Составление и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, заводимых в структурных подразделениях ПКФОМС.
Сотрудник, ответственный за организацию и ведение делопроизводства, составляет номенклатуру дел структурного подразделения с привлечением иных работников структурного подразделения по форме, установленной общим отделом ПКФОМС (Приложение № 26).
Номенклатура дел ПКФОМС (сводная) составляется архивариусом по утверждённой форме (Приложение № 27) на основании номенклатур структурных подразделений. Раздел «Руководство» является первым в номенклатуре. Последующие разделы носят названия структурных подразделений и располагаются в соответствии с утверждённой структурой.
Три экземпляра номенклатуры подписывает начальник общего отдела, и после одобрения ЭК ПКФОМС архивариус представляет сводную номенклатуру дел в Государственный архив Пермского края для согласования экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам архивов Пермского края.
Согласованная сводная номенклатура дел утверждается исполнительным директором ПКФОМС, после чего она становится документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры общего отдела. Один экземпляр сводной номенклатуры дел передаётся в Государственный архив, второй – в общий отдел, третий – в архив ПКФОМС.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
|
|
|
Порядок составления номенклатуры дел:
- графа 1 - «Индекс дела» - индекс дела состоит из двух чисел: первое – индекс структурного подразделения ПКФОМС, второе – порядковый номер заголовка дела в пределах данного структурного подразделения. Например, в индексе 03-05, первое число – 03 - индекс присвоенный структурному подразделению, а 05 – порядковый номер заголовка дела, в номенклатуре структурного подразделения. (Приложение № 28).
- графа 2 – «Заголовок дела (тома, части)» - формируется из заголовков дел по степени важности документов, составляющих дела и их взаимосвязи. Сначала располагаются заголовки дел учредительных, организационно-правовых и распорядительных документов, после – заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, затем документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения, переписка. Заголовки дел, составленных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.
|
|
|
Последовательность расположения элементов заголовка дела:
- название дела (приказы, акты, сметы расходов, договоры и т. д.);
- название ПКФОМС и структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы, или от которой будут получены документы (корреспондент);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), на которой расположена организация – автор документа;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например, «Документы (копии счетов, сертификаты качества, акты приёма-сдачи) по закупкам медикаментов».
|
|
|
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих материалы, являющиеся приложениями к каким-либо документам, например: «Документы к протоколам заседаний правления ПКФОМС», «Документы-основания к приказам по личному составу».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность документов указывается во множественном числе, например: «Протоколы заседаний исполнительной дирекции ПКФОМС».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с органами власти и управления».
В заголовках дел, содержащих переписку с разными корреспондентами, их название не упоминается, например: «Переписка об аренде помещений».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчёты). Например: «Сводный бухгалтерский баланс за 2010 г.».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела;
|
|
|
- графа 3 – «Количество дел (томов, частей)» - заполняется сотрудником структурного подразделения, ответственным за организацию и ведение делопроизводства, по окончании календарного года;
- графа 4 – «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню» - при включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен Перечнями типовых документов, срок их хранения устанавливается ЭК ПКФОМС по согласованию с Госархивом;
- графа 5 – «Примечание» - служит в течение всего срока действия номенклатуры дел для пометок работника структурного подразделения, ответственного за организацию и ведение делопроизводства о заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел и др.
По окончании календарного года работники структурных подразделений, ответственные за организацию и ведение делопроизводства, подсчитывают количество заведённых в течение года дел, внося результаты подсчёта в таблицу, расположенную после номенклатуры дел: «Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел».
Формирование дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В структурных подразделениях этим занимаются работники, ответственные за организацию и ведение делопроизводства, под методическим руководством общего отдела.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Исключение составляют черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Основные требования, предъявляемые к формируемым делам:
- документы постоянного и временного сроков хранения помещаются в отдельные дела;
- в дело подшиваются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;
- дело не должно содержать более 250 листов;
- в дело подшивается только по одному экземпляру исполненных и правильно оформленных подлинников утверждённых документов без их проектов и копий;
- в дело подшиваются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса: сначала помещается основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке – документы, возникающие по мере решения вопроса;
- плановые и отчётные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
- протоколы заседаний, совещаний и т.п. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в порядке рассмотрения вопросов;
- документы, полученные по каналам электросвязи (телеграммы, факсы, телефонограммы), подшиваются в дела на общих основаниях.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объёмом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чём в основном документе делается отметка.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, а также документы по их исполнению группируются в дела по направлению деятельности ПКФОМС.
Распорядительные документы по основной деятельности группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (правилами, положениями, инструкциями и др.) отдельно от приказов по личному составу.
Распорядительные документы, правила, положения, инструкции, утверждённые в качестве самостоятельных документов, группируются в отдельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утверждённые отчёты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности.
Оформление дел
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
- удаление металлических креплений листов дел (булавок, скрепок);
- подшивку или переплёт дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание количества листов дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить в папках-скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле можно не проводить, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
После перегруппировки дел, в целях обеспечения сохранности, все листы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом верхнем углу развёрнутого листа.
Для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела (Приложение № 29). В деле она является последним листом, в картотеках – отдельным листом формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или на чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачёркиваются одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа, зачёркивается старая заверительная надпись и составляется новая. Обе заверительные надписи сохраняются в деле.
Документы, составляющие дело, подшиваются на три-четыре прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
На обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложение № 30) записывается: наименование ПКФОМС; индекс и наименование структурного подразделения; индекс дела; номер тома (части) по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Заголовок дела на обложке должен полностью повторять соответствующий заголовок из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов, приказов и распоряжений).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела обязательно указываются крайние даты дела: дата (год(ы)) заведения и окончания дела. Начальная дата – дата самого раннего документа в деле, конечная – дата самого позднего документа. При определении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дел в архив, резолюций, отметок исполнителей. При написании крайних дат на обложках отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки об этом делается запись: «В деле имеются документы за ___ год(ы)». На обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты, дата дела может не указываться, т.к. их даты отражаются в заголовках дел. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протоколов.
На обложке дела в обязательном порядке указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании данных листа – заверителя дела (или заверительной надписи дела).
Обязательным реквизитом обложки дела является срок хранения, который переносится на обложку из номенклатуры дел. На обложках дел постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
В дела, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов, а также в личные дела и дела с особо ценными документами, включаются внутренние описи документов дела (Приложение № 31).
Оперативное хранение дел
Дела считаются заведёнными с момента подшивки первого исполненного документа. Дела формируются в структурных подразделениях, где и хранятся до передачи в архив ПКФОМС.
Для более удобного пользования делами рекомендуется:
- на корешках дел указывать присвоенные им индексы согласно номенклатуре дел структурного подразделения;
- расставлять дела на полке вертикально в соответствии с их индексами;
- копию номенклатуры дел помещать на дверце шкафа с внутренней стороны.
В этом случае по индексу дела из номенклатуры нетрудно найти папку с нужным документом.
Руководители структурных подразделений и назначенные ими работники, ответственные за организацию и ведение делопроизводства, несут ответственность за формирование и сохранность дел структурного подразделения.
Выдача дел работникам других структурных подразделений возможна только с разрешения руководителя данного структурного подразделения.
Изъятие документов из законченных дел постоянного хранения допускается только в исключительных случаях и при соблюдении следующих требований:
- наличие разрешения исполнительного директора ПКФОМС;
- составление акта выдачи подлинника с объяснением причин;
- обязательное помещение в дело копии взамен временно изъятого подлинника.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 156; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!