Передача дел на хранение в архив ПКФОМС
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ПКФОМС по описям (Приложение № 32).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, на хранение в архив ПКФОМС не передаются. Они хранятся в структурном подразделении до истечения срока хранения, по истечении которого подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (Приложение № 16). По решению руководства такие дела могут передаваться в архив ПКФОМС по истечении двух лет с момента их создания.
Архивариус принимает каждое дело в присутствии представителя структурного подразделения, делая отметки о его наличии на обоих экземплярах описи. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма – передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела.
В архив ПКФОМС передаются также регистрационные картотеки на документы, регистрационные и учётные журналы (книги). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
В случае изменения структуры ПКФОМС, в том числе – исключения структурного подразделения, работник, ответственный за организацию и ведение делопроизводства данного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
|
|
|
Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов ПКФОМС
Для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в ПКФОМС используется гербовая печать, печати структурных подразделений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве в соответствии с Приложением № 9 к настоящей Инструкции и используются исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает исполнительный директор ПКФОМС. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в структурных подразделениях, визируется исполнительным директором и передается в административно-хозяйственный отдел, который размещает заказ у соответствующего изготовителя.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы помещения ПКФОМС не допускается. Гербовая печать ПКФОМС хранится в общем отделе.
Гербовой печатью заверяются подписи исполнительного директора ПКФОМС, его заместителей, которым доверенностью и приказом исполнительного директора предоставлены соответствующие полномочия.
Административно-хозяйственный отдел ведет общий учет имеющихся в ПКФОМС печатей и штампов в журнале учета печатей и штампов ПКФОМС (Приложение № 33) с проставлением их оттисков, выдача печатей и штампов осуществляется под расписку работникам ПКФОМС, персонально ответственным за их использование и хранение.
|
|
|
Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати ПКФОМС хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).
Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати ПКФОМС возлагается на начальника общего отдела.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в административно-хозяйственный отдел для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Порядок хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях ПКФОМС ежегодно проверяется административно-хозяйственным отделом.
Использование средств факсимильной связи
Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер ПКФОМС, устанавливаются в приемной исполнительного директора, в общем отделе. Дополнительно средства факсимильной связи могут быть установлены в структурных подразделениях ПКФОМС на основании письменного распоряжения исполнительного директора. Контроль за обоснованностью установки и использования средств факсимильной связи осуществляет начальник управления делами.
|
|
|
Доступ к факсимильной связи посторонним лицам запрещается. Ответственность за надлежащее использование средств факсимильной связи несет руководитель структурного подразделения, в котором такие средства установлены.
Передаваемые и принимаемые по факсимильной связи документы и служебная информация не имеют юридической силы, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
По сети факсимильной связи могут передаваться текстовые и графические документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры и их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Толщина линий изображения должна быть не менее 0,15-0,20 мм. Ширина документа не должна превышать 210 мм. Длина документа не ограничивается. Документы должны быть разброшюрованы и иметь поля не менее 15 мм шириной, документы должны быть выполнены на бумаге формата А4.
На документе, предназначенном для передачи по факсимильной связи, дополнительно к установленным реквизитам указывается номер телефакса (в случае последующей отправки почтой) или только номер телефакса, если отправляется факс без досылки.
Ответственность за предоставление факсограмм на регистрацию в общий отдел несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен факсимильный аппарат.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 153; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!