Организация работы с документами
Организация работы с документами
Прием, обработка и прохождение поступающих документов
Документы поступают в ПКФОМС по почте, факсу, электронной почте, передаются работниками ПКФОМС и посетителями. Поступающая корреспонденция, включая прием электронной почты на общий почтовый ящик ПКФОМС (general@tfoms.perm.ru), факсограмм (факсов), адресованных руководству, принимается централизованно работниками общего отдела.
При получении документа в общем отделе проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая приложения. При недостаче документов, их повреждении делается соответствующая пометка для сообщения отправителю. Пакеты с пометкой «лично» передаются адресатам без вскрытия. Конверты от поступившей корреспонденции прилагаются к документам для уточнения адреса отправителя, даты отправки и даты их получения. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности.
Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются исполнительному директору ПКФОМС или его заместителям, остальные – непосредственно в структурные подразделения. (Приложение № 19).
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или при поступлении документов в нерабочее время – в первый рабочий день, следующий за последним нерабочим днем.
|
|
|
Регистрация и учет поступающих документов
Регистрации подлежат все документы (не указанные в Приложении № 19), требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность. Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами. Документы, адресованные в структурные подразделения ПКФОМС, подлежащие регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией, также регистрируются в общем отделе в установленном порядке и передаются в подразделения, минуя руководство. Документы, поступившие по факсу, электронной почте непосредственно в структурные подразделения ПКФОМС, подлежащие регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией, также регистрируются в общем отделе в установленном порядке.
На поступивших документах в нижнем правом углу первого листа ставится штамп – отметка о поступлении, в которой фиксируется дата поступления документа и входящий регистрационный номер. На телеграммах и срочных документах указывается также время поступления. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (РКК) в программе «1С: Канцелярия» (Приложение № 20).
|
|
|
Регистрационный номер поступающих документов состоит из двух частей: первая часть – это индекс дирекции ПКФОМС (01) согласно Приложению № 28; далее через косую черту добавляется вторая часть – порядковый номер поступления документа в пределах календарного года, например № 01/155. Документы, поступающие в адрес ПКФОМС по факсу, регистрируются аналогично с дополнением буквенного индекса «ф», например № 01/155ф; по электронной почте – с дополнением буквенного индекса «э», например № 01/155э.
Зарегистрированные документы в день их регистрации передаются на рассмотрение исполнительному директору ПКФОМС, срочная корреспонденция передается немедленно. После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий отдел для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационно-контрольную карточку (РКК) программы «1С: Канцелярия» (Приложение № 20).
|
|
|
Оригиналы документа и РКК с резолюцией остаются в общем отделе, копии передаются на исполнение в структурные подразделения руководителям подразделения или ответственным за делопроизводство под роспись. Если в резолюции указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому исполнителю.
Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя ПКФОМС, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями структурных подразделений. Ответственный исполнитель уведомляет общий отдел о передаче документа.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 154; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!