Оформление и согласование проектов документов
Проекты документов ПКФОМС оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией. Структурным подразделением – разработчиком проекта документа (далее – Разработчик) к проекту документа при необходимости прилагается краткая пояснительная записка. В случае если проект документа вносит изменения в действующий документ, признает утратившими силу отдельные структурные единицы действующего документа (нескольких действующих документов), то Разработчиком к проекту документа в обязательном порядке прилагается последняя редакция измененяемого документа (изменяемых документов). Согласование проектов документов производится в электронном виде с последующей отметкой в листе согласования.
Сроки согласования структурными подразделениями ПКФОМС, заместителями исполнительного директора ПКФОМС проектов документов установлены Приложением № 24 к настоящей Инструкции.
Листы согласования утвержденных документов<*> в обязательном порядке передаются в структурное подразделение, обеспечивающее хранение оригинала утвержденного документа.
Контроль соблюдения сроков согласования проектов договоров, контрактов (протоколов разногласий) осуществляет общий отдел. До 30 числа каждого месяца общим отделом готовится «Сведения о соблюдении сроков согласования проектов договоров и протоколов разногласий к ним» (Приложение № 25).
|
|
|
Работа исполнителя с документами
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий рабочий день в соответствии с резолюцией руководства ПКФОМС. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. В соответствии с резолюцией документ передается исполнителю под расписку в тетради структурных подразделений, находящейся в общем отделе, в которой указывается номер документа и дата передачи документа исполнителю.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к отправке.
При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении, например:
Спорные вопросы согласованы с представителями организации. Проект договора будет направлен до 10.05.2010.
Дата Подпись исполнителя
Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями в порядке, утвержденном приказом ПКФОМС. Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
|
|
|
После визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение).
Если документы имеют длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в общий отдел о результатах каждого этапа работ.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Организация хранения и использования документов
Порядок хранения документов
Документы ПКФОМС подлежат хранению в структурных подразделениях и в общем отделе. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на хранение в архив ПКФОМС. Порядок хранения документов в ПКФОМС, порядок и сроки их передачи в государственный архив устанавливаются законодательством Российской Федерации по архивному делу, нормативными правовыми актами Пермской области и Пермского края, приказами и распоряжениями исполнительного директора ПКФОМС, настоящей Инструкцией.
|
|
|
Группировка исполненных документов в дела, систематизация, учёт, хранение, подготовка к передаче в архив ПКФОМС дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также к уничтожению дел с истекшими сроками хранения осуществляются непосредственно в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения.
При разработке номенклатуры дел в структурных подразделениях ПКФОМС используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех дел, в том числе содержащих информацию ограниченного доступа. По решению исполнительного директора ПКФОМС сроки хранения отдельных дел могут быть увеличены.
Экспертизу ценности документов, подготовленных к уничтожению в связи с истечением сроков хранения или утратой практической ценности, а также к передаче в архив ПКФОМС (в последующем – в Государственный архив Пермского края) осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК), созданная из числа сотрудников ПКФОМС, и работающая в соответствии с Положением, утверждённым исполнительным директором ПКФОМС.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 167; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!