Заполнение раздела “Физическое состояние документов”.
Раздел заполняется только в том случае, если в поле L22 раздела "Дело" есть пометка о наличии дефектов в единице хранения.
М1 - поле ФИЗИЧЕСКОЕ СОСТОЯНИЕ - заполняется через меню со значениями:
- н/п (неисправимо поврежденные)
- реставрация
- переплет
- текст
- нумерация
- шифровка
- обложка
- дезинфекция
- дезинсекция
При заполнении выбирается одно или несколько значений из списка в соответствии с видами работ, в которых нуждаются документы в деле.
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, 50 знаков.
М2 - поле ДЕФЕКТЫ ОСНОВЫ - заполняется через меню со значениями:
· А (в группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью повреждения бумаги, имеющие низкую потенциальную долговечность)
· Б (в группу Б включают документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность документа, его отдельных частей)
· В
· Г
Заполняется в соответствии с методическими рекомендациями “Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”. 1989. При наличии в единице хранения документов с дефектами разных групп, в поле проставляется наибольшее значение. Например, при наличии дефектов группы А и Б в поле проставляем А, при наличии дефектов группы Б и В в поле проставляем Б.
Поле типа “со списком”, числовое, 1 знак.
М3 - поле КОЛ-ВО ЛИСТОВ - вносится количество листов в единице хранения, имеющих дефекты основы.
|
|
|
Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
М4 - поле ДЕФЕКТЫ ТЕКСТА - заполняется через меню со значениями:
· (документы с выцветающим в отдельных местах текстом (буквы, строчки и т.п.)
· (документы на тряпичной бумаге с сильнокислым железогалловым текстом)
· (документы с плохо закрепленным электрофотографическим текстом)
· (документы с нестойким карандашным текстом)
· 2.1. (документы со слабоконтрастным текстом: рукописным чернильным и гектографическим (цветным, черным)
· 2.2. (документы со слабоконтрастным текстом: машинописным цветным, рукописным карандашным цветным)
· 2.3. (документы со слабоконтрастным железогалловым текстом)
· 3.1. (документы с машинописным черным текстом (копии, 2-5 экз.)
· 3.2. (документы с электрофотографическим черным текстом (ксерокопии)
· 3.3. (документы с машинописным черным текстом (1-е экз. машинописи)
· 3.4. (документы с черным типографским и ротаторным текстом, черным тушевым текстом)
· 4. (документы с угасшим текстом)
Заполняется в соответствии с методическими рекомендациями “Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”. 1989. При наличии в единице хранения документов с дефектами разных групп, в поле проставляется наибольшее значение.
|
|
|
М5 - поле КОЛ-ВО ЛИСТОВ - вносится количество листов в единице хранения, имеющих дефекты текста.
Поле числовое, длина 3 знака. Заполняется вручную.
М6 - поле ГОД ОЦЕНКИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ - вносится дата (год) оценки физического состояния единицы хранения.
Поле числовое, длина 4 знака. Заполняется вручную.
Заполнение раздела “Рассекречивание”.
V1 - поле НАЗВАНИЕ КОМИССИИ - вносится название комиссии осуществлявшей рассекречивание. Поле символьное, 50 знаков. Заполняется из списка.
V2 - поле № ПРОТОКОЛА - вносится номер протокола, фиксирующего рассекречивание документов. Поле числовое, 3 знака. Заполняется вручную.
V3 - поле ДАТА - вносится дата протокола. Поле типа DATA, 10 знаков. Заполняется вручную. Пример заполнения: 02.06.1999
V4 - поле №№ ЛИСТОВ - вносятся номера листов рассекреченных документов в том случае, если единица хранения рассекречена не полностью.
Поле символьное, 40 знаков. Заполняется вручную.
Заполнение раздела “Характеристика НТД”.
Раздел заполняется только в том случае, если в поле L13 раздела "Дело" занесено значение - НТД.
|
|
|
N1 - поле НОМЕР КОМПЛЕКСА - вносится номер комплекса научно-технической документации. Поле числовое, два знака. Заполняется вручную.
N2 - поле АВТОР - вносится название организации-разработчика. Поле символьное, длинна не ограничена.
N3 - поле ВИД ДОКУМЕНТАЦИИ - заполняется через меню со значениями:
· НД (научно-исслед.)
· КД (конструкторская)
· ТД (технологическая)
· ПД (проектная)
· патентная
· изобретательство
· рационализация
· картографическая
Поле типа “со списком и редактированием”, символьное, 50 знаков.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 55; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!