “Незадокументированные периоды” заполняется, если в разделе “Фонд” по описываемому фонду заполнено поле А96 “Наличие незадокументированных периодов”.
Для каждого отдельного незадокументированного периода заполняется отдельный экран в режиме “Добавить новое”.
Поля, расположенные под заголовком “Даты” (F1, F2).
F1. F2 - Поля НАЧАЛЬНАЯ и КОНЕЧНАЯ: вводится начальный и конечный годы незадокументированного периода, если документы отсутствуют за один год, то он указывается в обоих полях.
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение >1000. При заполнении происходит автоматический контроль - F2>=F1.
F3 - Поле ПРИЧИНА ОТСУТСТВИЯ (ПРИЧИНА ОТСУТСТВИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФОНДЕ): заполняется через меню со значениями:
|
|
|
- у ф/обр. ( хранятся у фондообразователя),
- утр. ф/обр. (утрачены фондообразователем),
- утрата во вр. войны (утрачены во время войны),
- утр. стих. бедств. (утрачены в результате катастроф, стихийных бедствий, аварий),
- др. хранилище (находятся в хранилище другого учреждения),
- иное.
Поле типа “со списком”.
F4 - Поле МЕСТО НАХОЖДЕНИЯ: вводится название фондообразователя, а также других государственных или ведомственных архивов, библиотек, музеев и т.п., где хранятся соответствующие части описываемого фонда.
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 100 символов. Заполняется вручную.
3.9. Заполнение раздела “Состав ОАФ”
ЭКРАН 10.
На каждый фонд, вошедший в состав объединенного архивного фонда составляется отдельная запись.
Q1 - Поле ПРЕЖНИЙ НОМЕР ФОНДА: вводится номер фонда до объединения.
Поле символьное, 8 знаков. Заполняется вручную.
Q2 - Поле НАЗВАНИЕ ФОНДА: вводится название фонда вошедшего в состав объединенного фонда до объединения.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную
Q3 - Поле СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА: вводится сокращенное название фонда, вошедшего в состав объединенного.
|
|
|
Заполнение раздела “Опись”.
ЭКРАН 11.
Раздел “Опись”. По каждой описи (книге учета и описания) описываемого фонда вводится отдельная запись.
OKOD Поле N ОПИСИ: вносится номер описи.
Для внесения номера описи отведено 3 поля, в первое вносится цифровое обозначение описи (не более 3 знаков), во второе - буквенное (литер) обозначение описи (не более 2 знаков), в третье - цифровое и/или буквенное для обозначения тома описи.
ONAME - Поле НАЗВАНИЕ ОПИСИ: вносится полное название описи. В названии описи (книги учета и описания) КФФД целесообразно отражать форму организации, размеры и другие конкретные характеристики документов описи. Например, Опись N 1 фотонегативов размера 8х12.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
G1 - Поле ТИП ОПИСИ: заполняется через меню со значениями:
- упр. (управленческая документация),
- л/п (документы личного происхождения),
- НТД (научно-технической документации),
- л/с (документы по личному составу),
- кино,
- фото,
- фоно,
- видео,
- МЧД (машиночитаемые документы),
- м/ф-подл (микроформы на правах подлинников).
Поле типа “со списком”.
G2 - Поле КАТЕГОРИЯ ОПИСИ: содержит код категорийности - 0, 1, 2, 3. Поле принимает значение “0”, если описи не проходили категорирования.
|
|
|
Поле числовое, длина 1 знак, может принимать одно из значений: 0 или 1 или 2 или 3. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком “Даты документов” (G3-G6).
G3, G5 - Поля НАЧАЛЬНАЯ и КОНЕЧНАЯ: вводится год наиболее раннего и наиболее позднего документа данной описи.
Если даты документов установлены приблизительно, то в данные поля заносится начальный и конечный год условного периода, к которому отнесены документы описи.
Поля числовые, длина 4 знака. Заполняются вручную. Значение 0, >1000. При заполнении происходит автоматический контроль - G5>=G3.
Если даты документов установлены приблизительно, косвенным путем, то заполняются поля G 4, G6, в которые вносится знак “*”. В случае, если даты документов установлены точно, по поля остаются незаполненными.
Поля допускают ввод только двух значений: пусто (“пробел”) или звездочка (“*”).
Сведения об объеме описи (книги учета и описания) (G7-G14) даются в ед.хр. для документов на бумажной основе и фотодокументов, для кино-, фоно-, видеодокументации, МЧД и микрокопий на правах подлинников и в ед.хр. и в ед.уч. Все остальные показатели, характеризующие опись, указываются только в ед.хр., кроме количества закаталогизированных кино-, фоно-, видеодокументов и МЧД, которое указывается в ед.уч.
Поля числовые, длина 5 и 7 знаков. Заполняются вручную.
G7 - Поле ОБЪЕМ ОПИСИ (в ед.хр.).
Если значение поля G1 “упр.”, “л/п”, “НТД”, “л/с”, “фото”, то курсор не попадает в поле G8, если поле G1 принимает все иные значения, то заполняется следующее поле G8.
G8 - Поле - ОБЪЕМ ОПИСИ (в ед.уч.).
G9 - Поле ОЦД (КОЛИЧЕСТВО УЧТЕННЫХ ОЦД).
G10 - Поле ИМЕЮТ СФ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ИМЕЮЩИХ СФ).
G11 - Поле ИМЕЮТ ФП (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ИМЕЮЩИХ ФП). Учитываются все ед.хр., имеющие ФП, включая поступление из ведомств, создание ФП в процессе любых видов работ, а не только при изготовлении СФ. Ед.хр. считается имеющей ФП, если на все ее документы созданы соответствующие копии.
G12 - Поле ЗАКАТАЛОГ. (КОЛИЧЕСТВО ЗАКАТАЛОГИЗИРОВАННЫХ ЕД.ХР./ЕД.УЧ.).
G13 - Поле НЕОБНАРУЖЕННЫЕ (КОЛИЧЕСТВО НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ).
G14 - Поле СЕКРЕТНЫЕ (КОЛИЧЕСТВО СЕКРЕТНЫХ ДЕЛ).
G46 - Поле ОБЪЕМ (ЕД.ХР.): считается автоматически кол-во ед.хр. в файле Delo (Дело) без учета томов.
G47 - Поле ОБЪЕМ (ЕД.УЧ.): : считается автоматически кол-во ед.уч. в файле Delo (Дело).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
ЭКРАН 12.
G15 - Поле ДВИЖЕНИЕ: заполняется через меню со значениями:
- наличие,
- перед. (переданная),
- присоед. (присоединенная),
- утрач. (утраченная),
- уничт. (выделенная к уничтожению).
Поле типа “со списком”.
Если значение поля G15 равно: “перед.”, “присоед.”, “утрач.”, “уничт.”, то заполняется следующее поле.
G16 - Поле СПРАВКА (СПРАВКА ПО ДВИЖЕНИЮ): вводятся сведения о причинах движения и документах, подтверждающих движение документов описи: название, N и дата соответствующих актов. Поле может оставаться незаполненным вплоть до выяснения необходимых сведений.
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 100 символов. Заполняется вручную.
G17 - Поле ИСТОЧНИК ПОСТУПЛЕНИЯ (ТИП ИСТОЧНИКА ПОСТУПЛЕНИЯ): заполняется через меню со значениями:
- госуд. структ. (государственная структура),
- негос. структ. (негосударственная структура),
- част. лицо (частное лицо),
- др. госархив (другой госархив),
- муниц. архив (муниципальный архив),
- др. фонд (другой фонд),
- иниц. док. (инициативное документирование),
- неучт. (неучтенные),
- др. гос-во (другое государство),
- иное,
- муницип. структ. (муниципальная структура)
Поле типа “со списком”.
G18 - Поле ОСНОВАНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- истечение вед. срока хран. (истечение срока хранения документов в учреждении),
- ликв. учр. при правопреемнике (ликвидация учреждения с определением правопреемника),
- ликв. учр. без правопреемника (ликвидация учреждения без определения правопреемника),
- дарение,
- покупка,
- репарация,
- реституция,
- депозит,
- расп. АО (распоряжение органа управления архивным делом).
Поле типа “со списком”.
G19 - Поле СРОК ХРАНЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- пост. (постоянный),
- врем. (временный)
Поле типа “со списком”.
G20 - Поле Х-КА СЕКРЕТН. (ХАРАКТЕРИСТИКА СЕКРЕТНОСТИ): заполняется через меню со значениями:
- откр. (открытый),
- с (секретный),
- сч (частично секретный).
Поле типа “со списком”.
Если значение поля G20 “с” или “сч”, то курсор автоматически пропускает два следующих поля. Если значение поля “откр.” , то курсор переходит в поле G21.
G21 - Поле ДОСТУП (ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ): заполняется через меню со значениями:
- откр. (открытый),
- огр. (ограниченный).
Поле типа “со списком”.
Еcли значение поля G21 “огр.”, то заполняется поле G22.
G22 - Поле ПРИЧИНА ОГРАНИЧЕНИЯ: заполняется через меню со значениями:
- тайна л/ж (наличие документов, содержащих тайну личной жизни),
- усл. передачи (условия передачи документов на хранение),
- ДСП (наличие документов с грифом “для служебного пользования”),
- физ. сост. (неудовлетворительное физическое состояние документов).
Поле типа “со списком”.
ЭКРАН 13.
Поля, расположенные под заголовком “Физическое состояние документов” (G33-G44).
Все объемные показатели указываются в ед.хр., за исключением количества затухающих текстов (G39), которое учитывается в листах. Для документов на бумажной основе заполняются все поля, кроме G42 и G43, для “кино-”, “фото-”, “фоно-”, “видео” и микрофильмов на правах подлинников заполняются поля G34, G37, G38, G42, G43.
Поля числовые, длина 5 и 7 знаков. Заполняются вручную.
G33 - Поле ЗАКАРТОНИРОВАНО.
G34 - Поле Н\ПОВРЕЖДЕННЫЕ .
G35 - Поле РЕСТАВРАЦИЯ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ТРЕБУЮЩИХ РЕСТАВРАЦИИ).
G36 - Поле ПЕРЕПЛЕТ (КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ, ТРЕБУЮЩИХ ПЕРЕПЛЕТА ИЛИ ПОДШИВКИ).
G37 - Поле ДЕЗИНФЕКЦИЯ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР,, ТРЕБУЮЩИХ ДЕЗИНФЕКЦИИ).
G38 - Поле ДЕЗИНСЕКЦИЯ (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ТРЕБУЮЩИХ ДЕЗИНСЕКЦИИ).
G39 - Поле ЗАТУХ.ТЕКСТЫ (КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ ЗАТУХАЮЩИХ ТЕКСТОВ).
G40 - Поле ШИФРОВКА (КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ, ТРЕБУЮЩИХ ШИФРОВКИ).
G41 - Поле ОБЛОЖКИ (КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ, ТРЕБУЮЩИХ ЗАМЕНЫ ОБЛОЖЕК).
G42 - Поле ГОР. ОСНОВА (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР. НА ГОРЮЧЕЙ ОСНОВЕ).
G43 - Поле КПО (КОЛИЧЕСТВО ЕД.ХР., ТРЕБУЮЩИХ КОНСЕРВАЦИОННО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ).
G44 - Поле ДАТА ПРОВЕРКИ: вводится год последней проверки физического и технического состояния документов.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную. Значение 0, >=1000.
ЭКРАН 14.
Поля, расположенные под заголовком “Состояние описи” (G23-G28).
G23 - Поле ВИДЫ РАБОТ: вводится перечень видов работ, которые проводились с документами данной описи.
Поле символьное, длина не ограничена, на экране 4 строки. Заполняется вручную.
G24 - Поле СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ (НАЛИЧИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА ОПИСИ): заполняется через меню со значениями:
- тит. лист (титульный лист),
- огл. (оглавление),
- предисл. (предисловие),
- сп. сокр. (список сокращений),
- перев. табл. (переводные таблицы),
- ук. предметн. (указатель предметный),
- ук. предм.-тем. (указатель предметно-тематический),
- ук. им. (указатель именной),
- ук. геогр. (указатель географический),
- ук. хрон. (указатель хронологический),
- ук. ист. учр. (указатель по истории учреждений),
- ук. вид. док. (указатель видов документов),
- ук. структ. (указатель структурный),
- ук. отрасл. (указатель отраслевой),
- перечень вопр. (перечень вопросов),
- оп.-указатель (опись-указатель),
- др. виды (другие виды).
Поле типа “со списком и редактированием”, длина 140 символов.
G25 - Поле КАТАЛОГИЗАЦИЯ: поле принимает положительное значение, если ед.хр./ ед.уч., включенные в данную опись, закаталогизированы целевым порядком.
Поле логическое. Заполняется вручную.
G26 - Поле ЭКЗ. (КОЛИЧЕСТВО ЭКЗЕМПЛЯРОВ ОПИСИ).
Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, указывается наименьшее их количество.
Поле числовое, длина 1 знак. Заполняется вручную.
G27 - Поле СП. ВОСПРОИЗВЕДЕНИЯ (СПОСОБ ВОСПРОИЗВЕДЕНИЯ): заполняется через меню со значениями:
- рук. (рукопись),
- маш. (машинопись),
- типогр. (типографская),
- компьют. (компьютерная распечатка),
- иное.
Поле типа “со списком и редактированием”.
G28 - Поле ТРЕБУЕМЫЕ ВИДЫ РАБОТ (ТРЕБУЕМЫЕ ВИДЫ РАБОТ С ОПИСЬЮ): указывается перечень видов работ, которые необходимо провести с описью для повышения ее информационного уровня. Заполняется через меню со значениями:
- н/описание (научное описание документов),
- ред. (редактирование заголовков дел),
- тит. лист (составление титульного листа),
- огл. (составление оглавления),
- предисл. (составление предисловия),
- сп. сокр. (составление списка сокращений),
- ук. (составление указателей),
- перераб. (переработка),
- кат-ция (каталогизация),
- перепеч. (перепечатка описи),
- ксерокоп. (ксерокопирование описи),
- форм. тома (формирование тома описи),
- переплет.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 94 знака.
Поля, расположенные под заголовком “Классификация документов описи” - G29-G32.
G29 - Поле ГРУПП. ДЕЛ (ПРИЗНАКИ ГРУППИРОВКИ ДЕЛ В ОПИСИ): заполняется через меню со значениями:
- значимость (значимость документов),
- структ. (структурный),
- хрон. (хронологический),
- функц. (функциональный),
- отрасл. (отраслевой),
- тем. (тематический),
- предм.-вопр. (предметно-вопросный),
- ном. (номинальный),
- корр. (корреспондентский),
- геогр. (географический),
- авт. (авторский),
- алф. (алфавитный),
- вид. (видовой),
- жанр. (жанровый)
Поле типа “со списком и редактированием”.
Если значение поля G1 равно “НТД”, то заполняется поле G30,
G30 - Поле ПОДСИСТЕМЫ НТД: заполняется через меню со значениями:
- науч. (научно-исследовательская, научная),
- проект. (проектная),
- конструкт. (конструкторская),
- технолог. (технологическая),
- патент. (патентная).
Поле типа “со списком”.
Поля G31 и G32 - в зависимости от типа описи для каждого вида документов в данных полях вызывается соответствующее меню.
G31 - Поле ВИДОВОЙ СОСТАВ (ВИДОВОЙ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ): заполняется через меню со значениями для всех видов документации, кроме документов на бумажной основе, МЧД и микрофильмов на правах подлинников.
Поле типа “со списком”.
1. Меню видового состава кино- и видеодокументов:
- фильм,
- спецвыпуск,
- к/журнал (киножурнал),
- к/сюжет (киносюжет),
- т/сюжет (телесюжет),
- клип (видеоклип).
2. Меню видового состава фотодокументов:
- негатив,
- позитив,
- слайд.
3. Меню видового состава фонодокументов:
- мех. (механическая запись),
- фотограф. (фотографическая (оптическая) запись),
- магнит. (магнитная запись).
G32 - Поле НОСИТЕЛЬ (НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ): заполняется через меню со значениями для всех видов документации, кроме видеодокументов.
Под “носителем” понимается материальный носитель документированной информации, т.е. природный либо изготовленный материальный объект для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, длина 37 знаков.
1. Меню носителей документов на бумажной основе:
- бумага,
- калька,
- пергамен,
- ткань,
- кора (береста),
- п/листья (пальмовые листья),
- иное.
2. Меню носителей кинодокументов и микрофильмов на правах подлинников:
- ч/б нитро (черно-белая кинопленка на нитрооснове),
- ч/б триацетат (черно-белая кинопленка на триацетатной основе),
- цв. нитро (цветная кинопленка на нитрооснове),
- цв. триацетат (цветная кинопленка на триацетатной основе),
- иное.
3. Меню носителей фотодокументов:
- дагерротип (металлическая пластинка),
- стекло,
- ч/б нитро (черно-белая фотопленка на нитрооснове),
- ч/б триацетат (черно-белая фотопленка на триацетатной основе),
- цв. триацетат (цветная фотопленка на триацетатной основе),
- ф/бум. (фотобумага),
- иное.
4. Меню носителей фонодокументов:
- магнит. нитро (магнитная пленка на нитрооснове),
- магнит. триацетат (магнитная пленка на триацетатной основе),
- магнит. барабан (магнитный барабан),
- мет. диск (металлический диск),
- воск. валик (восковой фонографический валик),
- к/диск ( компакт-диск),
- иное.
5. Меню носителей МЧД:
- магнит. лента (магнитная лента),
- дискета,
- п/карта (перфокарта),
- п/лента (перфолента),
- опт. диск (оптический диск),
- иное.
G45 - Поле АННОТАЦИЯ: вводится текст аннотации состава и содержания документов описи.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
G46 - Поле ОБЪЕМ (ед.хр.): заполняется автоматически.
G47 - Поле ОБЪЕМ (ед.уч.): заполняется автоматически.
G48 - Поле ОБЪЕМ ДОК-ОВ ПО Л/С: заполняется в том случае, если тип описи "управленческая", но имеются документы по личному составу.
G49 - Поле ОБЪЕМ ДОК-ОВ ПО Л/С: заполняется автоматически.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 55; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!