Регистрация и учет отправляемых документов
Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно общим отделом в день их утверждения или подписания. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из индекса структурного подразделения ПКФОМС, и отделенного от него косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года, например 12/125.
Документы, отправляемые почтой, сдаются в двух экземплярах (при отправке заказного письма, обязательно указывается вид - «заказное», «заказное с уведомлением»). Первый экземпляр документа направляется по назначению; второй экземпляр, завизированный исполнителем, подшивается работником общего отдела в соответствующее дело и хранится в деле общего отделе ПКФОМС.
Документы, отправляемые только электронной почтой (Приложение № 37), готовятся в одном экземпляре, завизированном исполнителем, регистрируются аналогично с добавлением буквенного индекса «э» и хранятся в деле общего отдела ПКФОМС с приложением уведомления о доставке электронного сообщения.
Документы, отправляемые по факсу, готовятся в одном экземпляре, завизированном исполнителем, регистрируются аналогично с добавлением буквенного индекса «ф» и хранятся в деле общего отдела ПКФОМС. На документе, отправленном по факсу, отправитель делает запись:
«Направлено по факсу на № (тел.) _______, дата, время и подпись отправителя».
При направлении документов одинакового содержания более чем в четыре адреса исполнитель для общего отдела оформляет реестр на рассылку, содержащий наименование учреждений, в которые направляется документ, а в необходимых случаях – фамилии с инициалами и адрес. Реестр подписывает исполнитель или руководитель структурного подразделения.
|
|
|
В общем отделе проверяется комплектность и правильность оформления отправляемых документов. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции локальных нормативных актов ПКФОМС, возвращаются исполнителям на доработку.
На отправляемом документе, а также на его копиях проставляются дата и исходящий номер, эти данные вносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК) программы «1С: Канцелярия» (Приложение № 20). Сведения о дате и регистрационном номере документа доводятся до исполнителя путем направления уведомления по электронной почте из программы «1С: Канцелярия». Исполнитель самостоятельно отслеживает сведения о дате и номере документа.
Зарегистрированная исходящая корреспонденция конвертируется, маркируется, упаковывается и передается на отправку в отделение связи.
Телеграммы отправляются в аналогичном порядке.
При отправке документа нарочным способом получатель ставит отметку на экземпляре ПКФОМС «Получено, дата, подпись, ФИО».
|
|
|
Регистрация и прохождение внутренних документов
Приказы исполнительного директора ПКФОМС по основной деятельности регистрируются в общем отделе. Им присваиваются порядковые номера в пределах года. Регистрация приказов по личному составу ведется в отделе по работе с персоналом.
Приказ вступает в силу со дня его подписания исполнительным директором, если в тексте приказа не указано другого срока. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в общем отделе, по личному составу – в отделе по работе с персоналом.
Распоряжения регистрируются и учитываются аналогично приказам с добавлением к порядковому номеру распоряжения через дефис буквы «р».
Регистрацию протоколов заседаний, совещаний, проводимых исполнительной дирекцией ПКФОМС (далее – Протоколы), осуществляют работники общего отдела. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года в соответствии с номенклатурой дел на текущий год. Протокол доводится работниками общего отдела до сведения участников заседаний, совещаний и иных заинтересованных лиц в электронном виде.
|
|
|
Подписанные всеми сторонами договоры, контракты регистрируются в общем отделе в программе «1С: Канцелярия». Менеджер договора в обязательном порядке при передаче договора на регистрацию в общий отдел направляет его электронную копию. Договорам ПКФОМС присваиваются номера, состоящие из индекса отдела, подготовившего договор, и отделенного от него косой чертой порядкового номера в пределах календарного года. Оригиналы договоров, контрактов ПКФОМС со всеми приложениями, изменениями и дополнениями, за исключением трудовых договоров, договоров гражданско-правового характера, хранятся в юридическом отделе. Передача договоров менеджеру и пользователям договора, осуществляется в электронном виде.
Регистрацию, учет и хранение трудовых договоров осуществляет отдел по работе с персоналом. Регистрацию и учет договоров гражданско-правового характера осуществляет отдел по работе с персоналом, хранение – отдел бухгалтерского учета, отчетности и анализа.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 184; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!